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采购部管理制度

一、总则

1.目的

为加强采购部的管理，规范采购行为，保证采购工作的高效、有序进行，确保所采购的物资和服务符合公司生产、经营的需求，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司采购部的所有采购活动及相关人员。

3.基本原则

采购部在开展工作时，应遵循以下原则：

-质量优先：确保所采购的物资和服务符合公司规定的质量标准，满足生产和经营的实际需求。

-成本控制：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高资金使用效率。

-效率至上：优化采购流程，缩短采购周期，及时满足公司各部门的物资和服务需求，避免因采购延误影响公司正常运营。

-公平公正：在采购过程中，坚持公平、公正、公开的原则，选择合适的供应商，杜绝不正当竞争和利益输送行为。

-廉洁自律：采购人员应严格遵守公司的廉洁规定，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益，维护公司的利益和形象。

二、采购部组织结构与职责

1.组织结构

采购部设采购经理一名，负责采购部的全面管理工作；设采购专员若干名，具体负责各类物资和服务的采购工作；设采购助理一名，协助采购经理和采购专员处理日常事务。

2.采购经理职责

-制定采购计划：根据公司的生产、经营计划和需求预测，制定年度、季度和月度采购计划，确保采购工作的有序进行。

-供应商管理：建立和完善供应商评估、选择、淘汰机制，定期对供应商进行考核和评价，选择优质的供应商合作，优化供应商资源。

-采购成本控制：通过市场调研、谈判等方式，降低采购成本，提高采购资金的使用效率。审核采购合同和采购价格，确保采购成本在预算范围内。

-采购流程管理：优化采购流程，提高采购工作效率。监督采购人员的工作进度和质量，及时解决采购过程中出现的问题。

-团队建设与管理：负责采购部的团队建设和人员管理，组织采购人员的培训和学习，提高采购人员的业务素质和工作能力。

-协调沟通：与公司内部各部门保持密切沟通，了解他们的采购需求和意见，及时协调解决采购过程中的问题。与供应商建立良好的合作关系，维护公司的利益和形象。

3.采购专员职责

-执行采购计划：根据采购计划，负责具体物资和服务的采购工作。及时与供应商联系，询价、比价、议价，选择合适的供应商和采购方案。

-签订采购合同：与供应商签订采购合同，明确采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准等条款，确保合同的合法性和有效性。

-采购订单跟踪：跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度和交货情况，协调解决订单执行过程中出现的问题，确保按时、按质、按量到货。

-验收与结算：协助仓库管理人员对采购物资进行验收，确保物资的数量、质量符合合同要求。负责采购发票的收集和审核，办理采购结算手续。

-供应商管理：对所负责的供应商进行日常管理，定期收集供应商的信息，反馈供应商的表现情况，为供应商的评估和选择提供依据。

-市场调研：关注市场动态和行业信息，了解物资和服务的价格变化趋势，为采购决策提供参考。

4.采购助理职责

-文件资料管理：负责采购部的文件资料整理、归档和保管工作，包括采购合同、采购订单、供应商资料等。

-数据统计与分析：收集、整理采购相关的数据，进行统计和分析，为采购决策提供数据支持。定期编制采购报表，向上级领导汇报采购工作进展情况。

-日常事务处理：协助采购经理和采购专员处理日常事务，如安排会议、接待来访供应商、传递文件等。

-采购流程协助：协助采购专员完成采购流程中的部分工作，如制作采购订单、发送采购邮件等。

三、采购流程管理

1.需求申请

公司内部各部门根据生产、经营的实际需求，填写《采购申请表》，注明采购物资或服务的名称、规格、数量、用途、预计金额、交货期等信息，并经部门负责人审核签字后，提交给采购部。

采购部收到《采购申请表》后，对申请内容进行审核。审核内容包括：申请的合理性、是否在预算范围内、是否有替代方案等。对于不符合要求的申请，采购部应及时与申请部门沟通，要求其补充或修改申请内容。

2.采购计划制定

采购经理根据各部门的采购申请和公司的库存情况，制定详细的采购计划。采购计划应包括采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、采购时间、供应商选择等内容。

采购计划制定完成后，提交给公司领导审批。经审批通过后，采购部按照采购计划组织实施采购工作。

3.供应商选择与评估

采购专员根据采购物资或服务的特点和要求，通过多种渠道寻找合适的供应商。常见的渠道包括：网络搜索、行业展会、供应商推荐、朋友介绍等。

对初步筛选出的供应商，采购专员应要求其提供相关的资料，如营业执照、税务登记证、产品样本、质量认证文件等。采购专员对供应商的资料进行审核，了