采购申请与审批工具包.docVIP

通用采购申请与审批工具包

一、适用范围与典型应用场景

本工具包适用于各类企业、事业单位及社会组织内部采购活动的规范化管理，涵盖物资采购、服务采购、工程采购等多种类型。典型应用场景包括：

日常办公需求：如新员工入职采购办公设备（电脑、文具）、部门常规耗材补充（打印纸、墨盒）等；

业务开展支持：如项目实施所需原材料采购、技术服务外包（设计、咨询）、市场活动物料制作等；

资产更新维护：如生产设备维修配件更换、办公家具添置、IT系统软硬件升级等；

临时性采购：如应急维修材料、突发活动所需物资等。

通过标准化流程，保证采购活动合规、高效，兼顾成本控制与业务需求满足。

二、标准化操作流程指引

采购申请与审批需严格遵循“需求提报-部门初审-专业审核-领导审批-执行反馈”的闭环流程，具体步骤

步骤1：采购需求发起与申请单填写

发起人：业务部门负责人或指定需求对接人（如部门主管）；

操作要求：

明确采购需求，包括物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途说明、期望交付时间等关键信息；

附件准备：根据采购类型补充必要材料，如技术参数要求（设备采购）、服务方案（服务外包）、比价记录（单笔金额超*万元需提供至少3家供应商报价）等；

登录采购管理系统或填写《采购申请单》（见第三部分模板），保证信息真实、完整，无漏填项。

步骤2：部门初审

审核人：申请人所在部门负责人（如部门经理）；

审核重点：

需求合理性：是否符合部门年度工作计划及业务必要性；

预算匹配性：采购金额是否在部门预算额度内，超预算需说明资金来源；

信息完整性：申请单及附件是否齐全，规格参数是否清晰；

结果处理：审核通过后流转至下一环节；审核不通过需注明原因并退回申请人修改。

步骤3：专业部门审核

审核部门：采购管理部（或行政部）、财务部；

采购部审核重点：

采购合规性：是否符合公司《采购管理制度》，是否属于集中采购目录内物品；

市场行情：预估单价是否合理，必要时开展市场调研或比价；

供应商资质：若涉及指定供应商，需核查其营业执照、相关资质证书等；

财务部审核重点：

预算准确性：预算金额与财务系统数据是否一致，资金支付计划是否可行；

成本控制：是否符合成本节约原则，是否存在更优采购方案；

结果处理：双部门均审核通过后进入审批环节；任一部门不通过需反馈具体意见并退回。

步骤4：领导审批

审批层级：根据采购金额及类型分级审批，示例标准（企业可根据自身规模调整）：

金额≤万元：由分管副总（如副总*）审批；

万元＜金额≤万元：由总经理（如总经理）审批；

金额＞*万元或重大资产采购：提交总经理办公会集体审议；

审批重点：业务重要性、预算合理性、合规性及公司战略匹配度；

结果处理：审批通过后《采购审批确认单》，反馈至采购部；审批不通过需明确理由，终止流程或退回重新申请。

步骤5：采购执行与结果反馈

执行部门：采购管理部（或授权业务部门）；

操作要求：

根据审批结果选择供应商，签订采购合同（金额超*万元需签订书面合同）；

跟踪订单进度，保证按时交付，验收时需由需求部门、采购部共同签字确认；

将采购结果（供应商名称、合同金额、交付时间等）录入系统，反馈至申请人及财务部。

步骤6：资料归档

归档内容：《采购申请单》《采购审批确认单》、比价记录、合同文本、验收单、发票复印件等；

归档要求：按“一单一档”原则，电子版备份至服务器，纸质版由行政部或档案室统一保存，保存期限不少于*年。

三、采购申请单及审批流程模板

表1：采购申请单

申请单号：

日期：年月日

申请人信息

姓名：*部门：*联系方式：*

采购基本信息

采购类型：□物资□服务□工程□其他物品/服务名称：

规格型号/技术要求：

单位：数量：预估单价（元）：预算总额（元）：

用途说明：（简述采购目的及使用场景）

期望交付时间：年月日附件清单：□技术参数□比价记录□方案书□其他

部门初审意见

□同意，流转至采购部审核人签字：*日期：年月日□不同意，原因：

采购部审核意见

□符合采购规定，同意流转审核人签字：*日期：年月日□需补充材料：□需重新比价□其他意见：

财务部审核意见

□预算合规，同意流转审核人签字：*日期：年月日□超预算/预算不符，原因：

领导审批意见

□同意审批审批人签字：*职务：*日期：年月日□不同意审批，原因：

采购结果反馈

供应商名称：合同金额（元）：交付日期：验收人签字：*

表2：采购审批流程图（文字版）

申请人填写申请单→部门负责人初审→采购部审核（合规性、比价）→财务部审核（预算）→分级领导审批→采购部执行→需求部门验收→资料归档

四、关键注意事项与风险提示

预算刚性原则：严禁无预算、超预算采购，确需调整预算的需按流程报批，避免资金使用失控。

合规优先：采购过程