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企业办公物资申请审批模板标准化指南

一、适用范围与常见场景

本模板适用于企业内部各部门、全体员工的办公物资申请审批管理，覆盖日常办公所需各类物资的全流程规范。常见使用场景包括但不限于：

日常办公物资补充：如打印纸、签字笔、文件夹等消耗品的常规申领；

新员工入职物资配置：包括办公文具、个人防护用品（如鼠标垫、键盘膜）等；

部门专项活动物资：如会议所需物料、团建道具、宣传用品等；

办公设备耗材更换：如打印机墨盒、硒鼓、U盘等易耗配件；

临时性紧急物资需求：如突发办公所需的维修工具、应急文具等。

二、标准化操作流程

（一）申请发起

填写申请表：申请人登录企业办公系统或《办公物资申请审批表》，根据实际需求逐项填写完整信息（含物资名称、规格型号、单位、数量、用途、预估单价等），保证信息真实、准确、无遗漏。

提交申请：通过系统线上提交或打印纸质版提交至部门负责人，提交时需注明“紧急”或“常规”标识（紧急物资需备注原因，如“会议当天需使用”）。

（二）部门审批

部门负责人审核：部门负责人（如*经理）收到申请后，1个工作日内完成审核，重点确认：

物资需求是否符合部门工作计划及预算；

数量是否合理，是否存在过度申领；

用途是否明确，是否与岗位职责相关。

审批结果反馈：审核通过后，在审批表中签字确认；若不通过，需注明驳回理由并退回申请人修改。

（三）行政部门审核

物资合规性核查：行政部门（如*主管）收到已通过部门审批的申请后，1个工作日内完成核查，内容包括：

物资是否属于企业统一采购目录内（若为目录外物资，需说明理由并附供应商报价单）；

库存是否充足，优先从库存调配；

预算是否在部门年度办公物资额度内。

采购建议：对于需新采购的物资，行政部门根据采购流程对接供应商，确定最终价格及交付时间，并在审批表中备注“已对接供应商，预计X月X日到货”。

（四）财务审批

预算与金额核对：财务部（如*会计）收到行政部门审核通过的申请后，1个工作日内完成复核，重点检查：

申请总金额是否超出部门剩余预算；

单价是否符合企业采购标准或市场价格；

票据类型（如增值税专用发票）是否符合财务要求。

审批盖章：审核通过后，在审批表中签字并加盖财务专用章，确认预算合规。

（五）物资领用与登记

到货确认：物资到货后，申请人凭审批完成的申请表到行政部门（或指定仓库）核对物资名称、数量、规格，确认无误后签字领取。

信息登记：行政部门在物资管理系统更新库存信息，领用人需在《物资领用登记表》中签字，保证物资流向可追溯。

（六）归档管理

每月末，行政部门汇总当月所有审批完成的申请表、领用记录、采购合同等资料，按部门分类归档保存，保存期限不少于2年，便于后续审计与查询。

三、模板表格示例

办公物资申请审批表

申请部门

申请人

申请日期

物资用途

序号

物资名称

规格型号

单位

申请数量

预估单价（元）

预估总价（元）

备注（如紧急需求、特殊要求）

1

2

…

…

…

…

…

…

…

…

合计

审批流程

审批人

审批意见

审批日期

部门负责人审批

*经理

行政部门审核

*主管

财务部审批

*会计

分管领导审批（≥500元）

*总监

领用信息

领用人签字

领用日期

发放人签字

四、使用规范与风险提示

（一）填写规范

信息完整：申请表中的物资名称需准确（如“A4打印纸”而非“纸”），规格型号、数量等不得涂改，若需修改需在修改处签字确认。

预算匹配：单次申请金额超过500元需经分管领导（如*总监）额外审批，年度累计申请不得超过部门预算额度。

紧急申请：紧急物资（如24小时内需使用）需在申请表顶部标注“紧急”并电话同步部门负责人及行政部门，行政部门需优先处理，保证4小时内完成审核流程。

（二）审批时限

部门负责人审批：1个工作日内；

行政部门审核：1个工作日内（紧急物资2小时内）；

财务审批：1个工作日内；

分管领导审批：1个工作日内（仅限≥500元申请）。

超时未审批视为默认通过，申请人可向行政部门反馈催办。

（三）物资管理风险

虚假申请：严禁虚构物资需求、夸大数量或用途，一经发觉将追究申请人及部门负责人责任，情节严重者按企业制度处罚。

重复申领：库存物资充足时，行政部门有权拒绝重复申请，申请人需先核查库存或申请调剂。

浪费管控：对于易损耗物资（如签字笔、笔记本），实行“按需申领、季度总量控制”，部门季度申领量超20%需提交书面说明。

（四）其他注意事项

物资领用后需妥善保管，因个人原因损坏或丢失需按折旧价赔偿；

目录外物资申领需提前3个工作日提交供应商资质及报价单，行政部门需进行比价采购；

月度末5个工作日内，各部门需提交《物资使用情况说明》，行政部门定期通报物资使用效率，优化采购计划。

本模板自发布之日起执行，由行政部门负责解释与修订，保证企业办公物资管理规范化、高效化。