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企业文件归档与管理制度文件分类与存储指南

一、适用范围与核心目标

本指南适用于各类企业内部管理制度文件（含流程规范、权责文件、会议决议、记录表单等）的分类、归档与全生命周期管理，旨在实现文件存储的系统化、检索便捷化及安全可控化，支撑企业运营效率提升与合规管理需求。

二、文件分类标准与科学划分

文件分类需遵循“业务属性优先、层级逻辑清晰、便于动态扩展”原则，结合企业组织架构与文件功能，划分为以下一级及二级分类：

（一）一级分类：按部门职能划分

依据企业核心部门设置，一级分类可包括（但不限于）：

行政管理类（含行政制度、办公规范、资产管理办法等）

人力资源管理类（含招聘、培训、绩效、薪酬、员工关系等制度）

财务管理类（含财务制度、预算管理、费用报销、资金管理等文件）

业务运营类（含各业务线流程、客户管理、合同管理、项目管理制度等）

信息技术类（含信息系统管理、数据安全、IT运维等制度）

法务合规类（含合规管理、合同模板、法律风险防控等文件）

（二）二级分类：按文件性质与用途划分

在一级分类下，根据文件功能进一步细分二级分类，示例：

行政管理类下可设：行政制度、会议管理、印章管理、档案管理、后勤保障等；

人力资源管理类下可设：招聘录用、培训发展、绩效管理、薪酬福利、员工关系等（注：“薪酬福利”仅指制度文件，不涉及具体员工福利数据）。

（三）特殊标识：按密级与保存期限划分

密级标识：公开级（内部全员可查阅）、内部级（相关部门可查阅）、保密级（仅授权人员查阅）；

保存期限：永久保存（如公司章程、重大决议）、长期保存（10年以上，如核心制度）、中期保存（5-10年，如流程文件）、短期保存（1-5年，如临时通知）。

三、归档操作全流程指引

文件归需遵循“及时收集、规范整理、准确登记、安全移交”流程，具体步骤

（一）前期准备：明确职责与工具

责任分工：各部门指定明为归档第一责任人，负责本部门文件的收集、初步分类；行政部华统筹归档工作的监督与指导。

工具准备：电子归档需配置企业云盘/文档管理系统（支持分类标签、权限设置、版本管理）；纸质归档需准备档案盒（统一规格）、标签机、防虫防潮材料。

（二）文件收集：保证完整性与时效性

收集范围：包含部门发布的正式制度文件、上级单位下发的需执行文件、跨部门协作形成的决议、会议纪要及配套表单等；

收集时限：文件正式发布后3个工作日内完成收集，年度制度梳理需在次年1月10日前完成上年度文件汇总。

（三）文件鉴定与分类

价值判定：区分“现行有效文件”与“废止/失效文件”，废止文件需单独标注“废止”字样及废止日期，避免混淆；

分类标注：按“一级分类-二级分类-密级-保存期限”规则标注文件标签（示例：行政管理类-行政制度-内部级-长期保存）。

（四）编号与登记

文件编号规则：采用“部门代码（2位）-年份（4位）-文件类型代码（2位）-流水号（3位）”，示例：

行政管理类（XA）2024年制度（ZD）001号：XA2024ZD001；

人力资源类（RL）2024年流程（LC）015号：RL2024LC015。

登记造册：填写《文件归档登记表》（详见模板1），电子文件同步录入文档管理系统，关联编号、名称、存放路径、责任人等信息。

（五）移交与存储

电子文件移交：通过企业云盘指定文件夹，设置访问权限（如公开级文件可“全员只读”，保密级文件需“仅授权人可编辑”）；

纸质文件移交：装入统一档案盒，盒面标注“一级分类-二级分类-年份-文件数量”，移交至行政部档案室，双方签字确认《文件交接清单》（详见模板2）。

四、存储管理与安全保障规范

（一）存储环境要求

电子存储：服务器/云盘需定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地存放；重要电子文件需转换为PDF格式（防止格式篡改），保留编辑版本与最终版本。

纸质存储：档案室需配备密集架，温湿度控制在18-22℃、45%-60%，防火防潮设备（灭火器、除湿机）定期检查，避免阳光直射。

（二）权限与借阅管理

权限设置：遵循“最小权限原则”，仅文件形成部门、关联部门及管理层拥有查阅权限，保密级文件需经部门负责人*华签字批准。

借阅流程：填写《文件借阅申请表》（详见模板3），借阅期限不超过5个工作日，到期需归还；涉密文件原则上不得带离档案室，确需借出的需经分管领导批准。

（三）动态更新与清理

年度复核：每年12月由行政部组织各部门对归档文件进行复核，更新废止文件清单，调整保存期限；

销毁管理：超过保存期限且无保存价值的文件，需经部门负责人与行政部共同鉴定，填写《文件销毁审批表》，由2人以上监销并记录销毁情况。

五、分类存储模板与工具示例

模板1：文件归档登记表（电子版示例）

文件编号

文件名称

形成部门

一级分类

二级分类

密级

保存期限

页数

存放路径（电子）/档案盒号（纸质）

归