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公文写作规范与范例指导手册

一、公文写作的重要性与基本原则

公文，作为党政机关、企事业单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、规范行为的重要工具。其质量直接关系到工作效率、决策部署的贯彻落实以及单位的形象与公信力。因此，掌握公文写作的规范与技巧，是每一位职场人士，特别是从事管理和文秘工作的人员必备的职业素养。

公文写作应遵循以下基本原则：

1.准确规范原则：内容必须真实准确，符合党和国家的方针政策、法律法规，符合客观实际情况。遣词造句必须精准，避免歧义。格式必须严格遵循国家及本单位的相关规定。

2.实事求是原则：公文的撰写应以事实为依据，不夸大、不缩小，客观反映问题，提出切实可行的措施。

3.精简高效原则：行文力求简明扼要，直奔主题，避免空话、套话、废话，在确保表达清晰完整的前提下，力求篇幅简短，以提高工作效率。

4.得体庄重原则：根据行文目的、发文机关的职权地位、主送机关的级别以及内容的性质，选择恰当的文种、语气和表达方式，体现公文的严肃性和权威性。

二、公文写作的核心规范

（一）构成要素规范

一份标准的公文，通常由版头、主体、版记三大部分构成（部分简易公文可适当简化）。

1.标题：

*标题应准确概括公文的主要内容，一般由“发文机关名称+事由+文种”三要素组成，如“XX公司关于加强安全生产管理的通知”。

*事由应明确、简练，避免使用含糊不清或过于宽泛的词语。

*文种使用必须准确，根据行文目的和内容选择最恰当的文种，不可混淆使用（如“请示”与“报告”的区别）。

*标题一般不使用标点符号，特殊情况除外（如法规、规章名称需加书名号）。

2.主送机关：

*指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

*主送机关应根据公文内容和隶属关系准确确定，确保公文能够及时送达并得到处理。

*上行文一般只写一个主送机关，下行文可以有多个主送机关。

3.正文：

*正文是公文的核心部分，用以表述公文的具体内容。

*开头：通常简明扼要地说明发文的依据、目的、背景或原因。常用“为……”、“根据……”、“鉴于……”等引导。

*主体：是公文的核心内容，应围绕发文主旨，层次分明、逻辑清晰地阐述具体事项、政策规定、工作要求、措施办法等。内容较多时，可分条列项，但要注意条理性和逻辑性。

*结尾：根据文种和内容的需要，常用“特此通知”、“妥否，请批示”、“以上报告，请审阅”、“请遵照执行”等规范用语。

4.附件说明（如需要）：

*公文如有附件，应当在正文之后、发文机关署名之前注明附件的顺序和名称。

*附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，与正文具有同等效力。

5.发文机关署名：

*署发文机关全称或者规范化简称。

6.成文日期：

*署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

*成文日期一般用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

7.印章：

*公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

8.抄送机关（如需要）：

*指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（二）写作表达规范

1.用词精准：

*选用含义明确、范围限定清晰的词语，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。

*多用书面语，少用口语；多用规范语，少用方言土语。

*注意近义词的辨析，确保用词恰当。例如，“必须”与“应当”，“不得”与“不准”，在语气和强制程度上有所区别。

2.句式规范：

*以陈述句、祈使句为主，根据需要适当使用疑问句（如请示中），一般不使用感叹句。

*句子结构完整，成分搭配得当，避免成分残缺或搭配不当。

*多用短句，力求简洁明快；长句要注意逻辑关系清晰，避免结构混乱。

3.逻辑严密：

*公文的观点、材料、结论之间必须有严密的逻辑联系。

*提出问题、分析问题、解决问题要层次分明，论证充分，符合人们的认知规律。

*注意概念的准确性，判断的恰当性，推理的合理性。

4.文风朴实：

*力戒空话、套话、大话，追求言之有物、言之有理、言之有据。

*避免使用华丽辞藻和文学性的修饰手法，以客观、平实的语言陈述事实、阐明观点。

三、常见公文文种写作要点与范例提示

（以下仅为部分常见文种的核心写作要点提示，具体撰写需结合实际情况和更细致的格式要求。）

（一）通知

*适用范围：适用于发布、传