纸质管理制度(3篇).docx

第1篇

一、总则

为了规范我单位纸质文件的管理，确保文件的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本纸质管理制度。

二、适用范围

本制度适用于我单位所有纸质文件的收集、整理、归档、保管和销毁等工作。

三、文件分类

1.行政文件：包括国家机关、企事业单位及社会团体发布的文件，如通知、通报、决定、命令等。

2.事务文件：包括单位内部各部门、各科室之间相互传递的文件，如报告、请示、函件等。

3.技术文件：包括技术标准、操作规程、设计图纸等。

4.会计文件：包括会计凭证、账簿、报表等。

5.人员文件：包括员工档案、人事调动、培训记录等。

四、文件管理职责

1.文件管理员：负责文件的管理工作，包括文件的收集、整理、归档、保管和销毁等。

2.文件使用人员：负责文件的领取、使用、归还等工作，确保文件的安全和完整。

3.部门负责人：负责本部门文件的管理工作，确保文件的使用符合规定。

五、文件收集与整理

1.文件收集：各部门应按照文件分类，及时将文件收集齐全，并按照规定格式进行编号。

2.文件整理：文件管理员对收集到的文件进行分类、整理，建立文件目录，并做好文件归档工作。

六、文件归档与保管

1.归档：文件归档分为定期归档和临时归档。定期归档按照文件分类，每年进行一次；临时归档根据文件的重要性和紧急程度，随时进行。

2.保管：文件保管应按照文件的重要程度和保密要求，分别采取不同的保管措施。重要文件应实行专柜保管，并定期检查。

七、文件使用与借阅

1.文件使用：文件使用人员需填写《文件使用登记表》，经部门负责人批准后方可使用。

2.文件借阅：借阅文件需填写《文件借阅登记表》，经部门负责人批准后方可借阅。借阅期限一般为一周，特殊情况可适当延长。

八、文件销毁

1.文件销毁应按照国家有关法律法规和文件管理规定执行。

2.文件销毁前，应进行严格审查，确认文件无保存价值后方可销毁。

3.文件销毁时，应由文件管理员监督，确保文件销毁彻底。

九、奖惩

1.对在文件管理工作中表现突出的个人和部门，给予表彰和奖励。

2.对违反文件管理规定的个人和部门，视情节轻重给予批评教育、通报批评或纪律处分。

十、附则

本制度自发布之日起实施，由文件管理员负责解释。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和完善。

第2篇

第一章总则

第一条为规范我单位纸质文件的管理，确保文件的安全、准确、高效流转，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有纸质文件的收发、登记、传递、归档、销毁等各个环节。

第三条纸质文件管理应遵循保密、安全、准确、及时的原则。

第二章文件分类与编号

第四条文件分类：

1.行政文件：包括政策性文件、规范性文件、计划性文件等。

2.业务文件：包括业务报告、工作总结、会议纪要等。

3.日常文件：包括通知、请示、报告等。

第五条文件编号：

1.文件编号由文件类别、年份、序号组成。

2.行政文件编号格式：XX政字〔年份〕第X号。

3.业务文件编号格式：XX业字〔年份〕第X号。

4.日常文件编号格式：XX日常字〔年份〕第X号。

第三章文件收发

第六条文件收发人员应具备一定的责任心和保密意识。

第七条收文：

1.收到文件后，应及时登记在收文登记簿上，包括文件名称、文号、来文单位、收文日期等。

2.对紧急文件，应立即转送相关部门或领导审批。

3.对需回复的文件，应及时办理回复手续。

第八条发文：

1.发文前，需经相关部门或领导审批。

2.发文时，应在文件上注明文号、发文日期、发文单位等。

3.发文后，应及时将文件送达相关部门或个人。

第四章文件登记与传递

第九条文件登记：

1.文件登记簿应记录文件的名称、文号、来文单位、收文日期、处理结果等。

2.文件登记应真实、准确、完整。

第十条文件传递：

1.文件传递应指定专人负责，确保文件安全、及时送达。

2.传递文件时，应核对文件名称、文号等信息，确保无误。

第五章文件归档与销毁

第十一条文件归档：

1.文件归档前，应进行分类整理，确保文件完整、有序。

2.归档文件应注明归档日期、归档人等信息。

3.归档文件应按照档案管理规定进行保管。

第十二条文件销毁：

1.文件销毁前，应经相关部门或领导审批。

2.销毁文件应指定专人负责，确保文件彻底销毁。

第六章奖励与处罚

第十三条对在文件管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

第十四条对违反本制度，造成文件丢失、损坏、泄密等后果的，将依法追究责任。

第七章附则

第十五条本制度由我单位办公室负责解释。

第十六条本制度自发布之日起施行。

通过以上纸质管理制度，旨在加强我单位纸质文件的管理，提高工作效率，确保文件安全、准确、高效流转。各部门应严格