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费用报销申请与审批标准化模板

一、适用范围与核心价值

二、标准化操作流程

（一）费用发生与前置准备

确认费用性质：员工需保证所产生费用符合“因公”原则，与岗位职责、工作任务直接相关，避免私人消费混入。

收集合规凭证：在费用发生时，及时获取合法有效的支出证明材料，如消费清单、行程单、服务协议等（电子凭证需打印并注明“与原件一致”），保证凭证内容清晰、金额准确、事由明确。

核对预算限额：提前知晓公司相关费用预算标准（如差旅住宿标准、业务招待费限额等），避免超预算支出，确因特殊情况超预算的，需提前向审批人书面说明。

（二）填写报销申请表

获取模板：从公司内部管理系统或行政部门《费用报销申请表（标准模板）》，保证使用最新版本。

填写基本信息：准确录入申请人姓名、所属部门、申请日期、联系方式及费用归属项目/编号（如涉及具体项目，需填写项目名称及编号）。

明细填报费用：按费用类别逐项填写明细，包括发生日期、具体事由（如“客户洽谈差旅费”“项目办公用品采购”）、金额（需同时填写大小写）及对应附件凭证名称及数量，保证每笔费用均有清晰的事由支撑。

附件整理：将所有凭证按顺序整理，在“附件清单”中注明凭证类型、张数及关键信息（如“发票1张，金额500元，事由：会议场地费”），并在凭证右上角标注对应报销明细序号。

（三）部门初审

提交材料：申请人将填写完整的报销申请表及附件材料提交至直接部门负责人，确认材料齐全。

部门审核：部门负责人需重点审核以下内容：

费用发生的真实性（是否确为部门工作所需）；

费用的合理性（是否符合公司标准、有无浪费行为）；

与部门预算的匹配度（是否超出部门剩余预算）；

填写信息的准确性（金额、事由、附件是否一致）。

签字确认：审核通过后，部门负责人在“部门负责人审批”栏签字并注明日期；如存在疑问，需与申请人沟通补充材料或驳回申请。

（四）跨部门会签（如涉及）

若费用涉及多个部门共同承担（如联合项目支出、跨部门协作费用），需由各相关部门负责人依次在“跨部门会签意见”栏签字确认，明确费用分摊比例或责任归属，避免后续核算争议。

（五）财务复核

材料接收：财务部门收到经部门初审的报销材料后，检查材料完整性（申请表、附件、审批签字是否齐全）。

合规性审核：

凭证合法性：核查凭证是否为正规票据（如税务监制章、财政监制章等），是否存在涂改、伪造等情形；

金额准确性：核对凭证金额与申请表金额是否一致，大小写是否规范；

流程完整性：确认审批流程是否符合公司规定（如是否需多级审批、会签是否完成）。

预算与标准核查：对照公司费用预算标准及管理制度，审核费用是否超预算、超标准，超支部分是否有合理说明及审批依据。

反馈意见：审核通过后，财务人员在“财务复核意见”栏签字确认；如发觉问题，注明需修改事项并退回申请人补充调整。

（六）最终审批

根据公司费用审批权限分级制度，由对应层级管理人员完成最终审批：

常规费用：如部门负责人审批权限内的支出，由部门负责人完成最终审批；

大额费用：如单笔金额超过部门审批权限（例如5000元），需提交至分管领导/总监审批；

特殊费用：如重大项目支出或超预算10%以上的费用，需提交至总经理/单位负责人审批。

审批人在“最终审批意见”栏明确签署“同意报销”“驳回”或“补充说明”意见，并签字、注明日期。

（七）报销入账与反馈

财务入账：审批完成后，财务部门在5个工作日内完成账务处理，通过银行转账或备用金方式向申请人支付报销款项。

结果通知：财务人员通过内部系统或邮件向申请人发送报销到账通知，告知报销金额、到账时间及凭证编号。

存档管理：财务部门将报销申请表、附件凭证等材料统一归档，保存期限不少于3年，便于后续查阅与审计。

三、费用报销申请表（标准模板）

费用报销申请表

基本信息

申请人姓名*

所属部门

申请日期

年月日

联系方式*

费用归属项目/编号

（如无具体项目，填写“日常运营”）

费用明细

序号

费用类别

发生日期

事由简述

金额（元）

附件凭证名称及数量

1

差旅费

2023-10-01

北京客户洽谈差旅费

1,200.00

火车票2张，住宿发票1张

2

业务招待费

2023-10-05

接待合作方午餐

350.00

消费清单1张

3

办公费

2023-10-10

采购部门打印纸、签字笔等

180.00

采购清单1张

费用合计（大写）

人民币壹仟柒佰叁拾元整

1,730.00

审批意见

部门负责人审批

意见：_________________签字：_________日期：____年__月__日

跨部门会签意见（如有）

意见：_________________签字：_________日期：____年__月__日

财务复核意见

意见：_________________签字：_________日期：____年_