原创力文档- 1、原创力文档（book118）网站文档一经付费（服务费），不意味着购买了该文档的版权，仅供个人/单位学习、研究之用，不得用于商业用途，未经授权，严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等，侵权必究。。
- 2、本站所有内容均由合作方或网友上传，本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺！文档内容仅供研究参考，付费前请自行鉴别。如您付费，意味着您自己接受本站规则且自行承担风险，本站不退款、不进行额外附加服务；查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档，您可以点击 这里二次下载。
- 3、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等，请点击“版权申诉”（推荐），也可以打举报电话：400-050-0827(电话支持时间：9:00-18:30)。
- 4、该文档为VIP文档，如果想要下载，成为VIP会员后，下载免费。
- 5、成为VIP后，下载本文档将扣除1次下载权益。下载后，不支持退款、换文档。如有疑问请联系我们。
- 6、成为VIP后，您将拥有八大权益，权益包括：VIP文档下载权益、阅读免打扰、文档格式转换、高级专利检索、专属身份标志、高级客服、多端互通、版权登记。
- 7、VIP文档为合作方或网友上传，每下载1次， 网站将根据用户上传文档的质量评分、类型等，对文档贡献者给予高额补贴、流量扶持。如果你也想贡献VIP文档。上传文档
采购订单审批及物流跟踪管理模板
一、适用场景与价值
本模板适用于制造业、零售业、服务业等各类需要规范化采购流程的企业，尤其适合采购部门、财务部门、仓储部门及业务部门协同工作场景。通过标准化采购订单审批流程，可明确各环节职责，避免审批遗漏或重复；通过物流跟踪管理，实时掌握订单动态，保证物料按时到货，降低库存成本与生产延误风险，提升采购效率与供应链透明度。
二、全流程操作指引
（一）采购订单审批流程
目标：保证采购需求合理、预算合规、供应商选择规范，从源头控制采购风险。
步骤1：采购需求提报
责任人：需求部门（如生产部、行政部）
操作说明：
需求部门根据业务需求（如生产计划、物料消耗、办公需求等），填写《采购申请单》，注明物料名称、规格型号、数量、预计到货日期、用途及预算金额。
部门负责人对需求的必要性及合理性进行审核，签字确认后提交至采购部。
关键输出：《采购申请单》（需部门负责人签字）
步骤2：采购部初审
责任人：采购部专员*
操作说明：
接收《采购申请单》，核对需求信息的完整性（如规格、数量、用途是否明确），确认预算是否在部门可控范围内。
根据采购需求，查询现有库存（若涉及），避免重复采购；同步筛选合格供应商（优先从合格供应商名录中选择，新供应商需完成资质评估）。
与需求部门沟通确认采购细节（如技术参数、交货期），形成初步采购方案，提交至财务部审核。
关键输出：《采购订单（草案）》
步骤3：财务部预算审核
责任人：财务部专员*
操作说明：
核对《采购订单（草案）》中的预算金额与年度/季度预算是否匹配，超预算采购需提交额外说明及审批流程。
审核供应商报价的合理性（如市场价格对比、成本构成分析），保证价格符合企业成本控制要求。
审核无误后，在订单上签字确认，反馈至采购部；若存在问题，注明修改意见并退回采购部调整。
关键输出：财务部审核意见（书面或系统留痕）
步骤4：管理层审批（根据订单金额分级）
责任人：部门总监/总经理/董事长（根据企业权限设置）
操作说明：
小额订单（如≤5万元）：由采购部经理审批，确认采购方案可行后签字。
大额订单（如5万-20万元）：需部门总监审批，重点审核采购必要性、供应商资质及预算合规性。
重大订单（如≥20万元）：提交总经理审批，必要时需董事会决议，审批通过后方可正式采购订单。
关键输出：管理层审批签字页
步骤5：订单与下发
责任人：采购部专员*
操作说明：
综合各环节审核意见，正式《采购订单》（加盖企业公章或电子签章），内容包括订单编号、供应商信息、物料明细、价格、交货期、付款方式、质量要求等。
将正式订单通过系统（如ERP、OA）或书面形式发送至供应商，并要求供应商在24小时内确认回传（确认订单内容无误、可按时履约）。
将订单同步抄送财务部、仓储部及需求部门，保证各部门知晓采购信息。
关键输出：正式《采购订单》（供应商确认版）
（二）物流跟踪管理流程
目标：实时监控订单物流状态，保证物料按时、按质、按量到货，及时处理异常情况，保障供应链顺畅。
步骤1：订单下达与供应商发货
责任人：采购部专员、供应商对接人
操作说明：
供应商确认订单后，根据约定的交货期组织备货，备货完成后联系采购部专员确认发货时间及物流方式（如快递、整车运输、零担运输）。
供应商提供《发货清单》（注明物料名称、数量、批次、物流单号）及质检报告（若需），随货同行或提前发送电子版至采购部。
采购部专员在收到发货信息后，1个工作内在《物流跟踪表》中记录订单号、供应商、发货时间、物流单号及预计到货日期。
关键输出：《发货清单》、物流单号、《物流跟踪表》（初始记录）
步骤2：物流状态实时跟踪
责任人：采购部专员*
操作说明：
每日通过物流官网、物流跟踪系统或联系物流承运商，查询在途订单的物流状态（如已揽收、运输中、到达中转仓、派送中等），更新《物流跟踪表》。
对于预计到货前3天的订单，需重点关注物流进度，若发觉延迟（如天气影响、交通拥堵、中转异常等），及时与供应商及物流方沟通，协调解决方案（如加急派送、调整路线）。
若物流信息长时间未更新（如超过24小时），需主动联系物流方核实原因，避免货物丢失或延误。
关键输出：每日更新的《物流跟踪表》、异常处理记录
步骤3：到货验收与异常处理
责任人：仓储部验收员、需求部门代表、采购部专员*
操作说明：
到货通知：供应商或物流方提前1天通知采购部预计到货时间，采购部同步告知仓储部准备验收场地、工具及人员。
现场验收：
仓储部根据《采购订单》及《发货清单》，核对到货物料的名称、规格、数量、外包装是否完好；
需求部门代表参与技术参数、质量标准的验收（如需质检，需联系质检部门出具报告）；
验收合格后，填写《到货验收单》，三方（仓储、需求、采购）签字确认；
验收不合格（如数量不符、质量瑕疵、型号错误等），当场
文档评论（0）