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技术文档编写与修订指南（项目文档管理版）

一、引言

本指南旨在规范项目全生命周期中技术文档的编写、修订与管理工作，保证文档内容准确、结构清晰、版本可控，满足项目团队协作、知识沉淀及后续维护需求。适用于软件开发、系统集成、硬件研发等各类技术项目的文档管理场景，覆盖需求文档、设计文档、测试文档、用户手册等核心文档类型。

二、实际应用场景

（一）项目启动阶段：需求文档化

在项目立项后，需将客户需求、业务目标、功能范围等转化为结构化的《需求规格说明书》，作为后续设计与开发的依据。例如电商平台项目需明确用户模块的注册流程、登录权限、信息加密要求等细节，保证开发团队与客户对需求的理解一致。

（二）迭代开发阶段：设计文档同步更新

在开发过程中，若设计方案发生调整（如数据库结构优化、接口协议变更），需同步修订《系统设计说明书》《接口文档》等，避免文档与实际代码脱节。例如某支付模块原采用RESTful接口，后因安全需求升级为gRPC接口，需立即更新接口文档中的参数定义、调用示例及错误码说明。

（三）项目交付阶段：文档归档与移交

项目上线前，需完成《测试报告》《用户手册》《运维手册》等文档的终稿评审，并按照公司文档管理规范归档，保证后续运维团队能快速理解系统架构与操作逻辑。例如为某政务系统交付时，需同步移交《数据字典》（含字段说明、取值范围）和《故障应急预案》，方便运维人员排查问题。

（四）团队协作场景：跨部门文档评审

在文档编写完成后，需组织跨部门评审会（如开发、测试、产品、客户代表），保证文档内容覆盖所有关键环节，且无歧义。例如《用户手册》需经客服团队评审，确认操作步骤描述是否通俗易懂，避免用户理解偏差。

三、文档编写与修订全流程

（一）阶段一：需求分析与文档规划

明确文档目标与读者

根据项目阶段确定文档类型（如需求分析阶段输出《需求规格说明书》，设计阶段输出《概要设计说明书》）。

定义读者对象（如开发团队、测试团队、终端用户、客户方），调整文档语言风格（技术人员侧重技术细节，用户侧重操作步骤）。

梳理文档核心内容框架

参考行业标准（如GB/T8567《计算机软件文档编制规范》）或公司模板，搭建文档目录结构。例如《需求规格说明书》需包含“引言”“总体描述”“功能需求”“非功能需求”“附录”等章节。

分配编写任务与时间节点

根据文档内容复杂度，分配编写任务给对应角色（如需求文档由产品经理明编写，设计文档由架构师华编写）。

制定编写计划，明确初稿完成时间、评审时间、修订完成时间，纳入项目进度表。

（二）阶段二：文档初稿编写

内容编写规范

准确性：数据、参数、流程描述需与实际需求或设计方案一致，避免模糊表述（如“快速响应”需量化为“响应时间≤500ms”）。

完整性：覆盖文档目标涉及的所有核心内容，无遗漏关键功能或约束条件。

可读性：使用简洁语言，避免歧义；图表（如流程图、架构图）需标注清晰、编号规范，图例说明完整。

版本与标识管理

初稿版本号格式为“V1.0”，文件名命名规则为“[项目名称]-[文档类型]-V[版本号]-[日期]”，例如“电商平台-需求规格说明书-V1.0。

文档页眉需包含文档名称、版本号、密级（如“内部公开”“秘密”）、页码，页脚注明编写人（明）、审核人（华）。

（三）阶段三：评审与修订

组织评审会议

提前3个工作日将文档初稿发送给评审人（至少包含技术负责人、相关模块开发人员、测试负责人），明确评审重点（如需求完整性、设计可行性）。

评审会由项目经理*阳主持，逐章节讨论评审意见，记录《文档评审意见表》（见模板1）。

修订与确认

编写人根据评审意见逐条修订文档，对采纳的意见注明修订说明，对未采纳的意见需在评审表中说明原因。

修订完成后，形成修订版（版本号升级为“V1.1”），反馈给评审人确认，直至所有意见闭环。

（四）阶段四：发布与归档

发布审批

最终版文档需经项目负责人（*总）签字确认，方可发布。发布范围根据密级确定（如内部公开文档发布至项目共享服务器，秘密文档加密后仅限核心成员访问）。

归档管理

将最终版文档、评审记录、修订历史统一存储至公司文档管理系统（如Confluence、SharePoint），按“项目名称-文档类型-日期”分类归档。

归档时需记录文档发布日期、发布人、访问权限，保证文档可追溯。

四、关键模板与工具

模板1：文档评审意见记录表

文档名称

项目名称-需求规格说明书-V1.0

评审日期

2023-10-10

评审人

华（架构师）、丽（测试经理）、*磊（产品经理）

章节号

评审意见

3.2用户登录功能

未说明密码加密方式（如MD5/SHA256）

4.1功能需求

响应时间未明确用户并发量场景

5.1附录

术语表未包含“OAuth2.0”定义

模板2：文档修订历史跟进表

文档名称

版