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会议纪要整改方案会议纪要

会议名称：会议纪要整改方案专题研讨会

会议时间：二〇二四年X月X日上午X点

会议地点：公司X号会议室

参会人员：张XX（总经理）、李XX（副总经理）、王XX（各部门负责人）、赵XX（办公室主任）、孙XX（行政专员）

缺席人员：无

记录人：孙XX

会议主题：审议并确定会议纪要整改方案，提升会议纪要质量与执行效率

一、会议议程

1.回顾当前会议纪要管理中存在的主要问题；

2.讨论并审议《会议纪要整改方案（草案）》；

3.明确整改方案的责任分工与时间节点；

4.其他需要说明的事项。

二、会议内容与决议

（一）当前会议纪要存在的主要问题反馈与分析

会议首先由办公室主任赵XX就近期会议纪要在撰写、分发、执行及归档过程中暴露的问题进行了梳理汇报。主要问题集中在：

1.记录完整性不足：部分会议纪要对讨论过程中的关键分歧点、补充意见记录不够详尽，导致后续查阅时信息断层。

2.重点不突出：对会议决议事项、责任分工、完成时限的表述不够清晰、醒目，影响执行落地。

3.规范性有待提升：格式不统一（如参会人员称谓、决议事项编号方式等），部分纪要语言口语化，专业术语使用不规范。

4.分发与归档滞后：会议结束后，纪要未能在规定时限内分发至相关责任人，且电子与纸质档案管理不同步，检索不便。

5.执行追踪机制缺失：对纪要中决议事项的后续进展缺乏有效的跟踪、反馈与督办机制，导致部分事项“议而不决、决而不行”。

与会人员结合各自部门在使用会议纪要过程中的体验，对上述问题表示认同，并补充指出，部分纪要在提交审议前，未经会议主持人审核确认，直接分发，存在信息偏差风险。

（二）《会议纪要整改方案（草案）》审议与讨论

针对上述问题，赵XX代表办公室提交了《会议纪要整改方案（草案）》，与会人员围绕草案进行了充分讨论，并提出了建设性意见。

1.关于会议纪要的规范性与标准化

决议：统一会议纪要模板，新增“会议核心议题”、“决议事项清单（含责任人、完成时限）”、“待议事项”三个固定模块。模板由办公室牵头修订，于X月X日前下发试行。

补充意见：参会人员名单需注明职务及所属部门，便于跨部门协作时明确对接人；决议事项编号采用“会议简称+年份+序号”的方式，确保唯一性。

2.关于会议记录的质量提升

决议：明确会议记录人需提前熟悉会议议程，对关键议题、争议点应做重点标记，必要时可采用录音辅助（需提前告知参会人员），会后24小时内完成初稿撰写。初稿需经会议主持人审核签字后方可分发。

讨论共识：鼓励记录人在会议过程中对模糊表述及时与发言人确认，确保信息准确性。对于涉及技术或专业领域的术语，应请相关部门人员协助核对。

3.关于分发、归档与执行追踪

决议：

分发时限：会议纪要经审核确认后，应在一个工作日内通过OA系统或指定邮箱分发至所有参会人员及决议事项相关责任人。

归档管理：建立电子档案库，按会议类型（如总经理办公会、部门协调会等）分类存储，纸质版由办公室统一编号归档，保存期限参照公司档案管理规定执行。

执行追踪：由办公室负责，在每次后续同类会议前，对上次会议决议事项的完成情况进行“回头看”，并将进展情况作为固定议题在会议开始时通报。重要决议事项可纳入公司督办系统。

4.关于培训与能力建设

决议：由办公室组织，于X月底前开展一次会议纪要撰写规范培训，内容包括模板使用、记录技巧、常见问题规避等，全体记录人员及各部门内勤人员需参加。

（三）整改方案的责任分工与时间节点

为确保整改方案有效落地，会议明确了以下责任分工：

序号

整改措施要点

责任部门/责任人

计划完成时间

:---

:-------------------------

:--------------

:-------------

1

修订并发布统一会议纪要模板

办公室（赵XX）

X月X日前

2

组织会议纪要撰写规范培训

办公室（赵XX）

X月底前

3

建立决议事项“回头看”机制

办公室

方案发布后执行

4

规范会议纪要分发与归档流程

行政专员（孙XX）

X月X日前试运行

（四）其他事项

总经理张XX强调，高质量的会议纪要是保障决策有效执行、提升管理效率的关键环节，各部门负责人需高度重视，带头执行整改方案要求，确保会议纪要真正成为指导工作、追溯责任的有效依据。对于整改过程中出现的新问题，各部门应及时向办公室反馈，以便动态优化方案。

三、会议总结

本次会议系统梳理了当前会议纪要管理的痛点，并通过充分讨论达成了共识，确定了整改方向和具体措施。与会人员一致同意《会议纪要整改方案（草案）》经本次会议审议修改后正式实施。各责任部门需严格按照