供应商信息统一登记表格合同审核版.docVIP

供应商信息统一登记表格（合同审核版）使用指南

一、适用场景与核心价值

在企业采购、供应链管理及合同签订流程中，供应商信息的准确性与合规性直接影响合作风险控制、财务结算效率及法律纠纷预防。本工具模板适用于以下核心场景：

新供应商准入审核：企业首次与供应商合作前，通过统一登记收集并核验其资质、经营信息，保证合作方具备合法经营能力；

合同签订前信息校验：在采购合同、服务协议等法律文件签署前，集中登记供应商关联信息（如账户、联系人等），避免因信息错漏导致合同履行风险；

供应商信息动态更新：定期对现有供应商的资质状态、联系方式等关键信息进行复核登记，保证信息库与实际情况同步，防范“僵尸供应商”或资质失效风险。

通过标准化登记与审核流程，可实现供应商信息“一次收集、多方复用”，提升跨部门协作效率，同时为合同履约、审计追溯提供可靠依据。

二、标准化操作流程详解

（一）准备阶段：明确审核要点与材料清单

确定审核责任部门：由采购部牵头，联合法务部、财务部、使用部门（如生产部、运营部）组建审核小组，明确各部门职责（如采购部负责基础信息核验，法务部负责资质文件合规性审查，财务部负责银行账户信息核对）。

准备所需材料清单：提前通知供应商准备以下材料（复印件需加盖公章，原件备查）：

营业执照（副本）、税务登记证（三证合一后仅需营业执照）；

经营许可证/行业资质证书（如食品供应商需提供《食品经营许可证》，建筑类供应商需提供《安全生产许可证》）；

法定代表人身份证明及授权委托书（如非法定代表人办理）；

开户许可证或基本存款账户信息；

近一年度财务报表（或审计报告，用于评估供应商经营状况）；

其他特殊行业要求的证明文件（如ISO质量体系认证、环境管理体系认证等）。

（二）信息登记阶段：填写《供应商信息统一登记表格》

根据模板表格（详见第三部分）逐项填写供应商信息，保证“真实、完整、准确”，重点注意以下字段：

基础信息：供应商全称（与营业执照一致）、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址、成立日期、注册资本、经营范围（需与合同业务匹配）；

资质信息：资质证书名称、编号、发证机关、有效期（需在合同期内有效），如有多项资质需逐一列明；

联系人信息：法定代表人姓名、职务、联系方式；合同对接人姓名、职务、联系电话、邮箱（需保证畅通）；

财务信息：开户银行、银行账号、纳税人识别号、开户行地址（用于合同付款条款约定）；

合作信息：拟合作项目/产品名称、合作期限、预估年度采购金额（便于后续分级管理）。

（三）审核阶段：多维度核验与风险排查

采购部初审：核对登记信息与供应商提交材料是否一致，检查基础信息（如名称、信用代码）是否完整，经营范围是否满足合作需求，资质证书是否在有效期内。

法务部合规审查：重点核验资质文件的合法性（如经营许可证是否由有权机关颁发）、合同条款与登记信息的一致性（如付款账户是否与登记账号匹配），评估是否存在法律风险（如超范围经营、资质挂靠等）。

财务部复核：确认银行账户信息准确无误（避免付款错误），核查供应商纳税信用等级（如适用），评估财务状况是否稳定（参考财务报表资产负债率、现金流等指标）。

使用部门确认：由需求部门（如生产部）确认供应商的生产/服务能力、过往合作经历（如有）是否满足项目要求，避免“资质合格但能力不足”的风险。

（四）归档与信息更新阶段

审核通过后归档：将登记表格（含附件材料）、审核记录（各部门审核意见表）整理成册，扫描电子版存入供应商信息管理系统，纸质版由采购部专人保管，保存期限不少于合同终止后5年。

建立信息更新机制：要求供应商在以下情形发生时10个工作日内提交更新材料：

资质证书到期或升级；

法定代表人、联系人、银行账户等信息变更；

经营范围、注册地址等工商登记信息变更；

出现重大经营变动（如破产、并购等）。

审核小组需在收到更新材料后3个工作日内完成复核，保证信息库动态有效。

三、供应商信息统一登记表格（合同审核版）

登记类别

登记项目

填写说明

示例

基础信息

供应商全称

与营业执照登记名称完全一致，简称需在备注中注明

科技有限公司

统一社会信用代码

18位信用代码，核对校验位是否正确A0567

注册地址

详细的工商注册地址，包含省、市、区（县）、街道、门牌号

北京市海淀区路号大厦8层

实际经营地址

与注册地址不一致时需填写，用于实地考察或法律文书送达

上海市浦东新区路号

成立日期

营业执照载明的成立时间

2015年3月15日

注册资本

币种（如人民币、美元）及金额

1000万元人民币

经营范围

核准登记的全部经营范围，重点标注与本次合作相关的业务

技术开发、技术咨询、销售计算机软硬件

资质信息

资质证书名称（可多选）

如：营业执照、食品经营许可证、ISO9001质量管理体系认证等

营业执照、高新技术企业