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外贸公司订单跟进流程模板

一、订单确认前：夯实基础，明确细节

订单确认前的工作是整个流程的基石，其核心目标是与客户就所有交易细节达成一致，并确保公司内部具备履约能力。

1.客户询盘分析与回复(InquiryAnalysisResponse)

*快速响应：收到客户询盘后，应在24小时内给予初步回复，即使无法立即报价，也需告知客户正在处理中，并明确预计回复时间。

*需求确认：仔细阅读询盘内容，对于产品规格、型号、材质、数量、包装要求、交货期、目的地等关键信息，若有不明确之处，需及时与客户沟通确认，避免误解。

*背景调查：对新客户进行必要的背景调查，了解其所在市场、经营范围、信誉状况等，评估合作风险。

2.报价与议价(QuotationNegotiation)

*精准核算：根据客户需求、采购量、市场行情、生产成本（原材料、人工、包装、运输、税费等）及预期利润，进行准确报价。

*报价单规范：报价单应包含产品名称、规格型号、数量、单价、总价、价格术语（如FOB,CIF）、付款方式、交货期、报价有效期等核心要素，力求清晰、专业。

*灵活沟通：在不损害公司核心利益的前提下，与客户就价格、付款方式、交货期等进行友好协商，寻求双方都能接受的方案。

3.合同条款确认(ContractTermsConfirmation)

*条款详尽：在正式签订合同前，务必与客户就以下条款进行最终确认：

*商品描述（品名、规格、型号、材质、颜色等）

*数量与单价、总金额

*价格术语（明确双方责任、费用、风险划分）

*付款方式（T/T,L/C,D/P等，需明确具体细节，如L/C的开证行、有效期、议付行等）

*交货期与装运港/目的港

*包装要求（内包装、外包装、唛头设计）

*运输方式（海运、空运、快递等）

*保险条款（由谁投保、投保险别、保险金额）

*质量标准与验收方式

*违约责任与争议解决方式（仲裁地点、适用法律）

*书面确认：所有达成一致的条款必须以书面形式（如邮件往来、合同草案修订版）确认，作为后续正式合同的依据。

二、订单确认与合同签订(OrderConfirmationContractSigning)

1.形式发票(ProformaInvoice,PI)或销售合同(SalesContract,SC)制作

*根据双方确认的细节，制作并发送形式发票或正式销售合同给客户。文件需清晰、规范，包含双方公司全称、地址、联系方式、签字盖章位置等。

2.客户确认与回签

*催促客户尽快审核合同/PI，如有修改意见，及时沟通调整。待客户完全确认后，要求其签字盖章并回传。

3.公司内部审批与签署

*客户回签的合同/PI需经过公司内部相关负责人审批，审批通过后由授权代表签字盖章。

4.合同存档

*将双方签署完整的合同文本进行扫描存档，并将原件妥善保管。

三、订单执行与生产/采购跟进(OrderExecutionProduction/PurchaseFollow-up)

1.内部订单下达(InternalOrderPlacement)

*合同生效后，立即向生产部门（自有工厂）或采购部门（外购产品）下达内部生产/采购订单，明确各项要求及交货时间节点。

2.生产/采购计划制定

*生产/采购部门根据内部订单制定详细的生产计划或采购计划，明确原材料采购、生产工序、质量控制节点等。

3.生产/备货进度跟踪

*定期沟通：业务人员需与生产/采购部门保持密切沟通，定期（如每周或根据生产周期设定频率）了解生产/备货进度。

*关键节点确认：关注原材料到位情况、生产各阶段完成情况、预计完工时间等关键节点。

*问题反馈与解决：如遇生产延误、原材料短缺、质量问题等潜在风险，应立即协调相关部门解决，并及时与客户沟通，共同商议应对方案。

四、付款与信用证跟进(PaymentL/CFollow-up-如适用)

1.预付款催收(AdvancePaymentCollection)

*若合同约定有预付款，在生产/备货开始前，按照合同约定的时间和金额，向客户发出付款通知。

2.信用证开立与审核(L/CEstablishmentExamination)

*催开信用证：如采用信用证付款，在合同约定时间或生产计划明确后，及时提醒客户开立信用证。

*信用证审核：收到客户开来的信用证（L/C）后，业务人员需会同单证员/财务人员仔细审核信用证条款是否与合同一致，重点关注：

*受益人、开证申请人信息

*信用证金