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公司合同管理办法

一、总则

为规范公司合同管理行为，有效防范与控制合同风险，保障公司合法权益，依据国家相关法律法规，并结合公司实际经营情况，特制定本办法。

本办法适用于公司及所属各部门、分支机构在经营管理活动中对外订立的各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件。合同管理应遵循合法合规、审慎严谨、权责明确、全程监控的原则，确保每一份合同的签订与履行都能最大限度维护公司利益。

二、合同管理机构与职责

公司合同管理实行统一领导、分级负责的管理体制。

法务部门作为合同管理的归口部门，负责公司合同管理制度的制定与修订、合同标准文本的拟定与推广、重大合同的法律审查、合同纠纷的协调处理，并对各部门合同管理工作进行指导与监督。

各业务部门是其职责范围内合同的发起部门和履行主体，负责合同相对方的初步筛选、业务需求的明确、合同谈判、合同履行过程的跟踪与反馈，以及合同相关资料的收集与提交。

财务部门负责合同款项的收付审核，确保合同付款条件与财务制度相符，并配合提供必要的财务信息支持合同谈判与审查。

三、合同的订立

（一）合同相对方的选择与资格审查

在寻求合作对象时，应优先选择信誉良好、履约能力强、无不良经营记录的合作伙伴。业务部门在与潜在相对方接触初期，即应对其主体资格、经营范围、资信状况、履约能力等进行初步审查，必要时可要求对方提供营业执照、相关资质证明、财务报表等文件。对于重大或长期合作项目，法务部门可参与对相对方的尽职调查。

（二）合同谈判与文本拟定

合同谈判应围绕合作内容、权利义务、价格、履行期限、违约责任等核心条款展开，力求条款明确、具体、可操作。公司鼓励使用法务部门审定的标准合同文本，以提高效率并降低风险。非标准合同文本的拟定，或对标准文本进行实质性修改的，应充分征求法务部门的意见。谈判过程中，重要的口头承诺或协商一致的内容，均应及时体现在合同条款中。

（三）合同审查与审批

所有对外合同在正式签署前，必须履行内部审查审批程序。业务部门完成合同文本拟定后，应填写合同审批单，连同合同草案、相对方资质文件及其他必要支撑材料，按审批权限逐级报批。

法务部门主要从法律合规性、条款完整性、权利义务平衡性、违约责任明确性等方面进行审查，并出具书面审查意见。业务部门应认真对待法务部门的审查意见，及时沟通并进行修改。

审批权限根据合同类型、金额大小及重要程度设定分级审批流程，确保决策的审慎性。未经完整审批程序的合同，不得签署。

（四）合同的签署与用印

合同经内部审批通过后，方可正式签署。签署人应为公司法定代表人或其授权委托人，授权委托人必须持有有效的授权委托书。对外签署的合同文本应与经审批的版本一致，严禁签署未经审批或擅自修改的合同。

合同用印应严格遵守公司印章管理规定，由专人负责。用印前需再次核对合同文本与审批件的一致性，确认无误后方可用印。合同文本一般应签署一式多份，确保各方均持有完整有效的合同原件。

四、合同的履行

合同生效后，业务部门应指定专人负责合同的跟踪履行，确保按照合同约定全面、及时地履行己方义务，并密切关注对方的履约情况。

在合同履行过程中，应做好详细的履行记录，包括但不限于发货凭证、验收单、付款凭证、往来函件等，这些都是证明合同履行情况的重要依据。

如发现对方可能或已经发生违约行为，或出现不可抗力等影响合同履行的情形，业务部门应立即采取应对措施，并及时向法务部门及公司领导报告，共同商议解决方案，必要时启动维权程序。

五、合同的变更、解除与终止

合同一经签署，非经双方协商一致并签署书面文件，不得擅自变更或解除。确因客观情况需要变更或解除合同的，业务部门应与相对方进行协商，拟定变更或解除协议，并按照原合同的审批程序履行审查审批手续。

合同的终止包括履行完毕、解除、权利义务归于消灭等情形。合同终止后，业务部门应做好善后工作，如结算、资料归档等。

六、合同的归档与保管

合同履行完毕或终止后，业务部门应将合同原件及所有附件、审批文件、履行过程中的相关凭证、往来函电等资料整理成册，及时移交档案管理部门归档。电子合同及相关数据应按照公司数据管理规定进行备份和存储，确保其安全性和可追溯性。

合同档案的保管期限应符合国家档案管理规定及公司实际需要。查阅、复制合同档案需履行相应的审批手续，确保档案的安全与保密。

七、合同的监督与责任

公司将合同管理纳入常态化监督检查范围，定期或不定期对各部门合同管理情况进行抽查，对发现的问题及时通报并督促整改。

对于在合同管理工作中认真负责、有效防范重大风险或为公司挽回损失的部门或个人，公司予以表彰奖励。反之，对于因玩忽职守、疏忽大意、违规操作等导致公司遭受损失的，将视情节轻重追究相关人员的责任。

八、附则

本办法未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他相关规定执行。各部门可根据本办法，结合自身业务特点，制定相应的合同