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2026年高端民宿运营公司会计档案管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司旗下高端民宿会计档案的收集、整理、保管、借阅、销毁等全流程管理工作，保障会计档案的完整、安全、可追溯，维护公司财务信息真实合规，结合高端民宿运营实际及《会计档案管理办法》《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等相关法律法规要求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司旗下所有高端民宿项目的会计档案管理工作，包括民宿运营产生的会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、合同财务附件等各类会计档案的形成、归档、保管、利用等场景，财务部、档案管理岗、各民宿项目财务人员及审计部均需遵守本制度。

第三条基本原则

（一）合规性原则：会计档案管理全流程严格遵守国家财务、档案管理相关法规，档案形成、保管、销毁均符合法定要求；（二）完整性原则：确保会计档案收集无遗漏，完整反映民宿运营的财务收支情况，不得隐匿、篡改、损毁档案；（三）安全性原则：采取防火、防潮、防盗、防泄密措施，保障纸质档案物理安全、电子档案数据安全；（四）保密性原则：严禁泄露会计档案中的财务数据、客户消费信息、供应商结算信息等敏感内容；（五）可追溯原则：对会计档案的借阅、移交、销毁等环节全程记录，确保每一份档案的流转轨迹可查。

第四条职责分工

财务部为会计档案归口管理部门，负责制定档案管理细则、指导各民宿项目档案收集整理、审核档案保管期限、组织档案销毁鉴定；档案管理岗专人负责会计档案的归档、保管、借阅登记，定期检查档案状态；各民宿项目财务人员负责本项目会计档案的日常收集、初步整理，确保及时移交归档；审计部负责监督会计档案管理合规性，核查档案完整性与真实性；公司管理层负责审批会计档案销毁、跨部门移交等重大事项。

第二章会计档案范围与分类

第五条档案范围

（一）会计凭证类：原始凭证（客房消费单、采购发票、费用报销单、银行回单等）、记账凭证、凭证附件及凭证汇总表；（二）会计账簿类：总账、明细账（客房收入明细账、采购支出明细账、成本费用明细账等）、现金日记账、银行存款日记账、固定资产台账、存货台账；（三）财务报告类：月度/季度/年度财务报表、财务分析报告、预算执行报告、利润分配方案；（四）税务资料类：纳税申报表、完税凭证、税务备案资料、发票领用存记录、税务稽查资料；（五）其他类：银行对账单、余额调节表、财务合同（采购合同、服务外包合同的财务条款部分）、审计报告、验资报告、会计档案移交清册、销毁清册等。

第六条档案分类

（一）按载体分类：纸质会计档案（发票、凭证、纸质报表等）、电子会计档案（电子发票、财务系统生成的报表、扫描件等），电子档案需与纸质档案保持一致；（二）按保管期限分类：永久保管类（年度财务报告、审计报告、会计档案销毁清册等）、定期保管类（凭证、账簿保管30年，月度/季度报表保管10年）；（三）按项目分类：按各民宿项目单独建档，区分不同民宿的财务档案，便于精准溯源。

第三章会计档案收集与整理

第七条收集要求

（一）及时收集：各民宿项目财务人员需在经济业务发生后3个工作日内收集相关原始凭证，每月结账后5个工作日内收集整理当月所有会计凭证、账簿、报表；（二）完整收集：确保每笔经济业务对应的原始凭证、记账凭证、附件齐全，无缺页、漏项，电子发票需下载原件并留存归档；（三）合规收集：收集的发票、凭证需符合税务法规要求，虚假、无效凭证不得纳入档案管理。

第八条整理规范

（一）纸质档案整理：会计凭证按凭证号顺序装订成册，封面注明民宿项目、凭证所属月份、凭证起止号、装订人；会计账簿按年度装订，标注账簿名称、所属年度、民宿项目；财务报告按年度整理，装订成册并加盖财务专用章；（二）电子档案整理：电子档案按“年度-民宿项目-档案类别”建立文件夹分类存储，命名规范为“2026-XX民宿-记账凭证-01月”，电子档案需进行防篡改处理，保留修改日志；（三）编号规则：所有会计档案统一编制归档编号，编号格式为“年份+项目代码+档案类别代码+顺序号”，确保每份档案编号唯一。

第九条归档移交

（一）归档时限：月度纸质会计档案需在次月10日前移交档案管理岗，年度档案需在次年1月31日前完成归档；电子档案需同步上传至公司财务档案管理系统，完成线上归档；（二）移交流程：移交时填写《会计档案移交清册》，注明档案名称、数量、编号、保管期限，移交人、接收人、监交人签字确认，清册一式两份，移交方与接收方各留存一份。

第四章会计档案保管

第十条保管场所

（一）纸质档案保管：存放于专用档案柜，档案柜需上锁，保管场所需做到防火、防潮、防虫、防盗，配备灭火器、除湿机等设备，温度控制在15-25℃，相对湿度控制在45%-60%；（二）电子档案保管：存储于公司专用服务器，设置访问权限，定期备份（每月全量备份、每周增量备份），