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2026年建材制品公司采购合同履约跟踪管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购合同履约跟踪管理工作，确保采购合同全面、及时、合规履行，保障公司生产经营所需原材料、零部件及相关服务的稳定供应，降低采购风险和合同违约损失，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合公司建材制品生产经营实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有采购合同的履约跟踪管理，包括原材料采购、设备采购、外协加工服务、物流运输服务等与生产经营相关的采购合同，涵盖合同签订后至履行完毕的全过程跟踪管理活动。

第三条采购合同履约跟踪遵循“全程跟踪、责任到人、及时预警、闭环处置”的原则，以采购合同约定为依据，明确各环节跟踪责任，确保合同履约情况实时可控，及时处理履约过程中的各类问题。

第四条公司采购部门为采购合同履约跟踪管理的归口管理部门，负责合同履约的全程跟踪、信息收集、问题协调及归档管理；生产部门、仓储部门负责接收货物、核实数量及反馈使用需求；质量技术部门负责采购货物的质量检验及不合格产品处置；财务部门负责合同款项支付审核及结算管理；各相关部门配合做好履约跟踪相关工作。

第二章履约跟踪准备与初始核对

第五条采购合同签订生效后，采购部门应在3个工作日内完成履约跟踪准备工作：明确合同履约跟踪责任人，建立《采购合同履约跟踪台账》，详细记录合同编号、供应商名称、联系方式、采购标的、规格型号、数量、质量标准、交付期限、交付地点、付款方式、违约责任等核心条款信息。

第六条跟踪责任人应在合同签订后5个工作日内，与供应商进行履约前沟通，再次确认合同核心条款的理解一致性，明确交付计划、运输方式、验收要求等关键事项，提醒供应商严格按合同约定组织生产或备货，避免因信息偏差影响履约。

第七条采购部门应将采购合同副本及时分发至生产、仓储、质量技术、财务等相关部门，告知合同关键履约要求，确保各部门提前做好接收、检验、付款等准备工作，形成履约协同机制。

第三章履约过程跟踪管理

第八条交付进度跟踪：跟踪责任人应按合同约定的交付期限，提前与供应商沟通确认生产进度或备货情况。对于交付周期较长的采购项目，应每周至少沟通一次；交付周期较短的，应至少提前3个工作日确认发货安排。若供应商出现生产延误、产能不足等可能影响交付的情况，应及时核实原因，记录相关信息并预警。

第九条质量标准跟踪：跟踪责任人应将合同约定的质量标准、检验要求及时传递给质量技术部门，确保检验工作有明确依据。在货物交付前，可要求供应商提供产品质量检验报告等佐证材料，提前核实质量是否符合约定；对关键原材料或重要设备，可根据需要赴供应商现场核查生产过程质量控制情况。

第十条交付与接收跟踪：供应商发货后，跟踪责任人应及时获取发货凭证、运输信息，告知仓储部门做好接收准备。货物到达后，仓储部门应在2个工作日内完成数量清点、包装检查，核对货物名称、规格型号、数量与合同约定是否一致，并将接收情况反馈给采购部门；质量技术部门应按合同约定及检验标准，在3个工作日内完成质量检验，出具检验结果。

第十一条款项支付跟踪：财务部门应根据采购合同约定的付款条件、付款期限，结合采购部门提供的履约进度证明、仓储部门的接收记录、质量技术部门的检验合格报告等资料，审核付款申请。跟踪责任人应及时跟踪付款进度，确保款项按合同约定支付；若因供应商履约不符合约定需暂缓付款的，应及时告知财务部门并向供应商说明理由。

第十二条服务履约跟踪：对于包含安装、调试、技术培训等服务条款的采购合同，跟踪责任人应跟踪供应商服务履约情况，协调相关部门配合服务实施，核实服务质量是否符合合同约定，收集使用部门的服务评价，确保服务条款全面履行。

第四章履约异常处理

第十三条履约异常包括供应商逾期交付、交付货物数量不符、质量不合格、服务不到位、擅自变更合同条款等违反合同约定的情形，以及因市场变化、政策调整、自然灾害等不可抗力导致的履约困难。

第十四条发现履约异常后，跟踪责任人应在1个工作日内核实异常情况，收集相关证据材料，明确异常原因、影响范围及损失程度，填写《采购合同履约异常处理单》，报采购部门负责人。

第十五条对于轻微履约异常（如轻微延迟交付、少量包装破损不影响使用等），采购部门应及时与供应商沟通，要求其限期整改或采取补救措施，确保不影响公司生产经营；整改完成后，跟踪验证效果并记录存档。

第十六条对于严重履约异常（如严重逾期交付、批量质量不合格、关键条款违约等），采购部门应牵头组织生产、质量技术、财务等相关部门评估影响，拟定处理方案（包括要求供应商承担违约责任、更换货物、退货退款、解除合同等），报公司管理层审批后执行。处理过程中应保持与供应商的有效沟通，必要时通过法律途径维护公司合法权益。

第十七条因不可抗力导致履约困难的，应