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技术文档编写规范与格式标准模板
一、适用场景与核心目标
本规范适用于技术团队在产品研发、项目交付、知识沉淀等场景下的各类技术文档编写，包括但不限于需求规格说明书、系统设计文档、接口文档、用户操作手册、测试报告、部署文档等。通过统一格式与内容标准，保证文档的规范性、易读性和可维护性，降低跨角色沟通成本，为项目全生命周期提供可靠的信息支撑，同时便于新成员快速理解文档逻辑和历史文档的复用。
二、文档编写的标准化操作流程
（一）前期准备：明确文档定位与受众
确定文档类型：根据项目阶段（如需求分析、设计开发、测试验收、运维支持）选择对应文档类型（如需求文档、设计文档、测试报告等），明确文档的核心目标（如描述功能逻辑、指导系统部署、辅助用户操作等）。
分析受众特征：区分文档使用对象（如开发人员、测试人员、产品经理、终端用户），调整内容深度与表述方式。例如给开发人员的接口文档需包含技术参数和调用示例，给用户的操作手册需侧重步骤描述和常见问题解答。
（二）结构规划：搭建文档框架与大纲
参考标准模板结构：根据文档类型，从“三、标准化模板”中选取对应框架（如需求文档包含引言、需求概述、功能需求、非功能需求等章节），明确各章节的核心内容与逻辑关系。
细化章节层级：每个章节设置子章节（如“功能需求”可拆分为“用户管理模块”“权限控制模块”等），保证层级清晰（建议不超过3级），避免内容交叉重复。
（三）内容编写：填充核心要素并规范表述
遵循“结论先行”原则：重要结论或核心信息前置，如需求文档中优先说明“系统需支持用户通过手机号验证码登录”，再展开技术实现细节。
使用标准化术语：对领域内专有名词（如“微服务架构”“RESTful接口”）保持定义统一，避免口语化表述（如“用手机号收个码就能登录”改为“通过手机号获取验证码完成身份认证”）。
补充必要支撑材料：复杂逻辑需配图表（如流程图、架构图、时序图）辅助说明，图表需编号（如图1、表1）并添加标题，中需标注“如图1所示”，保证图文对应。
（四）格式调整：统一视觉规范与排版
字体与字号：标题用黑体（一级标题三号、二级标题四号、三级标题五号），用宋体五号，英文和数字用TimesNewRoman五号。
段落与间距：段落首行缩进2字符，行距1.5倍，段前段后间距0.5行；图表与间距1行，图表标题居中（五号黑体）。
编号与引用：章节编号采用“1-1-1”格式（1章-1节-1条），图表编号按章节独立编号（如图1-1表示第1章第1个图）。
（五）审核与修订：多轮校验保证质量
自检自查：编写者对照“三、内容要素检查表”检查内容完整性（如需求文档是否覆盖所有功能点）、逻辑一致性（如前后描述是否矛盾）、格式规范性（如字体、编号是否符合要求）。
交叉审核：邀请相关角色人员参与审核（如需求文档需产品经理、开发人员、测试人员共同审核），重点核对技术可行性、需求覆盖度和用户场景完整性。审核意见需书面记录（如通过文档批注或评审会议纪要），编写者逐条修订并标记修改状态（如“已修改”“待确认”）。
终审发布：由项目经理或文档负责人确认修订完成，最终版本并标注版本号（如V1.0）、发布日期、审核人（如“审核：*工”），归档至项目文档库。
三、标准化模板与规范表格
（一）通用文档结构模板（以需求规格说明书为例）
章节
子章节（示例）
核心内容要点
1引言
1.1目的与范围
说明文档编写目的（如明确系统需求边界）、适用范围（如覆盖用户端功能，不含后台管理）
1.2术语定义
列出文档中特有术语（如“用户画像”指基于用户行为数据构建的用户特征模型）
1.3参考资料
列出依据的文档（如《产品需求原型V2.0》《行业安全规范》）
2需求概述
2.1系统目标
描述系统需达成的业务目标（如提升用户注册转化率30%）
2.2用户特征
分析用户类型（如新用户、老用户）及使用习惯
3功能需求
3.1用户管理模块
3.1.1注册功能（输入项：手机号、密码；输出项：注册成功提示）3.1.2登录功能（支持验证码/密码登录，失败提示）
3.2订单管理模块
（按子模块拆分功能点，明确输入、输出、处理逻辑）
4非功能需求
4.1功能需求
并发用户数≥1000，页面响应时间≤2秒
4.2安全需求
用户密码加密存储，敏感操作需二次验证
5附录
5.1需求跟进矩阵
关联需求编号与测试用例（如REQ-001对应TC-001）
（二）文档格式规范表
格式元素
规范要求
字体（中文）
黑体；宋体；备注：仿_GB2312
字体（英文/数字）
TimesNewRoman
字号
一级三号；二级四号；三级五号；/图表五号
段落间距
行距：1.5倍；段前段后：0.5行；首行缩进：2字符
图表编号
按章节独立编号，如图1-1（第1章第1个图）、表2-3（第2
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