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公文文档处理模板体系应用指南

引言

公文是机关单位实施领导、规范管理、沟通协调的重要载体，其规范性直接影响工作效率与权威性。为统一公文格式、简化处理流程、提升文书质量，特制定公文文档处理模板体系，涵盖常用公文类型的标准化模板及操作规范，助力实现公文处理“标准化、规范化、高效化”，保证公文内容准确、流程合规、归档有序。

一、公文处理模板体系的适用范围与典型应用场景

本模板体系适用于各级机关、企事业单位日常办公中的各类公文处理，具体场景包括：

日常发文管理：如发布通知、通报、批复、函等，用于传达工作要求、回复来函、告知事项；

跨部门协作：如联合发文、会议纪要、协作方案等，用于明确部门职责、协调工作推进；

专项工作推进：如工作方案、总结报告、调研报告等，用于部署专项任务、汇报工作成效；

请示与汇报：如向上级单位的请示、工作汇报、情况说明等，用于请求指示、反馈工作进展；

会议组织：如会议通知、议程、发言材料、会议纪要等，用于规范会议流程、固化会议成果。

二、公文处理模板的标准操作流程

（一）明确公文类型与核心用途

根据工作需求确定公文类型（如“通知”“请示”“报告”等），明确核心目的（是告知事项、请求指示还是汇报工作），避免因类型混淆导致格式或内容偏差。例如：“请求追加年度预算”应选用“请示”文种，“汇报一季度工作完成情况”应选用“报告”文种。

（二）匹配对应模板文件

从模板库中选取与公文类型匹配的标准化模板，保证核心要素齐全：

发文类选用《发文稿纸模板》；

收文类选用《收文处理单模板》；

会议类选用《会议纪要模板》；

专项工作类选用《工作报告模板》。

若模板库无完全匹配模板，可在基础模板上调整，但需保留核心要素（如文号、标题、主送机关、发文机关等），不得随意删减必要字段。

（三）按模板要求填写核心内容

结合模板字段说明，准确填写公文信息，重点把控以下内容：

简明扼要概括核心内容，格式为“发文机关+事由+文种”（如“局关于2024年清明节放假安排的通知”）；

主送机关：顶格书写主要接收单位或部门，后加冒号；多个单位间用顿号分隔，避免使用“各有关单位”等模糊表述；

逻辑清晰、语言简练，包含“背景/依据—事项/要求—执行说明”等要素，段落首行缩进2字符，层次序号使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”规范格式；

附件：如有附件，注明附件名称及件数，格式为“附件：1.X”；

发文机关与成文日期：加盖单位公章，成文日期用阿拉伯数字标注（如“2024年4月3日”）。

（四）格式校对与初审

检查公文格式是否符合模板规范（字体用仿宋GB2312，标题二号小标宋简体，三号仿宋，行距28磅，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm），核对内容是否存在错别字、数据错误、逻辑矛盾等问题。由拟稿部门负责人进行初审，在“核稿人”位置签字确认（姓名用号代替，如“核稿人：主任”）。

（五）按流程审核与签发

根据公文重要性逐级提交审核，保证审批流程合规：

一般公文：部门核稿人→办公室文秘→分管领导；

重要公文：部门核稿人→办公室文秘→分管领导→主要领导。

审核人需在模板指定位置签署明确意见（如“同意印发”“请补充数据后再次报送”），并签字确认；签发人姓名用号代替（如“签发人：局长”）。

（六）印制与分发

审核通过后，按模板格式印制纸质公文（份数根据分发范围确定），加盖单位公章（骑缝章与正章齐全），通过OA系统、纸质传递或机要交换等方式分发至主送机关、抄送机关及相关人员，同步做好《公文分发登记表》记录（含文号、标题、份数、分发对象、分发人等信息）。

（七）归档管理

公文办理完毕后，将纸质版（含定稿、审核修改痕迹、分发签收单）与电子版（PDF格式，保留原始排版）一并归档。归档材料按“年度-文种-字号”分类存放，例如“2024年-通知-X局发〔2024〕10号”，归档目录清晰，便于后续查阅。

三、公文处理核心模板表格

模板一：公文基本信息登记表

字段名称

填写说明

示例

文号

发文机关代字+年份+顺序号，年份用六角括号“〔〕”括起

X局发〔2024〕10号

标题

简明扼要概括公文核心内容

关于开展2024年安全生产大检查的通知

主送机关

顶格书写，多个单位间用顿号分隔

各县（市、区）应急管理局，市直各有关单位

抄送机关

需知晓公文内容的单位，置于主题词下方，后加冒号

市办公室，市市场监督管理局

密级

根据内容标注“秘密”“机密”“绝密”或“公开”，无密级可不填

公开

紧急程度

标注“特急”“加急”或平件，无紧急要求可不填

平件

拟稿部门

起草公文的部门名称

市应急管理局安全生产科

拟稿人

起草人姓名，用*号代替

*

核稿人

部门负责人或指定核稿人，用*号代替

*

签发人

最终审批领导，职务+姓名（用*号代替）

签发人：*王副局长

成文日期

公文生效日