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采购管理流程与合同审批工具指南

一、工具概述与核心价值

本工具旨在规范企业采购行为，明确采购管理各环节职责，通过标准化流程与表单模板，实现采购需求提报、供应商选择、合同拟定、审批执行及归档的全流程可控，降低采购风险，提升采购效率与透明度。适用于各类企业（尤其是中小型企业）的采购部门、行政管理部门及涉及采购业务的跨部门协作场景，助力企业建立合规、高效、低成本的采购管理体系。

二、采购全流程操作指引

（一）需求发起与初步审核

操作目标：保证采购需求真实、必要，符合企业预算与业务规划。

操作步骤：

需求提报：由需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购申请单》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间及紧急程度（普通/紧急），部门负责人签字确认后提交至采购部。

采购初审：采购部收到申请后，重点核查：

需求是否与业务计划匹配（如生产需求是否对应生产订单）；

预算金额是否在部门年度预算范围内，超预算需求是否附有专项说明；

规格型号是否明确，避免模糊描述（如“办公电脑”需注明配置要求）。

初审反馈：初审通过后，采购部在1个工作日内流转至下一环节；需求不明确或预算超标的，需退回需求部门补充材料，重新提报。

（二）供应商选择与比价

操作目标：通过合规方式筛选优质供应商，保证价格合理、质量可靠。

操作步骤：

供应商寻源：采购部根据采购需求类型（如标准物料、定制服务、工程采购），通过以下方式确定候选供应商：

公开招标：达到一定金额（如50万元以上）的采购项目，需在指定招标平台发布公告，邀请3家及以上供应商参与；

邀请招标：对长期合作、资质成熟的供应商（如年度协议供应商），可直接发出邀请（需保留邀请记录）；

询价采购：小额零星采购（如5万元以下），至少向3家供应商询价，获取书面报价单；

单一来源：因专利、专有技术等原因只能从唯一供应商采购的，需附《单一来源采购申请表》，说明理由并经总经理审批。

供应商评估：采购部组织相关部门（如技术部、质量部、财务部）对候选供应商进行综合评分，评估维度包括：

资质文件（营业执照、相关行业许可证、ISO认证等）；

业绩案例（同类项目合作经验，需提供合同复印件）；

报价合理性（与市场均价对比，是否有价格虚高或恶意低价）；

服务能力（交付周期、售后响应速度、质量保障措施）。

确定供应商：根据评分结果，选择综合最优供应商，填写《供应商选择审批表》，附报价单、评估报告等材料，按权限逐级审批（如部门经理→采购总监→总经理）。

（三）合同拟定与条款审核

操作目标：保证合同条款合法、严谨，明确双方权利义务，规避法律风险。

操作步骤：

合同起草：采购部根据供应商报价及谈判结果，使用《合同模板》（见本文模板部分）起草合同，核心条款包括：

标的物名称、规格、数量、单价及总价；

质量标准（需注明国家标准/行业标准/双方约定标准）；

交付时间、地点、方式及验收流程；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；

违约责任（逾期交货、质量不达标、付款延迟的违约金计算方式）；

争议解决方式（如协商不成，提交企业所在地法院诉讼）。

多部门会签：

法务审核：重点核查条款合法性、权责对等性、争议解决约定，规避法律漏洞（如“霸王条款”）；

财务审核：核对付款方式是否符合财务制度，发票类型（如增值税专用发票）、税务责任是否明确；

技术/使用部门审核：确认技术参数、服务内容是否与需求一致，验收标准是否可操作。

修订与定稿：各部门提出修改意见后，采购部与供应商沟通调整，直至所有审核部门通过，形成合同最终版。

（四）合同审批与签署生效

操作目标：明确审批权限，保证合同签署合规。

操作步骤：

权限审批：根据合同金额及类型，按以下权限审批（示例）：

10万元以下：采购部经理→财务部经理；

10万-50万元：采购部经理→财务部经理→分管副总；

50万元以上：采购部经理→财务部经理→分管副总→总经理→董事长。

注：审批权限可根据企业规模调整，需在《采购管理制度》中明确。

用印与签署：审批通过后，由采购部持《合同审批表》至行政部申请用印，合同文本需“骑缝章”+“公章”齐全；与供应商签署时，双方需法定代表人或授权代表人签字，并注明签署日期。

分发与备案：签署后，采购部留存2份原件（1份归档，1份交财务部），供应商提供1份，需求部门根据需要申领复印件，同时在《合同台账》中登记合同编号、签订日期、金额、供应商等信息。

（五）采购执行与过程监控

操作目标：保证供应商按合同约定履约，及时发觉并解决问题。

操作步骤：

订单下达：采购部根据合同向供应商下达《采购订单》，注明订单号、交货时间、地点、联系人等信息，并抄送需求部门。

交付与验收：

供应商按订单交付后，需求部门牵头组织验收（技术部、质量部参与），核对物料数量、规格、外观，必要