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应收账款管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司应收账款管理，加速资金周转，防范经营风险，保障公司资产安全与完整，提高经济效益，依据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本办法。

第二条定义

本办法所称应收账款，是指公司因销售商品、提供劳务等经营活动，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项，包括应收销售款、其他应收款等。

第三条适用范围

本办法适用于公司及各下属单位（以下统称“公司”）所有经营活动中产生的应收账款管理。

第四条管理原则

应收账款管理遵循“谁经办、谁负责、及时清收、防范风险”的原则，实行全过程控制，责任到人。

第二章事前控制

第五条客户信用评估与管理

1.客户信息收集：业务部门在与新客户建立合作关系前，应全面收集客户基本信息，包括但不限于客户名称、注册地址、法定代表人、联系方式、经营状况、财务状况、信用记录、行业声誉等，并建立客户档案。

2.信用评级：公司建立客户信用评级制度。由业务部门牵头，会同财务部门、风控部门（如设有）根据客户的经营规模、财务状况、历史交易记录、行业地位、偿债能力等因素，对客户进行信用评级。信用等级可分为若干级，如优质、良好、一般、限制等。

3.信用额度与期限审批：根据客户信用评级结果，为不同等级的客户设定相应的信用额度和信用期限。信用额度是指公司允许客户赊欠的最高限额，信用期限是指允许客户延迟付款的最长时间。信用额度和信用期限的审批权限按公司授权规定执行，超出常规范围的，需报更高层级审批。

4.动态管理：客户信用评级并非一成不变，业务部门应定期（如每季度或每半年）对客户信用状况进行重新评估，根据评估结果调整信用等级、信用额度及信用期限。对于出现重大经营变化、财务恶化或违约记录的客户，应立即重新评估并采取相应措施，如降低信用等级、缩减信用额度、暂停赊销等。

第六条合同管理

1.合同评审：所有销售合同或服务合同（尤其是涉及赊销的）必须经过法务部门（或指定法务人员）、财务部门及相关业务部门的评审。评审重点包括但不限于合同标的、数量、价格、付款方式、付款期限、违约责任、争议解决方式等条款。

2.付款条款明确：合同中必须明确约定付款方式（如电汇、承兑汇票等）、付款期限（具体到日期或明确的账期计算方式）、付款金额及对应的发票要求。对于大额或长期合同，可考虑设置预付款、进度款等阶段性付款条款，以降低风险。

3.违约责任：合同中应明确约定客户逾期付款的违约责任，如逾期罚息的计算方式、赔偿损失范围等，以增加客户违约成本。

第三章事中管理

第七条发票管理

财务部门应在货物发出、劳务提供并符合合同约定的开票条件后，及时、准确地向客户开具增值税发票及其他相关票据，并确保客户及时签收。发票信息应与合同约定一致。

第八条对账管理

1.定期对账：业务部门应会同财务部门，定期（如每月末或每季度末）与客户进行应收账款对账。对账工作可通过函证、邮件、传真或双方认可的其他方式进行。

2.对账确认：对于对账结果，应取得客户的书面确认（如加盖公章或财务专用章的对账单回执）。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。

3.差异处理：对账过程中发现的差异，由业务部门负责牵头核实处理，财务部门予以配合。

第九条应收账款监控

1.台账管理：财务部门应建立健全应收账款台账，详细记录每笔应收账款的客户名称、发生日期、金额、合同号、发票号、信用期限、约定付款日、实际付款日、已收金额、未收金额、账龄等信息，并动态更新。

2.账龄分析：财务部门每月应对应收账款进行账龄分析，将应收账款按账龄（如0-30天、31-60天、61-90天、____天、180天以上等）进行分类统计，并编制《应收账款账龄分析表》，提交公司管理层及相关业务部门。

3.预警机制：对于接近信用期限的应收账款，业务部门应提前提醒客户准备付款。对于已逾期的应收账款，财务部门应立即通知业务部门，并启动催收程序。

第四章事后追讨

第十条催收责任与流程

1.催收责任：应收账款的催收责任主体为对应业务的经办部门及经办人。业务部门负责人为催收工作的第一责任人。

2.催收流程：

*逾期初期（如逾期1-30天）：由业务经办人通过电话、邮件、微信等方式进行友好提醒和催收，并了解客户未付款原因，记录沟通情况。

*逾期中期（如逾期31-90天）：若初期催收无果，业务部门负责人应介入，可发送正式的《催款函》（加盖公司公章），并加强与客户的沟通力度，寻求解决方案。

*逾期后期（如逾期90天以上）：若中期催收仍未取得进展，法务部门（或外聘律师）应介入，评估采取法律手段的可能性和必要性，如发送律师函、提起诉讼或申请仲裁等。

第十一条催收记录与报告

业务部门在催收过程中，应做好详细的催收记录，包括催收