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公司文件档案管理标准与操作指南

一、引言

文件档案是企业运营的重要资产，记录了公司的发展历程、业务活动、决策过程及核心信息，对规范管理、风险防控、合规审计及战略决策具有不可替代的作用。为统一档案管理标准，提升档案管理效率，保证档案的完整性、安全性与可用性，特制定本标准与操作指南。本指南旨在为公司各部门及员工提供清晰的档案管理流程规范，保证档案管理工作标准化、规范化、制度化。

二、适用范围与场景说明

本指南适用于公司各部门（含子公司、分支机构）在生产经营活动中形成的各类文件档案的管理工作，涵盖以下主要场景：

日常运营档案：包括行政管理制度、会议纪要、工作计划、请示报告等；

业务管理档案：如合同协议、客户资料、项目资料、招投标文件等；

人力资源管理档案：员工劳动合同、录用资料、培训记录、绩效考核等；

财务管理档案：财务报表、审计报告、税务资料、报销凭证等；

设备与技术档案：设备采购合同、技术图纸、研发资料、专利证书等；

特殊场景档案：如合规审计文件、法律纠纷材料、突发事件处理记录等。

三、文件分类与编码规则

（一）文件分类体系

根据文件性质及来源，采用“一级分类+二级分类+三级分类”的层级分类法，具体

一级分类：按部门职能划分，如“行政部”“财务部”“人力资源部”“业务部”等；

二级分类：按文件类型划分，如“制度类”“合同类”“报表类”“项目类”等；

三级分类：按具体业务或文件名称划分，如“会议纪要-年度总结”“合同类-销售合同”等。

（二）档案编码规则

档案编码采用“部门缩写-文件类型缩写-年度-流水号”格式，保证唯一性与可追溯性。示例：

行政部2023年年度会议纪第001号档案编码为：“XZ-HYJ-2023-001”；

财务部2023年第三季度财务报表编码为：“CW-FQB-2023-03-001”。

四、档案管理全流程操作步骤

（一）文件收集与初步整理

责任主体：各部门档案管理员为本部门文件收集的第一责任人，员工需配合及时提交应归档文件。

收集范围：

已办理完毕具有保存价值的文件（含纸质及电子文件）；

反映部门主要职能及业务活动的原始记录；

涉及公司重大决策、重要事件及法律效力的文件。

整理要求：

纸质文件：去除订书针、夹子等金属物，对破损文件进行修补，保证字迹清晰、页面完整；

电子文件：按统一格式命名（如“文件名-日期-版本号”），存储在指定服务器文件夹中，避免使用特殊字符；

核对文件完整性：检查是否有缺页、漏签、内容模糊等问题，及时补充完善。

（二）档案归档与移交

归档时间：

日常文件：每月最后一个工作日前完成上月文件的归档；

项目文件：项目结束后15个工作日内完成归档；

年度文件：次年1月31日前完成上一年度文件的归档。

归档流程：

（1）部门档案管理员填写《文件归档登记表》（见模板1），注明文件名称、编码、份数、形成日期等信息；

（2）将整理好的纸质文件（含电子文件备份）移交至公司档案室，档案管理员核对文件数量与信息；

（3）双方确认无误后，在《文件归档登记表》上签字，各执一份留存。

（三）档案保管与维护

存放要求：

纸质档案：存入符合档案管理标准的铁皮柜，柜内放置防虫、防霉药剂，库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

电子档案：定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地存放，防止因设备故障或病毒攻击导致数据丢失。

定期检查：

档案室管理员每季度对纸质档案进行一次抽样检查，查看是否有霉变、虫蛀、字迹褪色等问题；

每半年对电子档案进行一次可用性检测，保证文件可正常打开、读取。

（四）档案借阅与利用

借阅权限：

普通档案：员工因工作需要可申请借阅，需经部门负责人审批；

涉密档案：需经分管领导审批，借阅范围仅限于与工作直接相关的内容。

借阅流程：

（1）借阅人填写《档案借阅申请表》（见模板2），注明借阅档案名称、编码、借阅用途、借阅期限等信息；

（2）经审批人签字后，提交档案室管理员；

（3）管理员核对档案信息，确认无误后办理借阅手续，纸质档案需填写《档案借阅登记簿》，电子档案需通过公司内部系统申请借阅权限；

（4）借阅期限：普通档案不超过7个工作日，涉密档案不超过3个工作日，到期需续借的需重新申请。

归还要求：

借阅档案需保持原貌，不得涂改、勾画、撕毁、抽取；

归还时管理员检查档案完整性，确认无误后收回，并在《档案借阅登记簿》上记录归还日期。

（五）档案鉴定与销毁

鉴定标准：

到期档案：根据《档案保管期限表》（见模板3）确定是否继续保存；

失效档案：如已废止的制度、已履行完毕的合同等，经鉴定无保存价值的可销毁。

销毁流程：

（1）档案室管理员编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编码、保管期限、销毁原因等信息；

（2）由档案部门负责人、分管领导及相关部门代表组成鉴定小组，对拟销毁档案进行审核；