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公司例会管理制度

一、总则

为了规范公司例会管理，提高会议效率，确保公司各项工作的顺利开展和信息的有效沟通，特制定本制度。本制度适用于公司内部召开的各类例会，包括但不限于周例会、月例会、季度例会、年度例会以及专项工作例会等。

二、例会分类及定义

1.周例会

周例会是公司每周定期召开的会议，旨在总结上周工作进展，解决工作中遇到的问题，安排本周工作计划。参会人员通常包括公司各部门负责人及相关工作人员。

2.月例会

月例会是每月一次的综合性会议，主要对本月的工作进行全面总结，分析各项指标完成情况，对下一个月的工作进行详细规划和部署。参会人员一般为公司管理层、各部门负责人。

3.季度例会

季度例会每季度召开一次，重点在于对本季度的经营业绩、市场情况、项目进展等进行深入分析和评估，找出存在的问题和差距，制定下一季度的改进措施和目标。参会人员包括公司高层领导、各部门负责人及核心业务人员。

4.年度例会

年度例会是公司每年最重要的会议之一，通常在年末或年初召开。会议将对过去一年的工作进行全面、系统的总结，回顾公司的发展历程、取得的成绩和存在的不足，同时制定新一年的战略规划、经营目标和重点工作任务。参会人员为公司全体员工。

5.专项工作例会

专项工作例会是为了解决特定的工作问题或推进某一专项项目而临时召开的会议。根据具体工作需要确定参会人员，一般包括与该专项工作相关的部门负责人、项目负责人及工作人员。

三、例会组织与安排

1.会议召集人

周例会由行政部门负责人召集；月例会由分管运营的副总经理召集；季度例会由总经理召集；年度例会由董事长或总经理召集；专项工作例会由该专项工作的负责人召集。

2.会议时间

周例会：每周[具体时间]召开，会议时长控制在[X]小时以内。

月例会：每月[具体日期]召开，会议时长控制在[X]小时以内。

季度例会：每季度末[具体日期]召开，会议时长控制在[X]小时以上[X]小时以内。

年度例会：每年[具体日期]召开，会议时长根据实际情况确定。

专项工作例会：根据工作需要及时召开，会议时长根据具体工作内容确定。

3.会议地点

公司内部设有专门的会议室，各类例会原则上在公司会议室召开。如因特殊情况需要在其他地点召开，需提前通知参会人员。

4.会议通知

会议召集人应至少提前[X]个工作日发出会议通知。通知内容包括会议的名称、时间、地点、参会人员、会议议程等。对于紧急召开的专项工作例会，应及时通过电话、短信或即时通讯工具通知参会人员，并在后续补充详细的会议通知。

四、会议议程制定

1.议程收集

在会议召开前，各部门应根据会议类型和工作实际，提前向会议召集人提交需要在会议上讨论的事项。周例会主要收集上周工作完成情况、本周工作计划及需要协调解决的问题；月例会收集本月工作指标完成情况、存在的问题及下月工作计划；季度例会收集本季度经营数据、市场分析、项目进展等信息；年度例会收集全年工作总结、下一年度战略规划等内容；专项工作例会收集与该专项工作相关的进展情况、问题及解决方案。

2.议程整理

会议召集人负责对各部门提交的事项进行整理和筛选，确定会议议程。议程应明确各项议题的讨论顺序、预计时间和汇报人。会议议程应在会议通知中一并发布给参会人员。

3.议程调整

如在会议召开前或会议进行过程中，需要对会议议程进行调整，需经会议召集人同意。对于重要议题的调整，应及时通知参会人员。

五、参会人员职责

1.会议召集人

（1）负责会议的组织和安排，确保会议按照预定的时间、地点和议程进行。

（2）把控会议节奏，引导会议讨论方向，及时解决会议中出现的问题。

（3）对会议讨论的结果进行总结和决策，明确各项工作的责任人和完成时间。

2.会议主持人

（1）如果会议召集人指定了主持人，主持人应在会议开始时介绍会议的目的、议程和规则。

（2）按照议程顺序组织会议讨论，确保每个议题都得到充分讨论，但不偏离主题。

（3）控制会议时间，提醒发言者注意时间限制，避免会议拖延。

3.参会人员

（1）按时参加会议，如有特殊情况不能参会，应至少提前[X]小时向会议召集人请假，并说明原因。经批准后，应安排合适的人员代为参会，并向其交代清楚相关工作。

（2）认真准备会议所需的资料和汇报内容，确保汇报内容真实、准确、完整。

（3）积极参与会议讨论，提出自己的意见和建议，尊重他人的发言，不得打断他人讲话。

（4）严格遵守会议纪律，不得在会议期间玩手机、交头接耳或做与会议无关的事情。

（5）对会议形成的决议和工作安排，要认真落实，按时完成任务，并及时向相关负责人汇报工作进展情况。

六、会议记录与纪要

1.会议记录

每次例会应安排专人进行会议记录。记录人员应全面、准确地记录会议的主要内容，包括会议的时间、地点、参会人员、议程、发言内容、讨论结果、决议事项