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流程审批优化快速处理工具操作手册

一、适用工作场景

在日常办公中，以下场景可通过本工具提升流程审批效率：

高频审批需求：如员工请假、费用报销、采购申请、用印申请等周期性审批任务，避免重复填写基础信息。

跨部门协作：涉及多环节、多审批人的流程（如项目立项、合同审批），通过模板化减少沟通成本，明确各节点职责。

紧急审批需求：突发事务需快速处理时，支持优先级标记与催办功能，缩短审批周期。

标准化管理：对审批要素（如金额、事由、附件）进行规范，保证信息完整，减少因材料不全导致的反复退回。

二、详细操作步骤

（一）工具登录与界面概览

登录系统：通过企业内部系统入口，输入工号（或账号）及密码登录，首次登录需完成个人信息绑定（如姓名、部门、联系方式）。

功能入口：登录后“流程审批”模块，首页展示“待办审批”“已办审批”“我的申请”“流程模板”等核心功能入口。

（二）发起新审批流程

选择流程模板

在“流程模板”中，根据审批类型（如“费用报销”“请假申请”）选择对应模板，“使用模板”。

若模板不存在，可“自定义流程”，按需设置审批节点（如“部门负责人→财务部→总经理”）、审批人规则（如按部门自动匹配）及必填字段。

填写审批信息

基础信息：按模板要求填写申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、申请事由（需简明扼要，如“项目差旅费报销”）。

核心要素：根据流程类型填写关键信息（如费用报销需填写金额、消费明细、预算科目；请假需填写起止时间、请假类型）。

附件：“添加附件”，相关证明材料（如发票扫描件、请假条、合同草案），支持PDF、JPG、Word格式，单个附件不超过10MB，总附件数不超过5个。

提交审批

确认信息无误后，“提交”，系统自动流转至首个审批节点。提交后不可修改，如需撤回需在“待办审批”中“撤回申请”（仅限首个审批人未处理时）。

（三）处理待办审批任务

查看审批详情

在“待办审批”列表中，待处理流程，查看申请详情（含申请人信息、审批要素、附件、历史审批记录）。

审批操作

同意审批：“同意”，可补充审批意见（如“情况属实，同意报销”），“确认提交”流转至下一节点。

驳回审批：选择驳回原因（如“附件不完整”“事由不符规定”），填写具体驳回意见，“确认驳回”，流程将退回至申请人，申请人修改后可重新提交。

转办/加急：如审批人当前无法处理，可“转办”选择其他同事代为处理；如需加快进度，可“加急”，系统将向后续审批人发送催办提醒。

审批记录跟踪

处理完成后，可在“已办审批”中查看操作记录，包括审批时间、意见及流程当前状态（如“审批中”“已通过”“已驳回”）。

（四）查看与归档审批结果

结果查询

在“我的申请”中，输入申请编号或申请人姓名，可查询本人发起的流程进度及最终结果（如“已通过，已归档”）。

管理员可在“流程管理”中查看全公司审批数据，支持按时间、部门、流程类型筛选。

文件归档

审批流程结束后，系统自动将审批表、附件等材料归档至“电子档案库”，支持按申请编号或日期，便于后续查阅。

三、审批流程参考模板

【费用报销审批表】

申请编号

XT202310001

申请人

*

所属部门

市场部

申请日期

2023-10-08

报销类型

差旅费

预算科目

市场推广费

报销金额（元）

3,500.00

币种

人民币

消费明细

交通费1,200元、住宿费1,800元、餐费500元

附件清单

1.交通票据扫描件2.住宿发票3.差旅审批单

审批节点

审批人

审批意见

审批时间

部门负责人

*（市场部经理）

同意

2023-10-09

财务部

*（财务主管）

附件需补充餐费明细，请修改后重提

2023-10-10

总经理

/

/

/

流程状态

已驳回（退回修改）

四、使用常见问题与建议

（一）信息填写规范

必填字段完整：发起申请时，带“*”标识的字段（如申请人、金额、申请事由）必须填写，否则无法提交。

附件清晰有效：附件需保证内容完整、字迹清晰，避免关键信息（如发票金额、日期）模糊；如附件较多，建议打包压缩并命名（如“项目附件包”）。

（二）审批时限与沟通

处理时效：审批人需在收到审批任务后2个工作日内完成处理，紧急流程可选择“加急”并备注原因（如“24小时内需完成”）。

意见反馈：驳回审批时需明确具体原因（如“缺少部门负责人签字”），避免仅填写“不同意”导致申请人无法修改。

（三）系统安全与数据管理

账号保密：妥善保管登录账号，不得转借他人；如忘记密码，可通过“忘记密码”功能重置（需验证工号及手机号）。

定期清理：建议申请人每季度清理“我的申请”中已归档的流程记录，避免界面信息冗余。

（四）异常情况处理

流程卡顿：若流程长时间未流转（超过3个工作日），可联系系统管理员（内线X）排查节点配置或审批人状态。

信息修改：审批通过后如需变更信息（如报销金额调整