采购流程标准化合同审查流程模板.docVIP

一、适用范围

二、操作流程详解

（一）合同发起与前置准备

发起申请：采购专员*根据采购需求，完成供应商比选、谈判后，整理合同初稿（含供应商资质文件、报价单、技术规格书等附件），通过OA系统或合同管理平台提交《合同审查申请表》，明确合同类型、金额、主要条款及审查重点。

前置材料审核：采购部经理*对合同初稿及附件的完整性进行初审，重点核查：

供应商营业执照、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）是否在有效期内；

采购需求与合同标的、数量、规格是否一致；

报价是否符合公司预算审批结果。

初审通过后，流转至法务部；不通过则退回采购专员*补充材料或调整条款。

（二）法务专业审查

合规性审查：法务专员*重点审核合同主体、内容、程序是否符合法律法规及公司制度，包括：

合同主体资格（供应商是否具备履约能力，有无经营范围限制、失信记录等）；

核心条款（标的、数量、质量标准、交付期限、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等）是否明确、合法；

是否存在“霸王条款”或显失公平的约定（如供应商单方面免责、超长质保期等）。

风险提示：法务专员对审查中发觉的法律风险（如履约违约风险、知识产权风险、保密条款缺失等）进行标注，提出修改建议，形成《合同审查意见表》反馈至采购专员。

（三）财务协同审查

财务条款审核：财务专员*重点审查合同涉及的资金支付、税务、发票等条款，包括：

付款方式与进度是否符合公司财务制度（如预付款比例、到货款、质保金的约定）；

税费承担是否明确（如是否为含税价，发票类型、开具时间是否符合要求）；

是否存在大额现金支付或异常资金流向风险。

预算匹配性：核对合同金额是否在已审批的预算额度内，超预算部分需附《预算调整审批单》。审核通过后，在《合同审查意见表》中签字确认，流转至业务部门及分管领导。

（四）跨部门会签与审批

业务部门确认：需求部门负责人*对合同中的技术参数、服务标准、交付要求等内容进行复核，保证与采购需求一致，无遗漏或冲突。

分级审批：根据合同金额及重要性，按权限逐级审批：

5万元≤合同金额＜20万元：采购部经理、法务部经理、财务部经理联合审批后，报分管副总审批；

合同金额≥20万元：需经分管副总、总经理审批，重大合同（如战略采购、长期框架协议）还需提交总经理办公会审议。

最终定稿：所有审批通过后，采购专员*根据各部门意见修改合同文本，形成终稿，由法定代表人或授权代表签字盖章，同步扫描存档至合同管理系统。

（五）合同履行与归档

履行跟踪：采购专员负责跟踪合同履行情况（如交付进度、验收结果、付款节点等），定期向相关部门反馈；法务专员对履行中的争议提供法律支持。

归档管理：合同原件（含审批流程文件、附件）由采购部统一归档，电子档案同步至公司档案系统，保存期限不少于合同履行完毕后5年（涉及长期合作的合同保存期限可延长）。

三、配套工具表单

（一）合同审查申请表

项目名称

合同编号

采购类型（□货物□服务□工程）

供应商名称

合同金额（元）

预算编号

合同主要内容

（标的、数量、核心条款等）

附件清单

（报价单、资质文件、技术规格书等）

采购专员意见

签名：*

采购部经理意见

签名：*

提交审查日期

（二）合同条款核对表

审查类别

核查要点

审查结果（□符合□需修改□不合规）

修改意见

合同主体

供应商资质、经营范围、法定代表人信息是否有效

标的与数量

名称、规格、型号、数量是否与采购需求一致

质量标准

是否明确国家标准、行业标准或双方约定的技术参数

履约期限

交付/服务开始时间、截止时间是否明确，是否符合项目进度要求

付款方式

预付款、进度款、尾款比例及支付条件是否合理，是否符合财务制度

违约责任

双方违约情形、违约金计算方式是否公平、合法

争议解决

约定诉讼或仲裁，管辖地/仲裁机构是否明确

保密条款

是否约定保密范围、期限及违约责任（如涉及商业秘密）

审查人

日期：年月*日

（三）审批意见表

审批环节

审批部门

审批意见（□同意□修改后同意□不同意）

意说明

审批人

日期

法务审查

法务部

*

月日

财务审查

财务部

*

月日

业务部门复核

需求部门

*

月日

分管领导审批

分管副总/总经理

*

月日

四、风险防控要点

条款严谨性：避免使用“尽可能”“大概”等模糊表述，质量标准、交付时间、违约责任等需量化或明确约定；禁止设置与采购需求无关的附加条款。

供应商资质复核：审查供应商的营业执照、生产/经营许可证、行业资质证书原件，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”核实其经营异常、严重违法失信等信息。

金额与支付安全：付款进度与履约节点（如验收合格、质保期满）强关联，预付款比例原则上不超过合同金额的30%；严禁向个人账户支付合同款项。

争议解决优先级：优先选择诉讼方式（约定公司所在地法院管辖），避免约定不明确的仲裁机构（如“某地仲