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员工档案调动流程标准化文档

一、引言

为规范公司员工档案调动管理，确保档案信息的准确性、完整性与安全性，提高人事管理效率，保障员工与公司的合法权益，特制定本流程标准化文档。本流程旨在明确员工档案调动过程中的职责分工、操作步骤及注意事项，确保每一项调动都有据可查、有序进行。

二、适用范围

本流程适用于公司内部所有因员工岗位变动、部门调整、跨区域调动、入职、离职、退休等原因引起的员工档案（包括纸质档案与电子档案）的接收、转出、交接与管理工作。

三、调动流程

（一）档案调动申请与审批

1.申请发起：当员工发生符合本流程第二条规定的变动情况时，由员工所属部门或人力资源部相关负责人根据实际情况，判断是否需要进行档案调动。如需调动，由发起部门填写《员工档案调动申请表》（以下简称《申请表》）。《申请表》应清晰注明员工基本信息、调动原因、原档案存放地、拟接收档案部门或机构、调动日期等关键信息，并附上相关证明材料（如调动通知、任命书等）。

2.内部审批：《申请表》需经发起部门负责人审核签字后，提交至人力资源部。人力资源部档案管理专员对《申请表》及附件材料的完整性、合规性进行初步审核。审核通过后，按公司权限划分规定，报请人力资源部负责人及相关分管领导审批。涉及跨部门或重要岗位人员的档案调动，需履行更高级别的审批程序。

3.审批结果反馈：审批完成后，人力资源部应及时将审批结果反馈给发起部门。对于审批通过的，进入档案交接与转递环节；对于未通过的，应说明原因并退回发起部门。

（二）档案交接与转递

1.档案整理与核对：档案原存放部门（或人力资源部档案管理岗）在接到审批通过的《申请表》后，应在规定时限内（通常为X个工作日，具体时限根据公司实际情况确定）对拟调动员工的档案材料进行全面整理。整理内容包括：核对档案材料是否齐全、准确，有无遗漏或涂改；检查档案材料的排序是否符合公司档案管理规定；确保电子档案与纸质档案内容一致。

2.交接清单制作：整理核对无误后，制作《员工档案材料交接清单》（以下简称《交接清单》）。《交接清单》应详细列出档案内所有材料的名称、份数、页数等信息，并由档案移交人签字确认。

3.档案封存与标记：纸质档案需用公司统一的档案袋或档案盒进行封存，并在封条上注明档案编号、员工姓名、调动日期及移交人签字。电子档案应进行加密备份，并做好相应的标识。

4.档案转递：

*内部调动：若为公司内部部门间调动，档案移交人应将封存好的纸质档案及《交接清单》当面移交给档案接收部门的指定接收人。双方需共同核对档案封存情况及《交接清单》内容，确认无误后，在《交接清单》上签字交接，并各自留存一份作为凭证。电子档案可通过公司内部安全网络进行传输，并由接收人确认接收。

*外部转出：若档案需转递至公司外部机构（如其他单位、人才交流中心等），应根据接收方要求及国家相关规定选择合适的转递方式（如机要邮寄、专人送取等），严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。转递时需附上《交接清单》，并由接收机构在《档案转递回执》上签字盖章后带回存档。

*外部接收：若从公司外部接收员工档案，档案管理人员应仔细核对《交接清单》与档案材料是否相符，档案材料是否真实、有效。核对无误后，在《交接清单》上签字确认，并及时将档案信息录入公司档案管理系统。

（三）档案接收与归档

1.档案接收核对：档案接收部门或人员在收到档案后，应立即对档案的完整性、封存情况进行检查。对于纸质档案，需核对封条是否完好，然后对照《交接清单》逐一清点档案材料。对于电子档案，需检查文件是否完整、可读。

2.接收确认与登记：核对无误后，接收人在《交接清单》上签字确认，并将《申请表》、《交接清单》及相关审批材料一并存档。同时，在公司档案管理系统中更新档案的存放位置、保管人等信息。

3.档案归档管理：接收部门应按照公司档案管理规定，将接收的员工档案及时进行分类、编号、登记后，存入指定的档案柜或档案管理系统，确保档案存放有序、安全。

四、职责分工

1.发起部门：负责根据员工变动情况，及时、准确地发起档案调动申请，填写《申请表》并提供相关证明材料，配合人力资源部进行必要的信息核实。

2.人力资源部：作为员工档案管理的归口部门，负责《申请表》的审核与报批；指导和监督档案的整理、交接与转递工作；确保档案调动流程的规范执行；负责公司级档案管理系统的维护与更新；对档案的保密性、安全性负总责。档案管理专员具体执行档案的接收、转出、核对、登记、保管等日常工作。

3.档案移交部门：负责按要求整理、核对拟调动的档案材料，制作《交接清单》，确保档案材料的完整性和准确性，并按时完成档案的移交工作。

4.档案接收部门：负责对接收的档案进行认真核对、确认接收，并按照规定进行归档管理。

五、档案管理要