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制造业采购审批及付款流程

一、请购与需求确认：流程的源头控制

一切采购行为的起点，源于明确的需求。在制造业环境下，这种需求通常与生产计划、库存水平以及维护需求紧密相关。

需求的发起与归集：生产部门根据主生产计划（MPS）和物料清单（BOM）生成物料需求计划（MRP），据此提出生产性物料的请购；非生产性物料（如办公用品、设备备件）的请购则通常由各使用部门根据实际需要提出。请购单应清晰列明物料名称、规格型号、数量、质量要求、建议供应商（若有）、期望到货日期以及预估单价和总金额等关键信息。为提高效率，许多企业采用ERP系统进行请购单的线上提报与流转。

需求的审核与确认：请购单提报后，首先需经过请购部门负责人的审核，确保需求的真实性、合理性以及与部门预算的符合性。对于生产性物料，还需由生产计划或物控部门（PMC）进行复核，确认其与生产计划的匹配度及库存的可用性，避免盲目采购导致库存积压。此环节的核心在于“必要性”与“准确性”的把控。

审批权限的设定：根据请购金额的大小、物料的重要程度以及是否为常规采购等因素，企业应建立分级授权审批制度。小额、常规的请购可能由部门经理即可审批；而大额、关键或非常规物料的请购，则可能需要经过更高层级（如分管副总甚至总经理）的审批。清晰的审批权限有助于提高决策效率，同时实现有效的内部控制。

二、采购执行与订单管理：价值创造的核心环节

请购获得批准后，流程即进入采购执行阶段，这是实现采购价值、控制采购成本的关键。

供应商的选择与管理：采购部门应基于合格供应商名录（QVL）进行供应商的选择。对于名录外的供应商，需履行严格的新供应商准入审批程序。供应商的选择应综合考虑其资质、产能、质量、价格、交期、服务、财务状况及社会责任表现等多方面因素。

询比价与议价：对于达到一定金额标准的采购，采购部门应向至少两家及以上合格供应商发出询价单，获取报价。询比价过程应遵循公平、公正、公开的原则，避免暗箱操作。对于大额或复杂的采购项目，可能需要采用招标方式。在收到报价后，采购部门需进行细致的比价分析，并结合供应商的综合实力进行议价，力求获得最优的性价比。

采购订单的生成与下达：经过询比价和议价确定供应商后，采购部门应及时生成采购订单（PO）。采购订单是具有法律效力的书面文件，必须明确约定物料的详细规格、数量、单价、总金额、交货日期、交货地点、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任等条款。采购订单通常需经过采购部门负责人审核，并在必要时提交财务部门或更高管理层进行复核或审批。订单下达前，应与供应商进行最终确认，确保信息无误。

订单的跟踪与交期管理：采购订单下达后，采购工程师或采购员需对订单执行情况进行全程跟踪，与供应商保持密切沟通，确保物料能够按约定时间送达。对于可能出现的交期延误风险，应及时预警并采取补救措施，如调整生产计划、寻找替代供应商等，以最大限度减少对生产的影响。

三、验收与入库：质量与数量的双重保障

物料到货并非采购流程的结束，严格的验收与入库程序是确保采购物料符合要求的最后一道关口。

到货接收与初步检验：供应商将物料送达后，仓库部门首先根据采购订单核对物料的外包装、名称、规格型号、数量等信息是否与订单一致，并进行初步的外观检查。如有明显差异或损坏，应立即通知采购部门与供应商联系处理。

质量检验（IQC）：对于需要进行质量检验的物料，仓库部门应填写送检单，将物料送品质管理部门（QA/QC）进行检验。品管部门依据采购订单、图纸、标准或检验规范进行检验，并出具检验报告。只有检验合格的物料才能办理入库手续；不合格物料则需根据检验结果和合同约定进行退货、返工、让步接收或报废处理。

入库与记录：检验合格的物料，由仓库部门办理正式入库手续，生成入库单，并及时更新库存记录。入库单应与采购订单、检验合格报告等单据相互核对，确保“三单”信息一致。物料的存放应符合先进先出（FIFO）等管理原则，确保库存物料的质量和可追溯性。

四、发票校验与付款审批：财务合规的关键屏障

物料验收入库后，即进入财务处理和付款阶段，这是资金流出的关键控制环节。

发票的接收与审核：供应商在货物交付并经检验合格后，会开具相应的增值税发票（或其他合规票据）。采购部门或财务部门收到发票后，首先应对发票的真伪、合规性（如发票抬头、税号、金额、印章等）进行初步审核。

“三单匹配”与财务校验：财务部门的核心工作之一是进行“三单匹配”，即采购订单、入库单（或验收单）与供应商发票的信息一致性校验，包括物料名称、规格、数量、单价、金额等。只有三者完全匹配（或在可接受的差异范围内并得到合理解释与审批），才能进行后续的付款处理。这是防范虚假采购、重复付款的重要控制手段。ERP系统通常具备自动匹配或辅助匹配的功能，可大幅提高校验效率和准确性。

付款申请与审批：“三单匹配”通过后，由采购部