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区级部门针对村级会议记录问题的整改措施

针对近期全区村级会议记录专项督查中发现的共性问题，结合《党政机关公文处理工作条例》《村级组织工作规则（试行）》等文件要求，现制定以下整改措施，着力提升村级会议记录规范化、科学化水平，切实发挥会议记录作为村级事务决策留痕、责任追溯、工作复盘重要载体的作用。

一、全面梳理问题，精准定位整改靶标

本次督查覆盖全区12个乡镇（街道）89个行政村，通过调阅2023年1-6月村级会议记录217份、访谈村“两委”成员及党员群众134人次，梳理出五大类18项具体问题：一是记录格式不规范，35%的会议记录未标注会议类型（支委会、村民代表大会等），28%缺失参会人员签到表或签到信息不全（如仅写“部分党员”未列具体姓名），19%未明确记录人及记录时间；二是内容记录不完整，42%的会议记录仅简单记录“讨论通过某事项”，未体现讨论过程、不同意见及表决方式（如举手表决或无记名投票），27%对上级政策传达内容简化为“传达学习文件精神”，未记录具体条款及落实要求；三是关键要素模糊不清，15%的会议记录涉及资金使用、项目招标等重大事项时，未明确金额、期限、责任主体（如“拨付款项”未注明数额，“实施道路硬化”未明确长度和标准），12%存在时间逻辑矛盾（如会议召开时间为3月5日，但记录中出现3月10日才发生的事件描述）；四是审核把关缺位，63%的会议记录无审核签字，部分记录存在随意涂改（如将“反对5票”涂改为“反对2票”）且无修改说明，个别村存在会后补记但未标注“补记”字样的情况；五是归档管理混乱，58%的村未按年度、会议类型分类装订，31%的电子记录未备份（仅存储于个人手机或电脑），17%出现记录丢失或损毁（如受潮导致字迹模糊）。这些问题暴露出村级对会议记录的重视程度不足、制度执行不严、人员能力欠缺等深层次短板，需通过系统性整改加以解决。

二、建立标准化体系，规范记录全流程管理

（一）明确记录格式与要素标准。统一制定《村级会议记录模板》，明确必须包含的“十项基本要素”：1.会议名称（需注明类型，如“XX村2023年第3次支委会”）；2.会议时间（精确到分钟，如“2023年5月15日9:00-11:30”）；3.会议地点（具体到村活动室或村民家院落）；4.主持人（需写姓名及职务，如“党支部书记张三”）；5.参会人员（按职务排序列明姓名，党员会议需标注应到/实到人数及请假情况，村民代表会议需附签到表）；6.记录人（需写姓名及职务，如“村文书李四”）；7.会议议题（逐条列出，如“1.讨论2023年村集体鱼塘承包方案；2.研究防汛物资采购事宜”）；8.发言记录（按发言顺序记录主要内容，重点标注不同意见，如“党员王五提出：‘承包期限3年太短，建议延长至5年以稳定经营’”）；9.决议事项（明确表决方式、结果及责任分工，如“经举手表决，12名参会党员11票同意，1票反对，通过承包方案；由村委会主任赵六负责3日内发布招标公告”）；10.备注（记录录音存储位置、补记说明等特殊情况）。模板同步配套《填写说明》，对“参会人员”中“应到人数”的计算规则（如党员会议应到人数为正式党员总数，预备党员不计入表决票）、“发言记录”的详略标准（重大事项需记录关键观点，日常事务可摘要记录）等作出具体解释。

（二）强化记录过程规范性要求。推行“会前准备-会中记录-会后复核”三阶段工作法：会前，记录员需提前1日获取会议议程，熟悉相关政策文件（如涉及土地流转需提前学习《土地承包法》相关条款），准备专用记录簿（要求使用带页码的硬壳笔记本，禁止使用活页纸或便签）及录音设备（建议使用手机录音功能并同步开启云备份）；会中，记录员需集中精力记录，对模糊表述及时询问（如“拨付款项”需追问“具体金额多少？从哪个账户支出？”），对争议性讨论完整记录不同观点（如“村民代表陈七认为：‘修路占我家耕地应按每亩1500元补偿’，副支书刘八回应：‘根据区里文件，补偿标准为每亩1200元，建议参照执行’”），禁止使用“研究决定”“一致同意”等笼统表述替代具体讨论过程；会后24小时内，记录员需完成初稿整理，对照录音补全遗漏内容，经主持人初审（重点核对决议事项与讨论结果是否一致）、村“两委”负责人终审（审核记录完整性、要素齐全性）后签字确认，终审通过的记录方可归档，未通过的需在3日内修正并重新审核。

（三）规范修改与补记操作流程。明确会议记录为原始档案，原则上不得修改；确需修改的（如笔误），需由记录员在修改处标注“修改人：XXX，修改时间：XXXX年XX月XX日”并签字，同时附书面说明（如“原记录中‘承包费5万元’系笔误，实际为‘8万元’，因记录时听记不清导致错误”），经村“两委”负责人审核后存档。因特殊情况（如会议当天记录员生病）需补记的，需在记录开头标注“补记”字样，注明补记时间