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行政人事岗位职责与工作流程规范

前言

行政人事工作是企业高效运营的基石，是连接战略与执行、保障内部顺畅运转、支撑员工发展的关键环节。为明确行政人事部门的核心职责，规范日常工作流程，提升工作效率与专业水平，确保各项工作有章可循、有据可依，特制定本规范。本规范旨在为企业行政人事管理提供系统性指导，适用于企业内部所有行政人事相关工作及人员。

一、核心岗位职责

行政人事工作繁杂且细致，涵盖行政管理与人力资源管理两大核心模块。各岗位人员应在明确自身职责的基础上，协同合作，共同推动部门及企业目标的实现。

（一）行政管理核心职责

行政管理工作聚焦于为企业运营提供坚实的后勤保障与高效的事务支持，营造有序、舒适的办公环境。

1.办公环境与设施管理：

*负责办公区域的日常维护与管理，确保办公环境整洁、有序、安全。

*统筹办公设备（如电脑、打印机、投影仪等）的采购、登记、分发、维护保养及报废处理。

*管理会议室、接待区等公共空间的使用与布置。

2.办公用品与物资管理：

*制定办公用品的采购计划，负责供应商的筛选、比价与采购实施，控制采购成本。

*建立办公用品台账，规范领用、分发流程，定期进行库存盘点，确保物资供应及时且无积压浪费。

3.会务与活动组织：

*负责公司各类会议的筹备、组织与记录工作，包括场地安排、设备调试、资料准备、会议纪要整理等。

*协助组织公司团建、年会、庆典等各类员工活动及外部接待活动。

4.公文与档案管理：

*负责公司各类公文、函件的接收、登记、传阅、督办、归档工作，确保公文流转高效、规范。

*管理公司合同、资质证书、印章等重要档案资料，建立健全档案管理制度，确保档案安全与完整，便于查询利用。

5.后勤保障与安全：

*统筹公司车辆调度、维护及管理工作（如有）。

*协助制定并执行公司安全管理制度，组织消防安全检查，落实安全防范措施，处理突发安全事件。

*负责与物业、水电等外部服务机构的联络与协调。

（二）人力资源管理核心职责

人力资源管理工作致力于打造优秀的人才队伍，优化人力资源配置，激发员工潜能，支撑企业战略发展。

1.招聘与配置：

*根据公司发展战略与各部门需求，制定年度招聘计划，拓展招聘渠道（如网络招聘、校园招聘、内部推荐等）。

*负责简历筛选、面试邀约、面试组织与实施、背景调查、录用offer发放等全流程招聘工作。

*优化人员配置，关注员工与岗位的匹配度，协助部门进行人才梯队建设。

2.培训与发展：

*建立健全公司培训体系，识别员工培训需求，制定年度及专项培训计划。

*组织实施新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力培训等各类培训项目。

*评估培训效果，总结培训经验，持续优化培训内容与方式，促进员工能力提升与职业发展。

3.薪酬福利与绩效管理：

*依据国家法律法规及公司经营状况，参与制定和完善薪酬福利体系，确保薪酬的内外部公平性与竞争力。

*负责员工考勤管理、薪资核算、社保公积金办理及各类福利的落实。

*建立和优化绩效管理体系，组织各部门实施绩效考核工作，包括绩效目标设定、过程辅导、绩效评估、结果应用（如薪酬调整、晋升等）。

4.员工关系与企业文化：

*负责劳动合同的签订、续订、变更、解除、终止等全过程管理，处理劳动争议与纠纷。

*建立良好的员工沟通机制，组织员工关怀活动，增强员工归属感与凝聚力。

*协助推动企业文化建设，组织相关文化活动，宣导企业价值观。

*负责员工入离职、转正、调动、晋升、退休等人事异动手续的办理。

5.人力资源信息系统与数据分析：

*维护人力资源信息系统，确保员工信息的准确性与完整性。

*进行人力资源数据分析，为管理层提供人员结构、流动率、薪酬成本等关键指标的分析报告，支持决策。

二、工作流程规范

清晰、规范的工作流程是提升行政人事工作效率、保障工作质量的重要手段。

（一）办公用品采购与领用流程

1.需求提报：各部门根据实际需求，填写《办公用品申购单》，经部门负责人审批后提交至行政人事部门。

2.汇总与采购：行政人事部门定期汇总各部门需求，结合库存情况，制定采购计划，报相关领导审批后，进行集中采购。

3.入库登记：办公用品到货后，行政人事部门核对数量、质量，办理入库手续，更新库存台账。

4.领用发放：员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》，行政人事部门根据领用标准发放，并登记台账。

5.定期盘点：每月/每季度对办公用品进行库存盘点，确保账实相符，及时补充短缺物资。

（二）招聘面试录用流程

1.需求确认：用人部门填写《人员需求申请表》，明确岗位名称、职责、任职要求、编制等，经部门负