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企业内部文档归档规范手册

各部门可在此基础上，结合自身业务特点进行细化调整，但需保持结构的稳定性和逻辑性。

六、文档检索与利用

高效的检索是文档价值实现的关键。

6.1检索方式

*利用文档管理系统的搜索功能，通过关键词（如文档名、作者、内容摘要等）进行检索。

*熟悉文件夹层级结构，通过路径导航进行浏览查找。

6.2利用权限

*文档访问权限应根据“最小权限原则”和“need-to-know”原则进行设置，确保信息安全。

*如需查阅超出自身权限的文档，应履行相应的审批手续。

6.3借阅与复制

*借阅纸质文档需在档案管理部门登记，明确借阅期限和责任。

*复制或摘录文档内容应遵守相关保密规定，不得擅自传播。

七、文档保管期限与销毁

7.1保管期限

根据文档的价值和相关法规要求，将文档保管期限划分为永久、长期、短期。

*永久保管：涉及企业根本利益、具有长远历史价值的文档，如公司章程、重要合同、知识产权证明等。

*长期保管：在相当长时期内有查考利用价值的文档，保管期限通常为十几年至几十年。

*短期保管：只在较短时期内有查考利用价值的文档，保管期限通常为几年。

具体各类文档的保管期限标准由档案管理部门会同法务部门及各业务部门共同制定。

7.2鉴定与销毁

*对于达到保管期限的文档，由档案管理部门组织相关部门进行鉴定。

*经鉴定无继续保存价值的文档，应列出销毁清单，报相关负责人审批后，由两人以上监销，并做好销毁记录。电子文档的销毁应确保数据无法恢复。

八、安全与保密

文档安全是企业信息安全的重要组成部分。

*严格遵守企业信息安全和保密规定，严禁未经授权泄露、复制、传播敏感文档。

*定期对电子文档进行备份，防止数据丢失或损坏。

*纸质文档应妥善保管，防止丢失、被盗或损毁。

*员工离职时，应按规定办理文档资料的交接手续，不得私自带走企业文档。

九、附则

*本规范由公司档案管理部门负责解释和修订。

*各部门可依据本规范，结合实际情况制定相应的实施细则。

*本规范自发布之日起施行。以往相关规定与本规范不一致的，以本规范为准。

希望全体员工认真学习并严格执行本规范，共同提升企业文档管理水平，为企业的持续健康发展贡献力量。