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公司行政管理与办公用品规范工具模板

一、引言

为规范公司行政管理工作，提升办公用品使用效率，降低运营成本，明确各部门及员工在行政事务中的职责与流程，特制定本工具模板。本模板涵盖办公用品申领、库存管理、定期盘点、行政检查等核心环节，适用于各类企业行政管理部门及全体员工，助力实现行政工作标准化、精细化。

二、适用工作情境

（一）新员工入职办公用品配置

当新员工入职时，行政部门需根据其岗位需求（如行政岗、技术岗、销售岗等），统一发放基础办公用品（如笔记本、签字笔、文件夹、电脑配件等），保证员工快速开展日常工作。

（二）日常办公用品申领与发放

员工在办公过程中出现物品损耗（如笔芯用完、纸张不足）或新增需求（如部门会议需额外打印纸）时，需通过规范流程向行政部门申领，行政部门根据库存情况及审批权限进行发放。

（三）月度/季度办公用品库存盘点

行政部门每月或每季度需对办公用品库存进行全面盘点，核对账面数量与实际库存，保证账实相符，及时发觉库存积压、短缺等问题，优化库存结构。

（四）跨部门临时物品借用

当部门因临时项目或紧急任务需借用其他部门的办公用品（如投影仪、相机、办公设备等）时，需通过借用流程明确借用时间、归还责任，避免物品丢失或损坏。

（五）行政合规性检查

公司内部审计或管理层定期检查行政管理制度执行情况时，需通过本工具模板中的流程记录、表格台账等，评估办公用品管理的规范性与成本控制效果。

三、规范操作流程

（一）办公用品申领流程（以个人日常申领为例）

步骤1：明确需求

员工根据工作需要，确认所需办公用品的名称、规格、数量（如“中性笔0.5mm黑色10支”“A4纸500张”），避免申领与岗位无关的物品。

步骤2：填写申领单

通过公司OA系统或纸质《办公用品申领单》（模板见第四章）提交申请，填写“申领部门、申领人、物品名称、规格、数量、用途说明、申领日期”等字段，保证信息准确无误。

步骤3：部门审批

申领单需经部门负责人（如*李华经理）审批，负责人需核实申领需求的合理性（如是否为重复申领、数量是否超标），审批通过后提交至行政部门。

步骤4：行政部门审核与发放

行政专员（如*张敏）收到申领单后，核对库存：

若库存充足，直接发放物品，并在《办公用品库存台账》（模板见第四章）中登记“出库数量、领用人、发放日期”；

若库存不足，列入“待采购清单”，待物品入库后再通知领用人领取。

步骤5：领取确认

领用人领取物品时需在《办公用品申领单》上签字确认，保证发放与申领信息一致。

（二）办公用品库存管理流程

步骤1：建立库存台账

行政部门建立《办公用品库存台账》，记录物品编号、名称、规格、单位、供应商、入库日期、期初数量、入库数量、出库数量、结存数量、责任人（如*张敏）等信息，台账需实时更新。

步骤2：入库管理

新采购物品到货后，行政专员核对采购清单与实物（名称、规格、数量、质量），确认无误后办理入库，在台账中登记“入库数量”，并标注入库日期；

贵重物品（如打印机、投影仪）需额外登记“设备编号、采购日期、保修期”，粘贴资产标签。

步骤3：库存预警

设定安全库存量（如A4纸安全库存为200张），当结存数量低于安全库存时，系统自动触发预警，行政专员及时提交采购申请。

步骤4：定期盘点

每月末进行一次全面盘点，由行政专员（张敏）与财务部人员（王会计）共同参与，逐一核对台账数量与实物数量，填写《月度办公用品盘点表》（模板见第四章），对差异物品注明原因（如损耗、丢失、盘盈/盘亏），并提出处理意见（如补货、报损、责任追究）。

（三）跨部门物品借用流程

步骤1：提交借用申请

借用人填写《物品借用申请单》（模板见第四章），注明“借用部门、借用人、物品名称、规格、数量、借用事由、预计归还日期”，经部门负责人审批后提交至物品所属部门。

步骤2：物品所属部门审批

物品所属部门负责人（如*技术部赵主管）核实借用需求合理性，确认同意后在申请单上签字，并告知借用人领取地点。

步骤3：领取与登记

借用人到物品所属部门领取物品，双方在《物品借用登记表》（模板见第四章）中签字，记录“借用日期、物品详情、预计归还日期”。

步骤4：归还与核销

借用到期后，借用人需完好归还物品，物品所属部门检查物品状态，确认无误后在《物品借用登记表》上核销“归还日期、物品状态”；若需续借，需提前1天重新提交申请。

四、配套工具表单

（一）办公用品申领单

申领部门

申领人

联系方式

申领日期

物品信息

序号

物品名称

规格

单位

1

中性笔

0.5mm黑色

支

2

A4纸

70g

包

审批意见

部门负责人签字：

日期：

行政专员签字：

日期：

领用人签字：

日期：

（二）办公用品库存台账（示例）

物品编号

物品名称

规格

单位

供应商

入库日期

期初数量

入库数量

出库数量

结存数量

责任人

更新日期

YB00