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人事档案电子转递应用指南

引言：人事档案管理的数字化革命

随着信息技术在政务服务与人力资源管理领域的深度融合，人事档案管理正经历从传统纸质流转向电子化、网络化管理的根本性转变。人事档案电子转递作为这一变革的核心环节，不仅显著提升了档案管理效率、降低了行政成本，更在促进人才顺畅流动、优化营商环境等方面发挥着不可替代的作用。本指南立足于当前最新政策规范与技术应用实践，旨在为各级各类用人单位、档案管理机构及相关从业人员提供一套系统、详尽、可操作的人事档案电子转递工作指引，助力全面推进人事档案管理服务现代化。

一、人事档案电子转递的核心概念与重要意义

（一）电子转递的定义与内涵

人事档案电子转递，是指依托全国统一的人事档案管理服务平台及安全可靠的信息网络，将传统纸质人事档案经规范数字化加工、审核、著录后形成的电子档案，通过符合国家信息安全等级保护要求的专用通道，在具有档案管理权限的机构间进行规范化、标准化、安全化传递的过程。其核心在于实现档案信息的数字化存储、网络化传输和规范化管理，确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

（二）电子转递的基本原则

推行人事档案电子转递工作，必须严格遵循以下原则：

1.真实性与严肃性原则：电子档案的内容必须与纸质档案原件完全一致，转递过程需确保信息不被篡改、不丢失，维护档案的原始凭证作用。

2.安全性与保密性原则：严格遵守国家信息安全和档案保密规定，建立健全安全保密制度，保障电子档案在产生、传输、存储、使用等全环节的安全。

3.规范性与标准化原则：按照统一的技术标准、数据格式、业务流程进行电子转递，确保系统互联互通、数据共享共用。

4.高效便捷与服务优先原则：简化转递流程，减少中间环节，提高转递效率，为用人单位和存档个人提供更加便捷的服务。

（三）推行电子转递的重要意义

人事档案电子转递是深化“放管服”改革、优化人才发展环境的重要举措。其意义主要体现在：

*提升管理效能：大幅缩短档案转递周期，降低人工操作和邮寄成本，减少错漏。

*保障档案安全：降低纸质档案在物理流转过程中的损毁、丢失风险，强化信息安全管控。

*促进人才流动：为人才跨地区、跨部门、跨单位流动提供高效便捷的档案服务支撑。

*支撑科学决策：为人力资源规划、人才评价、政策制定等提供准确、及时的数据支持。

二、电子转递的参与主体与责任边界

（一）主要参与主体

人事档案电子转递涉及多方主体，包括但不限于：

1.档案转出单位：指原管理或保管拟转递人事档案的用人单位、公共就业和人才服务机构等。

2.档案接收单位：指根据规定或协议接收拟转递人事档案的新用人单位、公共就业和人才服务机构等。

3.各级人力资源社会保障行政部门：负责统筹规划、政策制定、监督指导和组织协调本行政区域内的人事档案电子转递工作。

4.档案行政管理部门：负责对人事档案电子转递工作中的档案业务进行监督和指导。

5.技术支持与运维单位：负责全国或区域性人事档案管理服务平台的技术开发、系统运维和安全保障。

6.存档个人：虽然不直接操作转递流程，但个人信息的准确性、提供材料的真实性对电子转递的顺利进行至关重要。

（二）各方责任概要

*转出单位：负责对拟转出档案进行数字化加工（若尚未完成）、信息核对、著录标引、质量审核，确保电子档案材料真实、完整、规范，并按规定发起转递申请。

*接收单位：负责对接收的电子档案进行规范性、完整性查验和信息核对，符合要求的予以接收确认，并承担后续的管理责任。

*行政管理部门：履行监管职责，确保政策落实、流程规范、安全可控。

*技术运维单位：保障平台稳定运行，提供技术支持和安全防护。

（三）全国统一的人事档案管理服务平台

电子转递工作的顺利开展，离不开全国统一的人事档案管理服务平台作为基础支撑。该平台为各参与主体提供统一的操作入口、数据交换通道和安全保障机制，实现档案转递业务的全程线上办理、状态追踪和监督管理。各地区、各单位应按照统一部署，接入或使用该平台开展电子转递工作。

三、人事档案电子转递的全流程操作指引

（一）档案转出环节操作规范

档案转出是电子转递的起始环节，转出单位需严格按照以下步骤操作：

1.申请与审核：根据存档人调动、辞职、辞退、解除劳动合同、升学、参军等原因，或接收单位的调档函，由专人负责核实转递事由的真实性与合规性。

2.档案材料整理与数字化确认：确保拟转出的人事档案材料齐全、准确、规范。对于已完成数字化的档案，需再次核对电子档案与纸质档案的一致性；对于尚未数字化的，需按照国家档案数字化加工标准完成扫描、著录、质检、存储等工作。

3.发起电子转递：在全国统一的人事档案管理服务平台上，准确填写接收单位全称、机构代码、联系人、联系方式等信息，上传或关