税务公司档案管理优化办法.doc

税务公司档案管理优化办法

一、总则

1.目的

为加强税务公司档案管理，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，更好地服务于公司各项业务工作，结合公司实际情况，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于税务公司各部门、各分支机构的档案管理工作。

3.档案管理原则

档案管理遵循集中统一管理、分类科学、便于利用、安全保密的原则，确保档案管理工作的规范化、标准化和信息化。

二、档案管理职责分工

1.档案管理部门

-负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施和监督检查。

-负责接收、整理、保管公司各类档案，对档案进行分类、编号、编目、装订等工作。

-负责档案的数字化处理，建立电子档案库，实现档案的信息化管理。

-负责档案的统计工作，定期向上级主管部门和公司领导汇报档案管理情况。

-负责为公司各部门提供档案查阅、借阅服务，对档案的利用情况进行登记和统计。

2.各部门

-负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。

-负责建立本部门的档案管理台账，记录档案的形成、流转和利用情况。

-协助档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，提供相关档案的背景资料和鉴定意见。

-负责本部门档案的保密工作，确保档案信息的安全。

3.档案管理人员

-档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公司业务，严格遵守档案管理制度和工作流程。

-负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、整理、保管、利用等环节，确保档案管理工作的准确、及时和规范。

-负责对档案管理设备和信息化系统的维护和管理，确保其正常运行。

-负责对档案管理工作进行总结和分析，提出改进意见和建议，不断提高档案管理水平。

三、档案的分类与编号

1.档案分类

根据公司档案的形成来源、内容性质和管理需要，将档案分为以下几类：

-行政管理类：包括公司的各类规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、请示报告、批复文件等。

-业务档案类：包括税务申报资料、税务审计报告、税务咨询报告、税务代理合同等与公司业务相关的档案。

-人事档案类：包括员工的个人简历、劳动合同、薪酬福利资料、培训记录、绩效考核资料等。

-财务档案类：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、财务审计报告等。

-项目档案类：包括公司承担的各类项目的立项文件、项目方案、项目实施过程中的各类资料、项目验收报告等。

-其他档案类：包括公司的荣誉证书、资质证书、印章管理记录、固定资产登记资料等。

2.档案编号

档案编号采用分类编号与顺序编号相结合的方式，具体编号规则如下：

-分类编号：根据档案的分类类别，采用大写英文字母表示，如行政管理类档案编号为“XZ”，业务档案类编号为“YW”，人事档案类编号为“RS”，财务档案类编号为“CW”，项目档案类编号为“XM”，其他档案类编号为“QT”。

-顺序编号：在分类编号的基础上，按照档案形成的时间顺序，采用阿拉伯数字进行编号，从001开始。

例如，一份行政管理类的会议纪要档案，其编号为“XZ-001”。

四、档案的收集与整理

1.档案收集

-各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案管理部门的要求，定期收集本部门的档案资料。

-档案收集范围包括公司内部形成的各类文件、资料、图表、声像等，以及外部接收的与公司业务相关的文件、信函、合同等。

-收集的档案应确保真实、完整、有效，符合档案管理的要求。对于不符合要求的档案，档案管理部门应及时通知相关部门进行补充或整改。

2.档案整理

-档案整理工作应按照分类编号规则，对收集的档案进行分类、编号、编目、装订等工作。

-档案编目应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容，编目信息应准确、完整。

-装订档案时，应按照档案的类别和编号顺序进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。

-对于电子档案，应按照规定的格式和要求进行整理，建立电子档案目录，与纸质档案建立对应关系，确保电子档案的完整性和可利用性。

五、档案的保管

1.档案保管场所

-公司应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火设备、防虫设备等，确保档案保管环境符合要求。

-档案保管场所应保持清洁、通风、干燥，避免阳光直射，防止档案受潮、发霉、虫蛀等损坏。

-档案保管场所应设置明显的标识，便于档案的查找和管理。

2.档案保管方式

-档案应按照分类编号顺序进行存放，便