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采购订单审核与审批模板

一、适用范围与场景

例如：

行政部需采购一批办公用打印机耗材，需提交采购订单申请；

生产部因新增生产线需采购特定规格的原材料，需经多级审批；

项目部为紧急客户项目外聘技术服务人员，需快速完成服务类采购订单审批。

二、详细操作流程

（一）采购订单发起

操作主体：需求部门申请人（如行政专员、采购计划员）

操作步骤：

填写采购需求：申请人根据实际需求，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总金额、用途、期望交付日期等关键信息，保证需求描述清晰、无歧义。

收集附件材料：

若为固定资产采购，需附资产评估报告或可行性说明；

若为新品类采购，需附至少3家供应商的比价报价单（紧急采购可后补，但需注明原因）；

若涉及预算外采购，需提交《预算外申请说明》，经部门负责人签字确认。

提交系统/纸质申请：通过企业OA系统或填写《采购订单申请表》（见模板部分），提交至采购部门审核。

（二）采购部门初审

操作主体：采购专员、采购经理

审核重点：

需求合理性：核对采购数量、规格是否符合实际工作需要，是否存在过量采购或重复采购情况。

供应商合规性：

优先选择企业合格供应商库内的供应商，若为新供应商，需核查其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等），保证供应商具备履约能力；

核对报价单是否符合市场价格（参考历史采购数据或第三方比价平台），价格是否合理。

流程完整性：检查附件材料是否齐全（如比价单、预算外说明等），申请信息是否填写完整。

处理结果：

审核通过：流转至财务部门复审；

审核不通过：注明原因（如“供应商资质不全”“价格偏离市场均价超10%”），退回需求部门补充或重新申请。

（三）财务部门复审

操作主体：会计、财务经理

审核重点：

预算匹配性：核对采购总金额是否在部门年度/月度预算范围内，预算科目是否正确（如“办公费”“原材料采购”等）。

付款方式合理性：检查付款条款是否符合企业财务制度（如预付款比例、分期付款节点、质保金约定等），避免资金风险。

成本合规性：大额采购需复核成本构成（如运输费、税费是否单独列示），保证总价格计算准确无误。

处理结果：

复审通过：根据采购金额权限，流转至对应管理层终审；

复审不通过：注明原因（如“超出预算未申请追加”“付款方式不符合规定”），退回采购部门或需求部门调整。

（四）管理层终审

操作主体：部门总监、分管副总、总经理*（根据企业权限划分确定）

审核重点：

金额权限：根据企业《采购审批权限管理办法》，不同金额对应不同审批人（例如：

1万元以下：部门总监审批；

1万-5万元：分管副总审批；

5万元以上：总经理审批）；

战略匹配性：重大采购项目（如新生产线设备、战略物资采购）需评估是否符合企业长期发展规划；

风险控制：对高风险采购（如独家供应商、海外采购），需重点关注履约保障措施。

处理结果：

终审通过：审批意见确认后，流转至采购部门执行采购；

终审不通过：注明原因（如“不符合年度采购规划”“风险过高”），终止流程并通知需求部门。

（五）订单确认与归档

操作主体：采购专员、档案管理员

操作步骤：

订单：采购部门根据审批通过的采购申请，在ERP系统中正式《采购订单》，同步发送至供应商确认（需保留供应商回执凭证）。

流程归档：将审批完成的《采购订单申请表》、审批意见、附件材料（比价单、资质文件等）整理成册，按“订单编号-日期”分类归档，电子版备份至企业服务器，保存期限不少于3年。

三、采购订单审核审批表（模板）

采购订单审核审批表

基本信息

订单编号

PO-2024-（由采购部门按规则自动）

申请部门

□行政部□生产部□项目部□市场部□其他：__________

申请人

__________（填写姓名）

联系电话

__________（内部短号，无需对外公开）

申请日期

____年__月__日

采购类型

□办公用品□原材料□固定资产□服务类□其他：__________

采购明细

序号

物品/服务名称

1

__________

2

__________

…

…

合计金额（大写）

___________________________元整

合计金额（小写）

￥__________

审批流程

需求部门负责人

□同意□不同意（请注明原因：_______________________）

采购部门审核

□同意□不同意（请注明原因：_______________________）

财务部门复审

□同意□不同意（请注明原因：_______________________）

管理层终审

□同意□不同意（请注明原因：_______________________）

备注信息

1.采购紧急程度：□常规□紧急（请注明紧急原因：______________________