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标准化采购订单处理流程指引手册

一、适用业务场景

本手册适用于企业各类采购业务中的订单处理环节，涵盖生产原料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购等场景。具体包括：

需求部门根据业务需要发起的常规采购订单；

跨部门协作的专项采购项目订单；

长期合作供应商的框架协议订单执行；

紧急采购订单的快速处理流程。

二、标准化操作流程

（一）需求提出与确认

操作内容：

需求部门根据实际业务需求（如生产计划、库存预警、部门办公需求等），填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望交货日期、预算金额等关键信息。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，保证采购需求与部门工作计划匹配，且符合企业预算管理要求。

采购对接人（如采购专员）与需求部门沟通，确认需求细节（如技术参数、质量标准、特殊要求等），避免因需求模糊导致后续订单偏差。

责任人：需求经办人、需求部门负责人、采购对接人

输入/输出：输入《采购需求申请表》；输出确认无误的采购需求。

（二）采购申请编制与审批

操作内容：

采购对接人根据确认后的需求，在采购管理系统中创建采购申请，关联《采购需求申请表》编号，填写供应商推荐名单（如需）、采购方式（如招标、询比价、直接采购等）。

按企业权限审批流程逐级提交审批：

金额在[具体金额，如5000元以下]：由需求部门负责人、采购部负责人审批；

金额在[具体金额，如5000-50000元]：增加财务部负责人审批；

金额在[具体金额，如50000元以上]：需分管副总/总经理审批。

审批通过后，采购申请生效；若驳回，采购对接人需根据审批意见修改后重新提交。

责任人：采购对接人、各审批人

输入/输出：输入《采购需求申请表》、采购申请单；输出审批通过的采购申请。

（三）供应商选择与价格确认

操作内容：

采购对接人根据采购申请的采购方式，开展供应商筛选工作：

询比价采购：向不少于3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量、交期、服务等指标；

招标采购：按企业招标流程组织开标、评标，确定中标供应商；

框架协议采购：直接与协议内供应商对接，执行协议价格。

供应商选定后，采购对接人与供应商确认最终价格、交货周期、付款方式、运输条款等，并要求供应商提供《报价单》或《框架协议》作为附件。

责任人：采购对接人、供应商管理专员

输入/输出：输入采购申请单、供应商名录；输出《报价单》、选定供应商信息。

（四）采购订单创建与审核

操作内容：

采购对接人在采购管理系统中创建采购订单（PO），录入以下信息：

订单基本信息：订单号、创建日期、申请人、供应商全称及联系方式；

物料/服务明细：名称、规格型号、单位、数量、单价、金额（含税/不含税）；

交货信息：交货地点、交货日期、运输方式、收货人及联系方式；

付款信息：付款方式（如电汇、承兑汇票）、付款周期（如货到付款、月结30天）、结算账户；

其他条款：质量验收标准、违约责任、售后服务要求等。

采购订单创建完成后，提交审核：

采购部负责人审核订单信息准确性、供应商合规性；

财务部审核订单金额与预算匹配度、付款条款合理性；

法务部（如需）审核合同条款法律风险。

审核通过后，正式采购订单；若需修改，采购对接人根据审核意见调整后重新提交。

责任人：采购对接人、采购部负责人、财务部负责人、法务部（如需）

输入/输出：输入采购申请单、《报价单》；输出审核通过的正式采购订单。

（五）订单下达与供应商确认

操作内容：

采购对接人将正式采购订单通过系统推送或书面形式（如盖章扫描件）下达给供应商，并确认供应商已收到。

供应商在收到订单后[如2个工作日内]进行书面确认，反馈订单信息（如可交货日期、价格是否有异议等）。

若供应商对订单有异议，采购对接人需及时与供应商沟通协商，达成一致后更新订单并重新审核确认。

责任人：采购对接人、供应商

输入/输出：输入正式采购订单；输出供应商确认回执。

（六）订单执行跟踪

操作内容：

采购对接人定期跟踪订单执行进度，重点关注：

生产/备货情况：供应商是否按计划生产或备货；

物流运输情况：发货时间、物流单号、预计到达时间；

异常处理：如供应商可能延期交货、物料质量不符等，需提前启动应急预案（如更换供应商、调整交期）。

每周更新《订单跟踪表》，记录订单状态（如“已下单”“已发货”“已到达”“已完成”），并向需求部门同步进度。

责任人：采购对接人、物流专员（如需）

输入/输出：输入采购订单、供应商反馈；输出《订单跟踪表》。

（七）收货验收

操作内容：

供应商按订单约定交货后，收货部门（如仓库、需求部门）核对到货物料/服务信息：

数量核对：清点实物数量是否与订单一致，如出现短缺需在《到货清单》中注明；

质量检验：按订单约定的质量标准（如国家/行业标准、企业技术规范）进行检验，出具《质量验收报告》；

单据核