2026年高端民宿运营公司财务信息系统管理办法管理制度.docxVIP

2026年高端民宿运营公司财务信息系统管理办法管理制度

第一章总则

第一条为规范公司财务信息系统管理工作，保障系统安全稳定运行，确保财务数据真实、准确、完整、可追溯，提升高端民宿运营财务核算效率与资金管控水平，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《会计信息化工作规范》等相关法律法规，结合高端民宿运营特性（含房源营收分散化、成本核算品类多、资金收付频次高、财务数据敏感等）及公司实际经营管理需求，制定本办法。

第二条本办法适用于公司财务信息系统的全流程管理，涵盖系统账号权限、日常操作、数据管理、安全防护、维护升级、故障处置等所有环节，涉及公司财务部门、IT部门、运营部门、采购部门及所有使用财务信息系统的人员，是公司开展财务信息系统管理的核心依据。

第三条财务信息系统管理遵循“安全优先、权责明确、操作规范、数据保密”的基本原则，以保障系统稳定运行和数据安全为前提，明确各环节管理责任，规范操作流程，严格管控财务数据访问与使用权限，确保系统服务于公司财务核算、成本管控、营收分析等核心工作。

第四条公司各部门履行以下财务信息系统管理职责：财务部门为系统管理牵头部门，负责系统日常运营、操作规范制定、数据审核核算、账号权限初审及财务数据安全管理；IT部门负责系统技术维护、安全防护、故障处置、数据备份及系统升级优化；各业务部门（运营、采购、仓储等）负责本部门相关财务数据的准确录入、及时提交，配合财务部门完成数据核对；所有系统使用人员需严格遵守本办法操作规范，对本人操作行为及数据真实性负责。

第二章系统账号与权限管理

第一节账号申请与审批

第五条财务信息系统账号实行“一人一号”实名制管理，因工作需要使用系统的人员，需填写《财务信息系统账号申请单》，注明申请岗位、工作用途、所需权限范围，经所在部门负责人审核、财务部门负责人审批、IT部门备案后，由系统管理员统一创建账号。

第六条账号权限分配遵循“最小权限、按需分配”原则，财务部门根据申请人员的岗位职责核定权限范围，仅开放完成工作必需的功能模块权限，禁止超岗位需求分配权限；运营、采购等非财务部门人员仅开放数据录入、查询等基础权限，禁止分配账务修改、资金支付审批等核心权限。

第二节账号使用与管理

第七条系统使用人员需妥善保管本人账号密码，密码设置需满足复杂度要求（含字母、数字、特殊符号，长度不少于8位），每90天更换一次密码，禁止使用简单密码、重复密码或与个人信息相关的密码；禁止将本人账号密码转借、泄露给他人，禁止多人共用一个账号。

第八条人员岗位调整、离职或不再需要使用系统时，所在部门需在24小时内通知财务部门，财务部门核实后提交IT部门注销或调整其账号权限；账号注销前需完成未办结财务数据的交接，IT部门留存账号操作日志备查。

第九条系统管理员定期（每月）核查账号权限清单，清理闲置账号、超权限账号，对异常权限申请进行复核，确保账号权限与使用人员岗位职责匹配，核查结果形成《账号权限核查记录表》归档。

第三章系统操作规范

第十条系统操作需遵循“先审核、后录入，先核对、后确认”的流程，运营部门需每日录入各房源营收数据，核对房源订单与营收金额一致后提交；采购部门需按采购批次录入物资采购成本数据，附采购单据编号备查；仓储部门需录入物资出入库成本数据，确保与实际仓储台账一致。

第十一条财务数据录入需真实、准确、及时，禁止虚构、篡改、遗漏数据；录入的所有数据需与纸质单据、电子凭证等原始依据一致，录入完成后需自核，财务部门专人复核，复核无误后方可记账；发现数据录入错误的，需按《会计差错更正规范》及时更正，注明更正原因、更正时间及更正人。

第十二条系统操作需在公司指定的终端设备上进行，禁止在公共网络、非授权设备、外部终端上登录财务信息系统；操作过程中需及时锁定终端（离开座位超过10分钟），禁止在未锁定终端的情况下离开，防止他人违规操作。

第十三条禁止进行与工作无关的系统操作，禁止利用系统权限查询、下载、传播非本人工作职责范围内的财务数据，禁止篡改系统配置、删除操作日志、绕过系统安全管控措施；资金支付、费用报销等核心操作需执行双人复核制，一人录入、一人审批，确保资金安全。

第四章数据管理与安全

第十四条财务数据实行分级管理，核心数据（如营收总额、资金余额、成本核算核心数据）仅限财务部门负责人、指定核算人员查看；一般数据（如单房源营收、单批次采购成本）可按权限开放给对应业务部门负责人；所有财务数据禁止对外泄露，禁止向无关人员提供。

第十五条IT部门需建立数据备份机制，每日进行增量备份、每月进行全量备份，备份数据存储于本地及异地双节点，定期（每季度）验证备份数据的可恢复性；备份数据保存期限符合《会计档案管理办法》要求，至少留存10年，电