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行政人事档案管理流程

人事档案作为记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况的重要载体，是企业人力资源管理的核心组成部分。科学、规范的人事档案管理，不仅能够为企业人力资源配置、考核奖惩、薪酬福利等决策提供客观依据，更能有效维护企业与员工的合法权益。本文将系统阐述行政人事档案管理的完整流程，旨在为相关从业者提供一套专业、严谨且具实用价值的操作指引。

一、档案管理的基本原则与目标

在深入探讨流程之前，首先需明确人事档案管理所应遵循的基本原则。这些原则是确保档案管理工作有序、高效进行的基石。

真实性原则是档案管理的生命线。档案材料必须真实反映员工的客观情况，严禁任何形式的伪造、篡改。归档材料需经过严格审核，确保其来源可靠、内容属实。

完整性原则要求档案材料应全面、系统地记录员工从入职到离职（或退休）的整个职业生涯关键信息。从入职登记表到离职证明，从年度考核到奖惩记录，每一个重要节点的材料都应妥善收集归档。

保密性原则是档案管理的核心纪律。人事档案包含大量员工个人敏感信息，档案管理人员必须严守保密制度，未经授权不得擅自查阅、复制、摘抄、传播档案内容。

规范性原则贯穿于档案管理的全过程，从材料的收集、整理、鉴定、保管到利用、转递、销毁，都必须遵循统一的制度规范和操作标准，确保档案管理工作的标准化和制度化。

动态管理原则强调档案内容应随着员工个人情况和工作经历的变化而及时更新，保证档案的时效性和现势性，使其能够准确反映员工的最新状况。

档案管理的终极目标在于服务。通过规范管理，确保档案的安全与完整，以便在需要时能够快速、准确地提供利用，满足企业人力资源管理和各项业务开展的需求。

二、档案的建立与接收

档案的建立与接收是档案管理流程的起点，其质量直接影响后续管理工作的效率与效果。

员工入职档案建立是首要环节。当新员工入职时，行政人事部门应及时收集其个人基本材料，主要包括但不限于：入职登记表、个人简历、身份证明复印件、学历学位证书复印件、职业资格证书复印件、与原单位解除或终止劳动合同的证明、社会保险缴纳证明、体检报告等。对于应届毕业生，还需包含毕业生就业报到证、学籍档案等材料。档案管理人员需对收集到的材料进行初步审核，检查材料的完整性、规范性和真实性，对不符合要求的材料应及时通知员工补充或更正。审核无误后，为每位员工建立独立的档案卷宗，并编制唯一的档案编号，以便于识别和管理。

外部档案接收主要涉及员工从其他单位调入时，其原有人事档案的转入。在此过程中，档案管理人员需严格核对档案转递通知单与档案材料是否相符，检查档案密封是否完好，档案材料是否齐全、真实。如发现问题，应立即与原档案管理单位联系核实解决，确保接收的档案材料准确无误。

三、档案材料的日常管理与归档

档案建立后，日常管理与材料归档工作是保持档案完整性和现势性的关键。

材料的收集与甄别是日常管理的基础。档案管理人员应主动、及时地收集员工在工作期间产生的各类应归档材料，例如：劳动合同、岗位变动记录、工资调整审批表、年度考核登记表、奖惩决定、培训结业证书、职称评审材料、党团材料、重要家庭成员及社会关系变动材料等。对于收集到的材料，需仔细甄别其真实性、有效性和关联性，确保只有与员工个人职业发展和企业管理相关的重要材料才能进入档案。

材料的整理与归档需遵循一定的规则。首先，对材料进行分类，可参照《干部档案材料收集归档规定》或企业内部制定的分类标准，通常分为履历材料、鉴定考核考察材料、学历学位专业技术职务职业资格材料、奖惩材料、党团材料、工资待遇任免材料等类别。其次，对材料进行排序和编写页码，确保材料顺序合理，便于查阅。最后，将整理好的材料装入档案袋或档案盒，并在档案目录中详细记录材料名称、份数、页数、归档日期等信息。

档案库房管理是保障档案安全的重要环节。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光等“六防”条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。建立严格的库房出入登记制度，非档案管理人员未经许可不得进入。档案存放应按照档案编号顺序排列，做到定位存放，便于存取。定期对档案进行清点核对，确保账物相符。

四、档案的查阅与利用

档案的查阅与利用是实现档案价值的重要途径，但必须在严格的制度约束下进行，以确保档案的安全与保密。

查阅权限与审批是档案查阅的第一道关口。企业应明确规定不同层级人员的档案查阅权限。一般而言，因工作需要查阅员工档案，须由所在部门提出申请，经行政人事部门负责人批准后方可查阅。查阅高层管理人员或涉及敏感信息的档案，还需报请企业分管领导或主要负责人批准。查阅者需出示有效身份证件，并履行登记手续。

查阅要求与规范是确保档案完整的重要保障。查阅档案时，一般应在指定的阅档室进行。查阅者应爱护档案材料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁复制、拍摄、摘抄档案