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采购管理物资分类及供应商评估工具指南

一、适用范围与应用背景

在企业管理中，采购活动常因物资分类不清晰、供应商评估标准不统一，导致采购效率低下、成本难以控制、供应链稳定性不足等问题。本工具旨在通过标准化的物资分类体系及科学的供应商评估方法，帮助企业实现采购管理的规范化、精细化，适用于制造业、服务业等各类企业的采购部门，可用于新物资引入、供应商年度评审、采购策略制定等场景。

二、操作流程与实施步骤

（一）物资分类实施：构建清晰的物资管理体系

收集物资基础信息

采购专员*牵头，联合使用部门（如生产部、行政部、技术部）梳理现有采购物资清单，包含物资名称、规格型号、用途、年采购量、采购频次、关键参数（如材质、技术标准）等基础信息。

对新采购需求，由需求部门提交《物资采购申请表》，明确物资的详细属性及使用场景。

制定物资分类标准

结合企业行业特性及管理需求，采用“大类-中类-小类”三级分类法。例如：

大类：按物资用途分为生产原料、设备备件、办公用品、劳保用品、服务类采购（如物流、维修）等；

中类：在大类下细分，如生产原料可分为金属材料、非金属材料、辅助材料；

小类：在中类下进一步细化，如金属材料可分为钢材、铜材、铝材等。

分类标准需明确各类别的管理责任部门（如生产原料由生产部负责，办公用品由行政部负责），避免管理真空。

物资分类编码与落地

为每个小类物资分配唯一编码（如“SC-01-01”代表“生产原料-金属材料-钢材”），编码规则需简洁、易识别，便于系统化管理。

将分类结果录入采购管理系统或Excel台账，同步更新至需求部门、财务部门，保证信息同步。

动态维护分类体系

每半年由采购经理*组织，联合各部门对物资分类进行复盘，根据新产品引入、采购策略调整等因素优化分类标准，保证分类体系的适用性。

（二）供应商评估体系搭建：建立科学的供应商筛选机制

明确评估维度与指标

根据物资特性及采购目标，确定核心评估维度，通常包括：

质量水平：物资合格率、质量问题响应速度、质量认证体系（如ISO9001）；

价格竞争力：价格与市场平均水平对比、价格稳定性、付款条件灵活性；

交付能力：准时交货率、订单满足率、应急交付响应时间；

服务水平：售后响应速度、技术支持能力、配合度（如提供样品、定制化服务）；

合作稳定性：合作年限、合同续签率、合作中断风险（如供应商经营状况）。

为各维度设定权重（如质量占30%、价格占25%、交付占20%、服务占15%、稳定性占10%），根据物资重要性调整权重（如关键生产原料的质量权重可提高至40%）。

收集供应商信息与数据

通过供应商自评（提交《供应商资质表》）、历史采购数据（如近1年交货记录、质量反馈）、第三方认证（如行业资质证书）、现场走访（生产规模、工艺流程、仓储条件）等方式，收集供应商在评估维度下的具体表现数据。

量化评估与等级划分

采用评分法（1-10分制）对各维度进行打分，计算加权总分（例如：质量得分×30%+价格得分×25%+……）。

根据总分划分供应商等级：

优秀（90分及以上）：战略合作伙伴，优先分配订单；

良好（80-89分）：合格供应商，正常合作；

合格（70-79分）：待改进供应商，制定整改计划；

不合格（70分以下）：淘汰供应商，终止合作。

评估结果应用与反馈

对优秀供应商，可签订长期合作协议、给予付款账期优惠；对待改进供应商，由采购专员*发出《整改通知书》，明确改进项及时限，3个月后复评；

评估结果需同步至财务部门（影响付款节奏）、使用部门（作为采购选择依据），并在采购管理系统中更新供应商档案。

三、核心模板表格

表1：物资分类管理表

分类编码

物资名称

规格型号

所属大类

所属中类

所属小类

使用部门

年采购量（单位）

管理责任人

备注（如特殊存储要求）

SC-01-01

钢材

Q235B

生产原料

金属材料

钢材

生产部

500吨

张*

需防潮存储

BG-02-03

办公椅

人体工学型

办公用品

低值易耗

办公家具

行政部

50把

李*

3年质保

WL-04-05

物流运输

——

服务类采购

物流服务

零担运输

销售部

按次结算

王*

需覆盖华东地区

表2：供应商综合评估表

供应商名称

机电有限公司

联系人

赵*

联系方式

*（仅内部可见）

供应物资类别

生产原料-金属材料

评估周期

2024年1-6月

评估人

刘*（采购专员）

评估维度

权重

评分标准

得分（1-10分）

加权得分

质量水平

30%

合格率≥99%得10分，98%-99%得8分，97%-98%得6分，＜97分得0分

9

2.7

价格竞争力

25%

低于市场均价5%以上得10分，持平得8分，高1%-5%得6分，＞5%得0分

8

2.0

交付能力

20%

准时交货率100%得10分，99%得8分，98%得6分，＜98%得0分

10