会议发言系统合同.docVIP

会议发言系统合同

一、合同主体与背景

会议发言系统合同是供需双方就会议发言设备及相关服务达成的权利义务协议，合同主体通常包括采购方（甲方）与供应方（乙方）。甲方一般为需要搭建会议发言系统的企事业单位、政府机构或社会组织，乙方则为具备相关设备生产、销售及服务资质的企业。随着数字化会议需求的增长，会议发言系统已从传统的麦克风、音响设备升级为集音频传输、信号处理、远程交互等功能于一体的综合解决方案，合同内容需涵盖硬件配置、软件服务、安装调试、技术支持等全流程要素。

二、设备与服务内容

（一）硬件设备清单

会议发言系统的硬件设备通常包括核心发言设备、辅助音频设备及配套设施。核心发言设备涵盖数字会议主机、主席单元、代表单元等，其中主席单元具备优先发言、控制代表单元权限等功能，代表单元支持普通参会人员发言申请；辅助音频设备包含无线麦克风、音频处理器、功率放大器、音箱等，需根据会议室面积、布局及声学环境确定设备参数；配套设施涉及设备连接线材、电源管理器、机柜等，确保系统稳定运行。合同中需明确设备型号、规格、数量、生产厂家等信息，例如数字会议主机需支持至少100个单元接入，无线麦克风采用UHF频段以避免信号干扰。

（二）软件与技术服务

软件服务主要包括会议系统控制软件、远程会议平台接入服务及系统升级服务。控制软件需支持发言计时、投票表决、同声传译等功能模块，远程会议平台需兼容主流视频会议软件接口；技术服务涵盖设备安装调试、操作人员培训及系统优化。乙方需在合同签订后30个工作日内完成设备安装，安装前需进行现场勘查，根据会议室结构制定布线方案，安装后进行音质测试、信号稳定性测试等验收流程。培训服务应包括设备操作、日常维护、故障排查等内容，确保甲方人员能够独立使用系统。

三、合同价款与支付方式

（一）合同总价款

合同总价款由设备采购费、技术服务费、运输保险费及税费组成。设备采购费根据硬件清单中的设备单价与数量计算，技术服务费包含安装调试、培训、售后支持等费用，运输保险费由乙方承担，确保设备在运输过程中的完好性。合同价款需明确是否包含增值税，如为含税价，乙方需提供合规发票。此外，合同中应注明设备单价的有效期，若因市场价格波动导致设备调价，需经双方协商一致并签订补充协议。

（二）支付方式与期限

支付方式通常采用分期支付模式，一般分为预付款、进度款与尾款三个阶段。预付款比例为合同总价款的30%，甲方在合同签订后7个工作日内支付，用于乙方备货；进度款为总价款的50%，在设备安装调试完成并通过初步验收后支付；尾款为总价款的20%，作为质保金，在系统正常运行满12个月且无重大质量问题后支付。支付方式可选择银行转账，乙方需在甲方付款前提供相应金额的发票，付款期限以甲方银行转账日期为准。

四、质量标准与验收条款

（一）质量标准约定

会议发言系统的质量标准需符合国家相关行业规范，如《厅堂扩声系统设计规范》《会议系统电及音频性能要求》等，同时满足甲方提出的个性化需求。设备质量方面，硬件设备需提供生产厂家出具的质量合格证明，核心部件（如麦克风、音频处理器）的质保期不低于2年；系统性能方面，音频传输延迟需控制在50毫秒以内，信噪比不低于85分贝，支持至少50人同时发言而无信号干扰。乙方需在合同中承诺设备为全新未使用产品，无质量瑕疵或功能缺陷。

（二）验收流程与标准

验收分为初步验收与最终验收两个阶段。初步验收在设备安装调试完成后进行，甲方组织技术人员对设备数量、型号、外观进行核对，测试系统基本功能（如发言、收音、音量调节等），乙方需提供设备清单、技术参数表、测试报告等验收资料；最终验收在系统试运行30天后进行，重点检测系统稳定性、兼容性及长期运行效果，如连续72小时无故障运行、远程会议功能正常等。验收通过后，双方签署《验收合格确认书》，若存在质量问题，乙方需在15个工作日内完成整改并重新组织验收。

五、安装调试与培训服务

（一）安装调试责任

乙方负责会议发言系统的全程安装调试，包括现场勘查、方案设计、设备运输、布线施工、系统集成等环节。现场勘查需在合同签订后5个工作日内完成，乙方根据甲方会议室平面图、电源位置、网络环境等制定详细安装方案，经甲方确认后实施；布线施工需符合消防安全规范，隐蔽线路需穿管保护，设备安装位置需便于操作与维护。安装过程中，乙方需采取成品保护措施，避免损坏甲方原有设施，如因施工不当造成损失，乙方需承担赔偿责任。

（二）培训服务内容

培训服务需满足甲方不同层级人员的需求，分为操作培训与技术培训。操作培训面向普通参会人员，内容包括发言单元使用、会议控制软件基础操作、常见问题处理等，培训时长不少于8课时；技术培训面向甲方技术维护人员，涵盖系统架构、设备原理、故障排查、日常保养等专业知识，培训后需确保技术人员能够独立解决一般性故障。培训方式可采用现场授课、实操