人力资源管理操作流程指南.docVIP

人力资源管理日常操作流程指南

一、员工入职办理流程

适用情境

适用于企业新员工（含内部调动员工）入职时，需完成的入职手续办理、信息登记、入职引导等全流程操作，保证员工顺利融入企业并规范人事档案管理。

操作流程详解

步骤1：入职通知与前期准备

发出入职通知：HR在员工入职前3个工作日，通过企业内部系统或邮件向员工发送《入职通知书》，明确入职时间、报到地点、需携带材料清单及注意事项。

内部准备：

确认员工岗位、职级及薪资标准，同步至财务部（用于薪资核算）及用人部门（用于工位、设备安排）。

准备入职材料：《员工入职登记表》《劳动合同书》《保密协议》《岗位职责说明书》等（一式两份，员工与企业各执一份）。

协调IT部门开通员工企业邮箱、OA系统、内部通讯工具（如企业）等账号权限。

安排工位、办公设备及办公用品（电脑、工牌、文具等），保证入职后可正常开展工作。

步骤2：材料提交与信息审核

员工提交材料：员工入职当日携带以下材料至HR部门：

证件号码原件及复印件（正反面复印在同一页）；

学历/学位证书原件及复印件；

离职证明（应届生提供就业推荐表或三方协议）；

近期1寸免冠照片2张（底色按企业要求）；

银行卡复印件（需注明开户行及员工姓名，用于薪资发放）；

其他材料（如体检报告、职业资格证书等，按岗位需求补充）。

HR审核材料：

核对原件与复印件一致性，保证材料真实、完整；

《员工入职登记表》需员工本人签字确认，信息包括个人基本信息、教育背景、工作经历、紧急联系人等，保证无遗漏或错误。

步骤3：入职手续办理

签订劳动合同：HR向员工说明劳动合同条款（含试用期、岗位职责、薪资结构、保密义务等），双方签字盖章后，企业留存原件，员工副本交由员工本人。

办理社保与公积金：

收集员工社保/公积金增员材料，在企业社保/公积金管理系统内提交新增申请，保证次月正常缴纳；

向员工说明社保（养老、医疗、失业、工伤、生育）及公积金个人缴纳比例及查询方式。

发放工牌与办公用品：向员工发放工牌（标注姓名、部门、工位号）、办公设备钥匙及办公用品，并指导工牌佩戴规范。

步骤4：入职引导与部门对接

企业级入职引导：HR向员工介绍企业基本情况：

企业文化、组织架构、核心业务及发展历程；

规章制度（考勤管理、请假流程、保密要求、行为规范等）；

办公区域指引（茶水间、卫生间、会议室、安全通道等）。

部门级入职对接：HR带领员工至用人部门，向部门负责人及同事介绍员工基本信息，明确岗位职责、工作目标及汇报关系；部门安排导师（资深员工）协助员工熟悉工作流程及业务内容。

步骤5：资料归档与信息录入

人事档案归档：将员工入职材料（入职登记表、复印件、劳动合同等）整理归档，按员工编号分类存放，保证档案完整、可追溯。

系统信息录入：在企业人力资源管理系统（HRM）中录入员工基本信息，包括：员工编号、姓名*、性别、出生日期、证件号码号、学历、岗位、入职日期、薪资标准、社保/公积金编号等，同步更新部门人员花名册。

相关表单模板

表1：员工入职登记表

项目

填写内容

备注

员工编号

（由HR系统自动）

姓名*

性别

出生日期

年月日

证件号码号

需与原件一致

学历

□本科□硕士□博士□其他

附学历证书复印件

联系方式

紧急联系人

紧急联系人电话

入职岗位

入职日期

年月日

期望薪资

以劳动合同为准

离职证明编号

（如有）

员工签字

日期：年月日

关键提示

材料审核需严格把关，尤其是证件号码、学历证书等关键信息，必要时可通过“学信网”等官方渠道验证学历真实性。

劳动合同签订需在员工入职后1个月内完成，避免因延迟签订引发劳动纠纷。

社保/公积金增员需在员工入职当月提交申请，保证缴费连续性（跨地区就业需注意转移接续流程）。

入职引导需注重双向沟通，及时解答员工疑问，帮助新员工快速适应环境。

二、员工转正评估流程

适用情境

适用于试用期员工（合同约定试用期）在试用期结束前，需完成的转正申请、考核评估及结果确认流程，保证员工符合岗位要求并正式成为企业正式员工。

操作流程详解

步骤1：试用期考核启动

HR提醒：试用期结束前15个工作日，HR通过系统或邮件向员工及用人部门发送《转正评估提醒》，明确提交材料截止时间（试用期结束前5个工作日）及考核标准。

部门准备：用人部门根据员工岗位职责，制定《试用期考核表》，包含工作态度、工作能力、工作业绩等维度（量化指标占比不低于60%），并提前与员工沟通考核内容。

步骤2：员工提交转正申请

填写申请表：员工登录HR系统或填写《员工转正申请表》，内容包括：试用期工作总结、主要业绩成果、自我评估、转正后工作计划等，需签字确认。

附加材料：可附试用期期间获得表彰、项目成果证明等材料（如有），作为考核参考。

步骤3：部门评估与反馈

直属上级评估：用人部门负责人根