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通用文档撰写与编辑规范
一、规范制定目的
为保证各类正式文档的规范性、专业性与一致性，提升信息传递效率，减少沟通成本，特制定本规范。本规范旨在统一文档撰写与编辑的标准流程，明确内容要求与格式规则，适用于企业内部及对外各类正式文档的创建、修订与管理。
二、适用范围
（一）适用文档类型
本规范适用于以下类型文档的撰写与编辑：
企业内部管理制度（如管理办法、细则、通知等）；
项目相关文档（如可行性研究报告、项目计划书、验收报告等）；
对外合作文件（如合作协议、提案、函件等）；
产品与技术服务文档（如产品说明书、技术方案、用户手册等）；
知识沉淀类文档（如工作总结、案例分析、培训资料等）。
（二）适用人员
企业全体员工（含正式员工、实习生、项目外包人员）、合作方参与文档撰写及审核的相关人员。
（三）适用场景
日常办公文件流转、项目全生命周期文档管理、跨部门协作信息同步、客户及合作伙伴沟通、企业知识库建设等场景。
三、撰写与编辑操作指南
（一）前期准备：明确需求与收集资料
需求分析：清晰界定文档的核心目标（如告知决策、规范流程、汇报进展等）、受众（如高层管理者、执行团队、客户等）及核心内容要点，避免偏离主题。
资料收集：根据需求收集必要的数据、案例、政策文件、技术资料等，保证信息来源准确、可靠；对复杂数据或专业内容，需提前与相关部门（如数据部、技术部）确认，避免信息偏差。
（二）结构设计：搭建逻辑框架
确定整体结构：根据文档类型设计基础通常包含封面、版本修订记录、目录、附件等模块（具体可参考“标准化示例”）。
规划章节逻辑：章节需遵循“总-分-总”或“问题-分析-解决”等逻辑结构，章节标题应简洁明确，层级清晰（建议不超过3级，如“1.→1.1→1.1.1”）。
（三）内容撰写：规范表述与核心要素
标题与摘要：
文档标题应准确概括核心内容，避免使用模糊或夸张词汇（如“关于……的探讨”建议改为“……实施方案”）；
摘要（适用于报告、方案类文档）需简明说明文档目的、核心结论及建议，字数控制在200-300字。
内容：
数据与事实：引用数据需注明来源（如“根据2023年部门统计”），避免使用“大概”“可能”等模糊表述；
专业术语：首次出现专业术语时需标注解释（如“API（应用程序接口）”），全文术语表述需统一；
图表使用：图表应有明确编号（如图1、表1）和标题，内容需与描述一致，复杂图表需附加数据说明或解读。
结尾与落款：
结尾可根据文档类型提出建议、总结或下一步行动计划；
落款注明编制部门/人、审核人、批准人及日期（多人协作时需明确分工）。
（四）格式标准化：统一视觉呈现
字体与字号：
一级标题黑体三号，二级标题黑体四号，三级标题黑体小四；
宋体小四，英文和数字使用TimesNewRoman字体；
图表、注释：楷体小五。
段落与间距：
段落首行缩进2字符，行距1.5倍，段前段后间距0.5行；
表格内文字居中，无特殊要求时表头加粗。
页眉页脚与编号：
页眉左侧注明文档名称，右侧注明页码（如“-1-”）；
章节编号自动（如使用Word“多级列表”功能），避免手动编号导致错漏。
（五）审核与修订：保证质量与合规
自审：编制人完成初稿后，需对照本规范检查内容完整性、逻辑连贯性及格式规范性，重点核对数据、术语、图表一致性。
交叉审核：涉及跨部门内容的文档，需提交相关业务部门审核确认业务细节准确性；技术类文档需由技术负责人审核专业内容。
终审：重要文档（如制度文件、合作协议）需提交部门负责人或分管领导终审，保证内容符合企业战略及合规要求。
修订记录：文档版本更新时，需在“版本修订记录”中注明修订人、修订日期、修订内容摘要（如“2023-10-15*某某修订项目周期”）。
（六）定稿与发布：规范存档与传递
版本确认：终审通过后，文档需标注最终版本号（如V1.0），避免使用“最终版”“最新版”等易混淆表述。
发布与存档：
内部文档通过企业OA系统、共享平台发布，设置查阅权限（如仅相关部门可见）；
涉密文档需按《企业保密管理制度》加密存储，禁止通过非加密渠道传递；
定期将重要文档归档至企业知识库，保证可追溯、可复用。
四、标准化示例
文档标题页模板
要素
内容要求
文档名称
简明扼要，如《公司项目管理办法》（避免使用“关于……的请示报告”等冗余表述）
版本号
规格式：V主版本号.次版本号（如V1.0，V1.1）
密级
普通/秘密/机密（根据内容重要性标注，默认为“普通”）
编制部门/人
部门全称+编制人姓名（如“市场部*某某”）
审核人
部门负责人或业务负责人姓名（如“技术部*某某”）
批准人
分管领导姓名（如“副总经理*某某”）
编制日期
YYYY-MM-DD（如2023-10-15）
章节结构模板
章节层级
示例标题
内容要求
一级标题
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