行政文书写作标准化模板.docVIP

通用行政文书写作标准化模板

一、适用范围与典型应用场景

内部工作部署与通知（如会议安排、制度发布、假期安排等）；

事项请示与报批（如资源申请、流程审批、方案报备等）；

工作进展与总结汇报（如周/月度工作总结、专项任务汇报等）；

跨部门函件往来（如协作请求、资料对接、意见征询等）；

会议记录与纪要整理（如例会、专题会、研讨会等）。

二、标准化操作流程

（一）明确文书目的与受众

核心目标定位：先确定文书需解决的核心问题（如“告知事项”“请求批准”“汇报进展”），避免内容偏离主题。

受众分析：区分内部文书（面向部门、同事）与外部文书（合作单位、上级主管部门），明确接收方的层级与需求（如对领导需突出结论与建议，对同事需明确操作细节）。

（二）收集与整理关键信息

信息清单梳理：根据文书类型列出必备要素（如通知需包含“事由、时间、地点、参与人、要求”；请示需包含“事项、理由、请求批准内容”）。

资料核实：保证数据、时间、部门名称等关键信息准确无误，避免因信息错误导致工作延误或误解。

（三）选择文书类型与模板

根据目的匹配文书类型，参考以下对应模板框架：

通知类：适用于事项告知、要求执行（如会议通知、制度发布）；

请示类：适用于请求批准、指示（如预算申请、流程变更）；

报告类：适用于汇报工作、反馈结果（如项目进展汇报、总结报告）；

函件类：适用于跨部门沟通、事务联系（如资料借阅、协作请求）；

会议纪要类：适用于记录会议决议、待办事项（如例会纪要、专题会议纪要）。

（四）规范撰写内容

标题拟定：简洁明了，体现文书核心内容，格式一般为“关于+事由+文书类型”（如“关于2024年春节放假安排的通知”）。

主送机关：明确接收部门或人员，顶格书写（如“各部门：”“*经理：”）。

结构：

开头：说明发文依据或目的（如“为规范管理，现就相关事项通知”“根据会议决议，现将汇报”）；

主体：分条列项阐述具体内容，逻辑清晰（如“一、会议安排；二、材料准备；三、注意事项”），每条内容聚焦单一信息点；

结尾：提出要求或总结（如“请各部门于月日前反馈落实情况。”“特此请示，妥否，请批示。”）。

附件说明：如有支撑材料（如方案、表格、数据），在后注明“附件：1.《方案》；2.《统计表》”。

落款：包含发文机关（部门或个人）及成文日期，右对齐书写（如“*部2024年X月X日”）。

（五）审核与校对定稿

自我检查：重点核对格式规范（标题、字体、行距等）、内容完整性（要素是否齐全）、表述准确性（有无歧义、错别字）。

交叉审核：涉及跨部门协作或重要事项的，需提交相关负责人或协作部门审核，保证内容无冲突、可执行。

最终定稿：确认无误后，按公司规定流程印发或存档（如纸质版签字、电子版归档）。

（六）归档管理

文书定稿后，按“年度-类型-部门”分类存档，电子版备份至指定服务器，纸质版装订成册，保存期限不少于3年（涉密文书按公司保密规定执行）。

三、常用文书类型模板示例

（一）通知类模板

要素

内容要求

示例

标题

“关于+事由+通知”

关于召开2024年第二季度工作例会的通知

主送机关

顶格书写，明确接收对象

各部门：

开头

说明发文目的或依据

为总结季度工作，部署下阶段重点任务，经研究决定召开第二季度工作例会，具体安排

主体内容

分条列项说明时间、地点、参会人员、议程、要求等

一、会议时间：2024年X月X日（周X）上午9:00-11:00；二、会议地点：公司1号会议室；三、参会人员：各部门负责人、经理；四、会议议程：1.部汇报季度工作总结；2.部通报下阶段工作计划；3.经理总结讲话；五、参会要求：请各部门提前准备汇报材料（PPT格式），于X月X日前提交至*部邮箱。

结尾

提出执行要求或联系方式

请参会人员提前10分钟入场，无特殊情况不得请假。联系人：*，联系方式：。

落款

发文机关（部门）+日期

*部2024年X月X日

（二）请示类模板

要素

内容要求

示例

标题

“关于+事由+请示”

关于采购办公设备的请示

主送机关

顶格书写，为具有审批权限的上级

*经理：

开头

说明请示事项背景与必要性

为保障部门日常工作效率，现有部分办公设备（电脑、打印机）使用年限超过5年，故障频发，需更换。具体情况

主体内容

1.事项详情（数量、规格、预算等）；2.请示批准的具体内容

一、拟采购设备清单：1.笔记本电脑：5台，配置：i5处理器/16G内存/512G固态硬盘，单价6000元，合计30000元；2.激光打印机：1台，配置：黑白激光/打印速度30页/分钟，单价3500元，合计3500元；二、预算来源：从部门2024年度办公经费中列支；三、请示事项：恳请批准采购上述设备，并授权*部负责后续采购事宜。

结尾

规范请示结语

妥否，请批示。

附件

列出支撑材料名称

附