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企业办公物品与固定资产管理制度表

一、制度概述与适用范围

本制度旨在规范企业内部办公物品与固定资产的全生命周期管理，保证资产安全、完整，提高使用效率，降低运营成本。适用于企业各部门、所有员工，涵盖办公物品（如文具、耗材、低值易耗品等）和固定资产（如电脑、打印机、家具、设备等，单位价值≥2000元或使用年限≥2年）的采购、入库、领用、维护、盘点、报废等全流程管理。

二、管理流程详解

（一）采购与入库管理

需求提报

各部门根据实际工作需要，填写《物品采购申请表》（见模板一），注明物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途及预算明细，经部门负责人*华审核后，提交至行政部（或资产管理部）。

审批立项

行政部汇总各部门需求，核对库存情况，避免重复采购。对于单次采购金额≤5000元的，由行政部负责人明审批；单次采购金额＞5000元的，需报至分管领导强审批，重大项目需经总经理*总审批。审批通过后，启动采购流程。

执行采购

采购部根据审批通过的申请表，选择合格供应商（至少比价3家，优先选择定点供应商），签订采购合同，明确质量、价格、交付时间及售后条款。采购完成后，将合同、发票及送货单提交至行政部。

验收入库

（1）物品送达后，行政部资产管理员*红与需求部门共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量是否与采购申请一致，保证无破损、无缺失。

（2）验收合格后，填写《物品入库单》（见模板二），一式三联，采购部、行政部、财务部各执一联，作为入库凭证。

（3）资产管理员将物品信息录入台账（电子+纸质），贴好资产标签（固定资产需标注“资产编号+名称+使用部门”），存放至指定库位。

（4）验收不合格的物品，由采购部联系供应商退换货，直至合格入库。

（二）领用与归还管理

领用申请

（1）办公物品领用：员工填写《办公物品领用登记表》（见模板三），注明领用物品、数量、用途，经部门负责人*华签字后，至行政部库房领取。低值易耗品（如笔、本等）实行按需领用，每人每月限领标准内；消耗品（如打印纸、墨盒等）需注明使用项目，避免浪费。

（2）固定资产领用：员工填写《固定资产领用申请表》（见模板四），经部门负责人华、行政部负责人明审批后，由资产管理员发放。领用人需签字确认，并妥善保管，离职时必须归还。

归还流程

（1）办公物品：剩余或不再使用的物品，需退回行政部库房，由管理员清点入库。

（2）固定资产：员工离职、调动或项目结束时，需将固定资产交回行政部，管理员检查设备完好情况（如电脑是否开机、配件是否齐全），填写《固定资产归还单》（见模板五），确认无误后，更新台账状态。如有损坏，按《资产损坏赔偿标准》（见第六部分）处理。

（三）维护与保养管理

日常维护

（1）办公物品：使用人需规范使用，保持物品整洁，避免人为损坏。打印机、复印机等设备定期清理粉尘，墨盒、硒鼓等按说明书更换。

（2）固定资产：使用人负责日常保养，如电脑定期杀毒、文件整理；大型设备（如空调、投影仪）每季度由专业工程师维护一次，行政部负责联系并记录维护情况。

故障报修

设备出现故障时，使用人填写《设备故障报修单》（见模板六），提交至行政部。管理员接到报修后，2小时内响应：小故障（如卡纸、软件问题）自行处理；大故障（如硬件损坏）联系供应商或专业维修单位，维修后由使用人签字确认，费用计入行政部维修预算。

（四）盘点与清查管理

定期盘点

行政部每季度末组织一次全面盘点，各部门配合核对资产实物与台账是否一致。盘点时，需逐一点清数量、检查状态，填写《固定资产盘点表》（见模板七），盘点人、监盘人（财务部人员*丽）、部门负责人三方签字确认。

差异处理

（1）盘盈：账外资产需查明原因，如为漏登资产，由行政部补办入库手续，更新台账；如为供应商赠送，需登记备案。

（2）盘亏：资产缺失需分析原因，属于人为丢失的，由责任人按净值赔偿；属于管理疏漏的，追究资产管理员责任，并上报领导审批后核销。

（3）盘亏、盘盈结果需形成盘点报告，报总经理审批后，财务部进行账务处理。

（五）报废与处置管理

报废申请

资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门填写《固定资产报废申请表》（见模板八），注明资产信息、报废原因、残值预估，经部门负责人华、行政部负责人明审核后，提交技术鉴定小组（由行政部、财务部、技术部组成*工）鉴定。

审批与处置

（1）技术鉴定确认无法修复后，报分管领导强、总经理总审批。

（2）审批通过后，行政部联系有资质的回收机构处置残值，回收款项交至财务部。

（3）资产管理员在台账中标注“已报废”，注销资产标签，相关单据（报废申请表、回收证明、审批文件）存档备查。

三、制度模板表格

模板一：物品采购申请表

序号

物品名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

预算归属

部门负责人签字

申请人

日期

1

A4打印纸