公司行政红头文件格式范本.docxVIP

在企业运营管理中，行政红头文件作为承载重要决策、规范内部管理、传达指令信息的正式载体，其格式的规范性、内容的严谨性直接关系到文件的权威性与执行力。为确保公司行政公文处理的标准化、制度化，特制定本格式规范与范例指引，供各部门参照执行。

一、红头文件的构成要素

一份标准的公司行政红头文件，通常由以下核心要素构成，各要素的规范呈现是确保文件合法性与严肃性的基础。

（一）文件头（眉首）

文件头位于文件首页上端，是红头文件的标志性部分。其内容应包含：

1.发文机关标识：即公司全称，通常以醒目红色字体印制，字号应根据公司名称字数合理调整，力求庄重美观。如需体现公司形象，可在名称左侧或上方适当位置配印公司LOGO，LOGO设计应简洁大方，与文字部分协调统一。

2.“文件”二字：若文件为正式行文（如“XX有限公司文件”），应在公司全称下方居中位置标注“文件”二字，字体字号需与公司全称相匹配，形成完整的文件头标识。部分内部事务性通知或便函，可省略“文件”二字，直接使用公司全称作为标识。

（二）发文字号

发文字号是文件的“身份证”，用于标识文件的发文机关、年份及顺序。其编排规则如下：

1.构成：通常由“发文机关代字”+“〔年份〕”+“发文顺序号”三部分组成。例如：“X行〔XXXX〕X号”。

2.位置：一般编排在文件头之下，红色分隔线之上的右侧（顶格或空一字）。

3.规范：年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，不得使用方括号“[]”或圆括号“()”；顺序号不编虚位（即不编为01、001），不加“第”字。

（三）签发人

对于涉及公司重要决策、全局性工作部署或需明确领导责任的文件，应标注签发人。

1.位置：编排在发文字号的左侧，“签发人”三字后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标注签发人姓名，姓名后无需加职务。

2.格式：若文件有多个签发人（如联合行文），主办机关签发人姓名置于首位，其他签发人姓名从次位依次排列，每行只排一个姓名，下移红色分隔线，使发文字号与签发人处各要素位置相互对称。

（四）红色分隔线

在文件头或发文字号（签发人）下方，应绘制一条红色分隔线，其长度与文件版心宽度一致，作为眉首部分与主体部分的分隔，增强文件的视觉层次感。

（五）标题

文件标题是对文件核心内容的高度概括，应准确、简要、醒目。

1.构成：一般由“发文机关名称”+“关于”+“事由”+“的”+“文种”组成。例如：“XX有限公司关于加强办公用房管理的通知”。

2.位置：红色分隔线下方，居中排布。

3.字体字号：通常选用2号小标宋体字。

4.要求：标题应避免使用不规范的简称，事由应明确具体，文种应恰当（如“通知”、“决定”、“请示”、“报告”、“函”等）。

（六）主送机关

主送机关是指文件的主要受理机关，即负责承办或答复文件内容的机关或部门。

1.位置：标题下方，顶格编排，后加全角冒号。

2.名称：应使用机关或部门的全称或规范化简称。

3.排列：如需同时主送多个机关或部门，应按其隶属关系、职权范围或惯例排序。同级机关之间用顿号分隔，不同级机关之间用逗号分隔，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（七）正文

正文是文件的核心内容，是传达意图、阐述事项、规定要求的主体部分。

1.位置：主送机关名称下一行，每自然段左空二字，回行顶格。

2.结构：通常由开头（阐明发文缘由、依据或目的）、主体（具体阐述事项、提出措施、作出规定、部署工作等）、结尾（提出希望、要求、执行日期或请求批示等）三部分组成。

3.字体字号：一般使用3号仿宋体字。

4.层次：正文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

5.内容：表述应逻辑清晰、条理分明、用词准确、简明扼要，避免空话、套话，确保内容具有可操作性。

（八）附件说明

若文件内容需要附带其他材料（如图表、名单、细则等），应在正文之后、发文机关署名之前，标注附件说明。

1.格式：“附件：”+附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）。

2.位置：正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号。

（九）发文机关署名与成文日期

1.发文机关署名：即文件的发文单位，应使用全称或规范化简称，排列在正文（或附件说明）下空一行的右侧，与成文日期居中排布。

2.成文日期：指文件的签发日期或批准日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

3.位置关系：发文机关署名与成文日期共同构成文件的落款部分，两者应上下对齐，居中放置。

（十）印章

加盖印章是文件生效的重要标志。

1.要