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销售业务合同管理工具使用指南

一、业务场景与痛点解析

在销售业务中，合同是明确买卖双方权利义务、保障交易安全的核心文件。企业业务规模扩大，销售合同数量激增，常面临以下痛点：

信息分散管理：合同散落在各部门或个人手中，查询困难，易丢失；

审批流程混乱：缺乏标准化流程，审批节点不清晰，导致效率低下；

条款风险遗漏：合同条款表述不规范，可能存在法律漏洞或与公司政策冲突；

履约进度滞后：无法实时跟踪合同履行情况（如付款、发货），易出现逾期风险；

数据统计分析难：难以快速汇总销售额、回款率等关键数据，影响决策效率。

本工具旨在通过标准化流程、集中化管理和智能化提醒，解决上述痛点，实现销售合同全生命周期高效管理。

二、合同管理全流程操作指南

（一）系统登录与权限初始化

登录系统：通过企业统一账号密码登录销售业务管理系统，进入“合同管理”模块。

权限配置：首次使用需由管理员设置角色权限（如销售员可创建/查看合同、主管可审批合同、财务可查看付款条款），保证各岗位仅能操作职责范围内的功能。

（二）合同模板创建与维护

选择模板类型：“模板管理”，根据业务类型选择“标准销售合同模板”“定制化销售合同模板”或“框架协议模板”。

编辑模板内容：

基础信息：添加合同编号规则（如“年份+部门简称+流水号”，如“2024-XS-001”）、签订日期、甲方（公司信息）、乙方（客户信息）等固定字段；

核心条款：预设标的物（产品/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额）、付款方式（如“预付款30%到发货，尾款70%到货后30天内付清”）、交付时间与地点、质量标准、违约责任（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）、争议解决方式（如“提交甲方所在地法院诉讼”）等条款；

自定义字段：如遇特殊业务，可添加“验收标准”“保密条款”等扩展字段，并支持字段必填项设置。

保存与审核：模板编辑完成后提交法务部门审核，审核通过后即可在创建合同时调用。

（三）新合同创建与信息录入

创建合同：“新建合同”，选择已审核通过的模板，进入合同信息填写页面。

填写基础信息：

合同编号：系统自动按预设规则，支持手动修改（需备注修改原因）；

合同主体：甲方信息自动带出公司主体信息，乙方信息需填写客户名称、统一社会信用代码、联系人、联系电话（*经理，138）、地址等；

签订日期：选择合同签署日期，默认为系统当前日期。

填写标的物与金额：

产品/服务明细：逐行添加产品名称、规格型号、单位、数量、单价（系统支持自动计算小计金额），总金额为所有产品小计之和；

优惠条款：如涉及折扣或促销，需填写折扣比例或优惠金额，并注明“最终以实际开票金额为准”。

确认付款与交付条款：

付款方式：选择模板预设的付款方式或自定义（需审批通过的付款方式说明文件）；

交付时间：填写具体日期或“乙方预付款到账后X个工作日内”；

交付地点：填写详细的收货地址，如“北京市海淀区路号仓库”。

附件：支持技术协议、报价单、客户资质证明（如营业执照复印件）等附件，附件名称需清晰可辨（如“产品技术协议_V1.0”）。

（四）合同审批流程发起

提交审批：信息填写完整后，“提交审批”，系统自动按预设流程流转审批节点（如销售主管→法务→财务→总经理）。

审批操作：

审批人登录系统后，在“待办审批”中查看合同详情，可“同意”“驳回”或“退回修改”；

驳回时需填写具体原因（如“标的物规格描述不清晰”），销售员根据原因修改后重新提交；

多级审批中，任一节点驳回则流程终止，需修改后重新发起。

审批完成：所有节点审批通过后，合同状态变更为“已审批”，系统自动通知销售员领取合同文本。

（五）合同签署与归档

合同打印：审批通过后，“打印合同”，系统带电子签章位的PDF版本（需提前配置公司电子签章）。

客户签署：

线上签署：通过系统内置电子签章功能，向乙方联系人（*经理）发送签署，客户在线完成身份验证后签署；

线下签署：打印纸质合同文本，由乙方签字盖章后回收，扫描至系统（扫描件需清晰完整，无缺页）。

用印登记：合同签署完成后，在“用印管理”模块提交用印申请，已签署的合同扫描件，经行政部审核后加盖公司公章或合同专用章。

归档存储：用印完成后，系统自动将合同文本、附件、审批记录、签署扫描件等资料归档至“合同档案库”，支持按合同编号、客户名称、签订日期等条件检索。

（六）合同履行与进度跟踪

履约计划录入：合同归档后，销售员需录入履约计划，包括“预付款到账提醒”“发货提醒”“尾款到期提醒”等关键节点，并设置提前提醒时间（如“尾款到期前7天提醒”）。

进度更新：

付款进度：财务在收到款项后，在“付款记录”中录入收款金额、收款日期，系统自动更新合同剩余应收款；

交付进度：发货后，销售员在“交付记录”中填写发货单号、物流信息，发货凭证（如物流跟踪截图）；

验收进度：客户验收后，验