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技术团队文档管理规范与使用说明

一、规范应用场景

技术团队的高效协作与知识沉淀离不开规范的文档管理。本规范适用于以下核心场景：

项目全周期管理：从需求调研、方案设计、开发实施到测试上线、运维复盘，各阶段关键成果需通过文档固化，保证信息传递准确、过程可追溯。

知识沉淀与复用：技术方案、架构设计、问题解决方案等文档的标准化存储，便于团队成员快速查阅，避免重复劳动，降低新人培养成本。

跨团队协作：产品、测试、运维等角色通过统一文档接口明确需求边界、交付标准，减少沟通成本，保障协作效率。

合规与审计：涉及数据安全、系统架构、业务逻辑等关键文档的规范管理，满足内部审计、行业合规要求，降低风险。

二、文档全生命周期操作指南

（一）文档创建准备

明确文档类型与目标

根据场景选择文档类型（如需求文档、设计文档、测试报告、运维手册等），并清晰定义文档目标（如“明确系统登录模块功能边界”）。

收集基础资料

整理需求背景、技术约束、相关方意见等必要信息，保证文档内容有据可依。

确定文档结构

参考本规范提供的模板结合项目复杂度调整章节顺序，保证逻辑连贯、重点突出。

（二）文档内容撰写规范

结构清晰化

标题层级统一采用“一、（一）1.（1）”格式，避免层级混乱；

每章节设置明确小标题，核心内容使用加粗、项目符号等方式突出。

术语标准化

技术术语、业务词汇需与团队术语表一致（如“用户鉴权”而非“用户验证”），避免歧义。

内容可视化

复杂逻辑需配图说明（如架构图、流程图、时序图），图表需标注编号（如图1、表1）及核心说明，保证可读性。

版本与标注

文档顶部需标注版本号（V1.0、V1.1等）、创建日期、创建人（）、审核人（），重大修改需更新版本号并注明修改原因（如“V1.1：2023-10-15，*修改登录接口超时参数”）。

（三）审核与校验

自检环节

创建者需对照《文档自查清单》（见文末）逐项检查，保证内容完整、逻辑自洽、无错别字。

技术审核

由技术负责人或领域专家审核技术方案可行性、架构合理性、风险控制点，重点检查：

技术选型是否符合团队规范；

接口定义、数据结构是否准确；

是否存在潜在功能或安全隐患。

交叉校验

涉及多角色协作的文档（如需求文档），需同步发送产品经理、测试负责人校验，保证需求边界清晰、测试覆盖无遗漏。

终审确认

项目负责人或部门负责人对文档整体质量、合规性进行最终确认，审核通过后方可发布。

（四）发布与归档

存储位置

所有文档统一存储于团队指定文档管理系统（如Confluence、SharePoint等），按“项目名称-文档类型-版本号”命名文件夹（如“项目-需求文档-V1.0”）。

权限设置

读取权限：项目组全员及相关协作方；

编辑权限：仅文档创建者、审核人及项目负责人；

敏感文档（如架构设计、安全方案）需额外设置加密访问权限。

发布通知

审核通过后，创建者需在项目群发布通知，相关人员并附文档，保证信息触达。

归档标准

项目结束后，所有文档从“项目文件夹”迁移至“归档文件夹”，保留最新版本及历史版本（至少保留1年）；

废止文档需明确标注“已废止”，并移至“废弃文档区”，避免混淆。

（五）更新与维护

触发条件

需求变更、技术方案调整、缺陷修复、流程优化等情况需触发文档更新，保证文档与实际一致。

更新流程

创建者发起更新，标注修改内容及版本号；

按原审核流程重新审核（重大更新需增加终审环节）；

发布更新通知，同步提醒相关人员查阅最新版本。

版本迭代

严禁直接覆盖历史版本，每次更新需新版本（如V1.0→V1.1→V2.0），历史版本仅保留参考用途，避免追溯混乱。

三、常用结构示例

（一）技术需求（示例）

章节

核心内容

一、文档概述

文档目的、版本历史、阅读对象（如开发、测试、运维）

二、需求背景

项目背景、业务目标、用户痛点

三、功能需求

功能模块列表、详细功能描述（输入/输出/流程）、验收标准（可量化）

四、非功能需求

功能要求（如并发量、响应时间）、安全要求（如数据加密）、兼容性要求

五、接口需求

接口列表（名称、类型、参数、返回值）、调用方/提供方

六、约束与假设

技术约束（如框架版本）、业务假设（如用户量级）

七、附录

术语表、相关会议纪要

示例行：

章节

核心内容

三、功能需求

3.1用户登录-输入：用户名（字符串）、密码（字符串，加密传输）-输出：token（有效期2小时）、用户信息（昵称、权限）-验收标准：1000并发下响应时间≤500ms，密码错误时提示“用户名或密码错误”

（二）系统设计说明书模板（示例）

章节

核心内容

一、设计概述

设计目标、范围、原则（如高内聚低耦合）

二、架构设计

系统总体架构图（分层/微服务）、核心模块说明、技术栈选型（框架、数据库、中间件）

三、模块设计

各模块功能、接