企业费用审批流程模板.docVIP

一、适用场景说明

二、操作流程详解

（一）申请发起

申请人准备材料：申请人根据费用类型，整理相关明细（如费用用途、金额、消费时间、参与人员等），并附必要的证明材料（如报价单、行程单、消费清单等，电子版或纸质版按企业规定提交）。

填写审批表：通过企业OA系统或纸质版《企业费用审批表》，完整填写以下信息：

申请人基本信息（姓名、部门、工号、联系方式）

费用基本信息（费用类型、预算科目、申请金额、费用发生时间、关联项目名称（如涉及））

费用明细说明（分项列支，如“交通费：200元，高铁票；餐补：150元，2人，2天”）

费用用途及事由（简要说明支出目的，如“项目客户接待”“部门月度办公用品采购”）

提交申请：通过系统提交或逐级传递至审批人，保证信息准确无误后发起流程。

（二）部门初审

部门负责人审核：部门负责人收到申请后，重点审核以下内容：

费用是否在部门年度预算范围内，是否符合部门业务需求；

费用明细是否合理，是否存在超标准、重复申报等情况；

证明材料是否齐全、真实（如差旅行程是否与业务匹配、招待费用是否有接待对象说明）。

反馈意见：审核通过后，在审批表“部门审核”栏签署意见并签字（或系统确认），流转至下一环节；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

（三）财务审核

财务部门复核：财务负责人或专员收到申请后，重点审核：

费用是否符合企业财务制度及国家相关规定（如差旅补贴标准、招待费用限额）；

发票或票据类型是否合规（如增值税发票抬头、税号是否正确，电子发票是否合规）；

计算是否准确（如金额、报销比例是否符合规定）。

提出意见：审核通过后，签署“财务审核”意见；若发觉问题（如票据不合规、金额超标），与申请人沟通补充材料或调整金额，不通过则退回并说明理由。

（四）领导审批

分级审批：根据费用金额及类型，确定最终审批人（如：

金额≤5000元：部门负责人+财务负责人审批；

5000元＜金额≤20000元：分管副总审批；

金额＞20000元：总经理审批；

特殊费用（如大额采购）：需提交总经理办公会集体审批）。

审批决策：审批人结合业务必要性、预算情况，签署“审批意见”（同意/不同意），并注明审批理由（如同意：“符合预算，业务必要”；不同意：“超出年度预算，暂不批准”）。

（五）结果反馈

通知结果：审批流程全部结束后，由行政部或财务部通过系统/邮件/电话通知申请人审批结果（审批通过/驳回）。

材料归档：审批通过的申请表及附件，由财务部统一归档（电子档存档系统，纸质档定期装订），作为记账及审计依据。

（六）费用支付

财务支付：审批通过后，申请人凭审批表及合规票据至财务部办理报销或付款手续。

支付方式：按企业规定选择现金、银行转账或对公支付（如：差旅费可提前借款，事后冲抵；供应商货款需提供合同及发票）。

三、审批表单模板

企业费用审批表

基本信息

申请人

工号：部门：*联系方式：*

费用类型

□办公费用□差旅费用□业务招待□采购费用□其他：*

申请金额

大写：*小写：￥*

费用发生时间

年月日至年月日

关联项目（如涉及）

项目名称：*项目编号：*

费用明细

（分项列支，如：交通费、住宿费、餐费、物料采购等，可附页）

序号

费用项目

1

*

2

*

合计

*

费用用途及事由

（简要说明，如：“客户洽谈会议差旅”“部门打印机维修采购”）

证明材料清单

□发票□行程单□报价单□合同□消费清单□其他：*

审批流程

环节

审批人/部门

申请人

*

部门审核

部门负责人：*

财务审核

财务负责人：*

领导审批

审批人：*

备注

（如紧急费用请注明，或其他需说明事项）

四、关键注意事项

预算控制：所有费用申请需严格控制在部门年度预算内，超预算费用需提前提交预算调整申请，经审批后方可发起流程。

票据规范：报销时需提供合法合规的票据（如增值税发票、财政票据等），票据信息需与申请信息一致（抬头、金额、日期等），电子发票需打印并注明“已报销”字样。

时限要求：申请人需在费用发生后15个工作日内提交审批，逾期需说明原因；审批人需在收到申请后2个工作日内完成审核，特殊情况需延长时限需提前告知申请人。

特殊情况处理：如遇紧急业务（如突发客户接待、紧急维修），可先电话向部门负责人及财务负责人报备，事后1个工作日内补全审批流程及材料。

信息真实：申请人需对提交材料的真实性、完整性负责，若存在虚报、瞒报情况，将按企业规定追究责任。

流程追溯：审批流程全程留痕（系统记录或纸质签字），财务部定期对审批流程及费用支出进行抽查，保证合规性。