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采购需求审批与供应商评价指南

一、适用场景与业务背景

本指南适用于企业内部各类采购活动的全流程管理，覆盖从采购需求提出到供应商评价反馈的关键环节。具体场景包括但不限于：

常规采购需求：生产物料、办公用品、服务外包等计划性采购，需通过规范审批保证需求合理性与预算可控性；

紧急采购需求：突发设备故障、项目临时增补等需快速响应的采购，需简化审批流程同时保留必要监督；

新供应商引入：首次合作的供应商需通过资质审核、样品测试等环节，保证符合企业采购标准；

供应商年度评价：对现有合作供应商从质量、交期、服务等多维度进行系统性评估，优化供应商结构。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求审批流程

责任部门：需求部门、采购部、财务部、管理层

核心目标：保证采购需求必要、合规，且符合企业预算与战略要求。

步骤1：需求提出与初审

操作内容：需求部门填写《采购需求审批表》（详见模板1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交期等信息，并附《需求说明书》（如技术参数、图纸等）。

关键动作：采购部收到申请后2个工作日内完成初审，重点审核：

①需求描述是否清晰、完整，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类与数量）；

②预算金额是否在部门年度预算范围内，超预算需求需同步提交《预算调整申请》；

③采购必要性（如是否可复用现有物资、是否有替代方案）。

输出物：初审通过的《采购需求审批表》（采购部负责人签字），初审不通过的需反馈具体修改意见，需求部门补充完善后重新提交。

步骤2：分级审批

根据采购金额与风险等级，实行分级审批（以下为示例，企业可根据实际调整）：

低风险采购（金额≤5万元）：需求部门负责人*审批→采购部备案；

中风险采购（5万元＜金额≤20万元）：需求部门负责人审批→采购部审核→分管领导审批；

高风险采购（金额＞20万元或涉及关键设备/服务）：需求部门负责人审批→采购部审核→分管领导审核→总经理*审批。

关键动作：审批人需在1个工作日内完成审核，重点关注需求与业务目标的匹配度、成本效益比及合规性（如是否涉及三重一大事项）。

步骤3：审批结果反馈与执行

操作内容：审批通过后，采购部在1个工作日内将结果反馈至需求部门，并根据需求启动供应商寻源；审批未通过的，由采购部同步书面说明原因，需求部门可根据意见调整后重新提交。

（二）供应商选择与管理流程

责任部门：采购部、需求部门、质量部（如涉及）

核心目标：选择优质供应商，保证采购物品/服务质量符合要求，建立长期稳定的合作关系。

步骤1：供应商寻源与资质审核

操作内容：采购部通过公开招标、邀请招标、询价比价（≥3家供应商）等方式寻源，要求供应商提供《供应商资质文件》（包括营业执照、相关行业资质证书、质量体系认证、过往合作案例等）。

关键动作：质量部（如涉及）配合审核供应商资质，重点核查：

①营业执照有效期与经营范围是否匹配采购需求；

②特殊行业资质（如医疗器械生产许可证、ISO9001认证等）是否有效；

③过往合作中是否存在重大质量或履约问题（可通过行业口碑或背景调查核实）。

步骤2：供应商评估与选定

操作内容：采购部组织需求部门、质量部成立评估小组，对通过资质审核的供应商进行综合评估，评估维度及权重参考《供应商评价表》（详见模板2）。

关键动作：

①技术评估：需求部门根据《需求说明书》测试样品或审核技术方案，确认是否符合要求；

②商务评估：采购部对比报价、交期、付款条件、售后服务等，选择性价比最优的供应商；

③综合评分：按权重计算总分，得分最高的供应商作为候选对象，若得分差距＜5分，需组织二次谈判。

步骤3：合同签订与供应商建档

操作内容：采购部与选定供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务（质量标准、交付时间、验收方式、违约责任等），并将供应商资质文件、评估报告、合同等资料整理归档，建立《供应商档案》（包含基本信息、历史合作记录、评价结果等）。

（三）供应商评价与反馈流程

责任部门：采购部、需求部门、质量部、使用部门

核心目标：动态监控供应商表现，淘汰不合格供应商，优化供应商队伍。

步骤1：数据收集与初评

操作内容：每季度/年度末，由采购部牵头组织需求部门、质量部、使用部门收集供应商履约数据，包括：

①质量数据：合格率、退货率、客诉次数等（由质量部提供）；

②交付数据：准时交付率、延期次数及原因（由采购部提供）；

③服务数据：响应速度、问题解决率、配合度等（由使用部门提供）；

④成本数据：价格稳定性、降价配合度等（由采购部提供）。

步骤2：综合评价与等级划分

操作内容：评估小组根据《供应商评价表》对各项指标打分（满分100分），结合权重计算加权得分，并划分供应商等级：

优秀（90分及以上）：优先合作，可增加订单份额，纳入“