合同管理标准化审查及执行跟进记录表.docVIP

合同管理标准化审查及执行跟踪记录表

一、适用场景与价值定位

本工具适用于企业法务部门、业务部门、项目组等主体对各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等）的全生命周期管理。通过标准化审查流程保证合同合规性、风险可控性，通过执行跟踪记录实现合同履行过程的动态监控，可有效规避合同纠纷、降低履约风险、提高管理效率，支撑企业战略目标落地。

二、标准化操作流程详解

（一）合同接收与信息登记

责任主体：行政/业务部门对接人

操作步骤：

收到合同文本（含电子版与纸质版）后，第一时间核对合同基本信息（合同名称、签约主体、金额、签订日期、主要条款等）是否完整；

在“合同管理台账”中进行登记，分配唯一合同编号（规则：年份+部门简称+序号，如“2024采001”），并将合同扫描存档至指定文件夹；

填写《合同管理审查及跟踪记录表》中“合同基本信息”部分，明确合同类型（采购/销售/服务等）、履行期限、关联项目/订单编号等。

（二）多维度合同审查

责任主体：法务专员牵头，业务部门、财务部门、审计部门（如需）协同

审查要点与步骤：

主体资格审查：核查签约方营业执照、资质证书、授权委托书（如为代理人签约）等文件是否有效，避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约；

条款合规性审查：重点检查合同主体、标的、数量、质量、价款/报酬、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等核心条款是否符合《民法典》等法律法规要求，是否存在“霸王条款”；

商业条款合理性审查：结合业务目标评估价款、支付方式、交付周期等条款是否合理，是否存在履约风险（如预付款比例过高、质保期过短等）；

风险点标注：对审查中发觉的潜在风险（如对方违约责任约定模糊、知识产权归属不明等）在记录表中“审查意见”栏详细标注，并明确“修改建议”。

输出结果：法务专员汇总各部门审查意见，形成《合同审查意见表》，反馈至业务部门对接人。

（三）审查意见反馈与合同修订

责任主体：业务部门对接人

操作步骤：

收到《合同审查意见表》后，与合同对方就需修改条款进行沟通协商，保证修订内容符合双方利益且规避风险；

将修订后的合同文本重新提交法务专员复核，直至风险点消除；

在记录表中“修改情况”栏填写“已修订条款内容”“修订后风险状态”（如“已消除”“仍需关注”），并附修订前后对比说明（如条款较多可标注页码）。

（四）合同签订与归档

责任主体：行政/法务部门

操作步骤：

审核通过的合同，由法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章（合同专用章），保证签字与印章备案信息一致；

合同签订后3个工作日内，向对方寄送正式合同文本（如需），并保留邮寄凭证；

将合同正本（纸质版）、《合同审查意见表》、修订说明等资料整理归档，在记录表中“归档信息”栏填写“归档日期”“档案编号”“存放位置”，同步更新电子档案库。

（五）合同执行动态跟踪

责任主体：业务部门负责人、项目经理

跟踪维度与频率：

履行进度跟踪：按合同约定节点（如供货阶段、服务里程碑、付款节点）记录计划完成时间与实际完成时间，填写“执行跟踪表”中“履行阶段”“进度说明”（如“第一批货物已交付，第二批延迟3天，原因为供应商生产异常”）；

款项支付跟踪：记录每笔预付款、进度款、尾款的支付计划日期、实际支付日期、支付金额，核对发票与合同约定是否一致；

变更/解除跟踪：如合同履行中发生变更（如标的物调整、期限延长），需留存书面变更协议，并在记录表中“变更记录”栏注明变更内容、双方确认日期、影响范围；

验收/质量跟踪：按合同约定进行阶段性验收或最终验收，记录验收日期、验收结果（合格/不合格）、不合格项处理情况，留存验收报告。

频率要求：长期履行的合同（如年度服务合同）每月跟踪1次，短期合同（如单次采购合同）按关键节点跟踪，重大风险合同每周跟踪。

（六）风险预警与闭环管理

责任主体：法务专员、业务部门负责人

操作步骤：

当跟踪发觉履约异常（如对方逾期交付、付款延迟、质量不达标）时，立即在记录表中“风险记录”栏标注“风险描述”“风险等级”（高/中/低，如“对方逾期15天未交付，影响项目进度，等级：高”）；

制定应对措施（如发催告函、协商违约金、启动法律程序等），明确责任人与处理时限，跟踪措施执行效果；

风险解决后，在“处理结果”栏填写“解决日期”“最终状态”（如“已恢复履行”“协商解除”），并更新合同履行状态；

每季度对风险事件进行复盘，分析原因并优化合同审查与跟踪标准。

三、合同管理审查及跟踪记录表（模板）

合同基本信息

字段名称

填写内容

字段名称

填写内容

合同编号

（按规则分配，如2024采001）

合同类型

□采购□销售□服务□租赁□其他

合同名称

签订日期

年月日

甲方（我方）

名称：

乙方（对方）

名称：

统一社会信用代码

统一社会信用代码

合同金额

大写：

小写：

币种：