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会议纪要标准编写规范
一、引言
会议纪要作为会议成果的书面载体，是传达会议精神、明确行动方向、跟踪任务落实的重要依据。为统一会议纪要的编写标准，保证内容完整、逻辑清晰、责任明确，特制定本规范。本规范适用于公司各类会议（包括但不限于例会、专题会、决策会、项目推进会、评审会等）的纪要编写工作，旨在提升会议管理效率，保障信息传递的准确性与时效性。
二、适用范围与场景
（一）会议类型覆盖
常规例会：如周例会、月度工作会，侧重工作进展回顾、问题协调及计划部署。
专题会议：如项目启动会、需求评审会、风险分析会，聚焦特定议题的深度讨论与方案决策。
决策会议：如战略研讨会、预算审批会，需突出决议事项、决策依据及责任分工。
临时会议：如紧急问题处理会、突发情况应对会，强调快速响应与行动安排。
（二）核心应用场景
会议结束后向参会人员及相关部门传达会议共识；
作为任务分配、进度跟踪及考核评价的依据；
重要事项存档备查，便于追溯会议决策过程；
跨部门协作时明确职责边界与协作要求。
三、会议纪要编写全流程
（一）会前准备：奠定编写基础
明确会议核心目标
提前获取会议议程，理解会议主题（如“Q3项目进度复盘”“新产品上线方案评审”），明确需达成的目标（如“解决项目延期问题”“确定功能上线时间”）。
若无正式议程，需与主持人*沟通确认会议重点及预期成果。
收集背景资料
收集与会议相关的材料（如项目计划书、数据报表、上次会议纪要、议题背景说明等），提前熟悉内容，保证记录时能快速关联上下文。
对复杂议题（如技术方案、预算调整），提前梳理关键节点及争议点，便于记录时抓重点。
确认参会人员与场地信息
核实主持人、记录人（通常为会议指定或轮值人员）、主要参会人（部门负责人、核心议题关联人）、列席人员（如记录员、观察员）名单。
记录会议时间（起止时间、时区）、地点（会议室名称/线上会议）、会议类型（如“周例会”“项目决策会”）。
（二）会中记录：保证信息完整
实时记录核心内容
讨论过程：按议题顺序记录关键发言，重点标注不同观点、分歧点及共识。例如：“针对问题，提出‘增加资源投入’，认为‘优化流程更可行’，最终共识为‘先优化流程，两周后评估效果’”。
决议事项：明确“会议决定”，避免使用“可能”“大概”等模糊表述。例如：“会议决定：项目A的上线时间由原定9月30日调整为10月15日。”
行动计划：详细记录任务描述、负责人、完成时间、交付成果及所需支持。例如：“任务：完成模块测试；负责人：；完成时间：10月10日；交付成果：测试报告；支持：开发组需提前提供测试环境。”
标注关键信息与附件
对数据、时间节点、责任人等核心信息进行标记（如用下划线、不同颜色笔标注，电子版可加粗），便于会后整理。
记录会议提及的附件名称（如“《项目风险清单》《预算对比表》”），注明“详见附件X”。
保持客观与简洁
避免记录个人主观评价（如“*的观点不合理”），仅客观陈述事实与观点。
长篇发言提炼核心观点，避免逐字记录，重点记录“结论”而非“过程描述”。
（三）会后整理：形成规范文档
初稿编写（24小时内完成）
按会议流程整理记录，结构清晰：会议基本信息→会议议程→讨论与决策内容→行动计划→附件→其他说明（如下次会议安排）。
补充会前未记录的细节（如主持人总结、未决事项），保证逻辑连贯，语言简练（每项决议控制在1-3句话，行动项用“动词+宾语”结构，如“完成”“提交”）。
信息核对与确认
与主持人*核对决议事项、行动项的准确性，特别是责任人、时间节点等关键信息，避免遗漏或错误。
对存疑的讨论内容（如模糊的表述、未明确的结论），及时与参会人*沟通确认，保证与会议实际情况一致。
审核与定稿
初稿经主持人*或部门负责人审核后，修订语言表述（如删除口语化内容、统一术语），形成正式纪要。
电子版纪需添加页码、公司Logo（如有），标题统一为“《会议纪要》”（会议名称+纪要）；纸质版需打印后由主持人、记录人签字确认。
分发与归档
定稿后24小时内，按分发范围（参会人员、相关部门、公司领导）发送纪要（注明“抄送：X”），同步在共享平台（如企业OA系统）存档。
归档时保留会议通知、议程、签到表、相关附件等材料，与纪要一并存入对应会议档案（电子档案命名规则：“会议日期+会议名称+纪要”，如Q3项目进度复盘会纪要”）。
四、标准会议纪要模板
《会议纪要》
一、会议基本信息
项目
内容
会议名称
例：Q3项目进度复盘会
会议时间
例：2023年10月15日14:00-16:00
会议地点
例：公司3楼第一会议室/线上会议（腾讯会议ID：X）
会议类型
例：项目周例会
主持人
例：*（项目经理）
记录人
例：*（项目助理）
参会人员
例：（开发组）、赵六（测试组）、孙七（产品组）、周八（运营组
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