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企业档案管理制度汇编

总纲

本汇编旨在规范企业档案管理工作，提高档案利用效率，确保企业历史记录的真实性、完整性与安全性，为企业经营决策、持续发展及历史传承提供坚实保障。全体员工均有保护企业档案的义务，并应严格遵守本汇编各项规定。档案管理工作是企业管理的基础性工作，各部门须高度重视，协同配合，共同推进档案管理的规范化、科学化与信息化建设。

档案管理机构与人员职责

企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

档案管理机构设置：企业应根据自身规模与发展需求，设立相应的档案管理部门或指定专职档案管理人员。该部门（或人员）在企业管理层的直接领导下，对全企业档案工作进行统筹规划、组织协调与监督指导。各职能部门及下属单位应指定专人（可兼职）负责本部门档案的收集、整理、预归档工作，并配合企业档案管理部门（或人员）的工作。

档案管理人员职责：档案管理人员应具备良好的政治素质、专业素养和职业道德，忠于职守，廉洁奉公。其主要职责包括：贯彻执行国家及行业有关档案工作的法律法规和方针政策；制定和完善企业档案管理制度及工作细则；负责企业各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研及销毁等全过程管理；指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作；组织档案业务培训，提升全员档案意识和业务水平；确保档案实体与信息的安全，防范失泄密事件发生；积极开发档案信息资源，为企业各项工作提供服务。

档案的形成与收集

档案的形成与收集是档案管理的源头，直接关系到档案的质量与数量。

文件材料的形成规范：各部门在日常工作中形成的各类文件材料，包括但不限于决策性文件、计划性文件、会议记录、合同协议、业务报表、技术资料、财务凭证、人事信息等，均应符合国家及企业关于文件格式、内容、签署、用印等方面的规定。文件材料的形成应做到字迹清晰、内容真实、数据准确、手续完备。

文件材料的收集归档：各部门应建立健全文件材料收集归档责任制，确保本部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料得到及时、完整的收集。归档范围应根据企业实际情况科学界定，既不遗漏重要文件，也避免无价值材料的冗余。归档时间一般应在文件材料办理完毕后的规定期限内（如次月初或项目结束后）完成。对于专业性强、成套性明显的项目文件，应随项目进展分阶段收集或在项目竣工验收时一次性完整归档。档案管理部门（或人员）有权对各部门的收集归档工作进行检查与指导，对不符合要求的应退回并督促其整改。

档案的整理与归档

档案整理是将零散的文件材料系统化、条理化的过程，是档案管理的基础环节。

整理原则：档案整理应遵循文件材料的自然形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。整理过程中应做到分类科学、组卷合理、排列有序、目录清晰。

分类方法：企业档案可根据其内容属性、形成部门、业务领域或项目类型等进行分类。常用的分类体系包括年度-组织机构-保管期限分类法、年度-问题-保管期限分类法等。企业应结合自身特点选择或制定适宜的分类方案，并保持分类体系的相对稳定。

组卷与排列：卷内文件应按照一定的逻辑顺序排列，通常可采用时间顺序、重要程度顺序或问题顺序。组卷应做到厚薄适度，装订整齐。对于电子文件，应按照其信息组织方式和存储特点进行整理，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

编目与著录：每份（卷）档案均应编制档案目录，包括案卷目录和卷内文件目录。著录项目应规范、准确，至少包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限等核心要素，以便于检索和利用。

归档验收：各部门整理完毕的档案，须经档案管理部门（或人员）检查验收。验收合格的，办理正式归档手续，双方签字确认，档案管理权正式移交。

档案的保管

档案保管是档案管理的重要环节，旨在延长档案寿命，确保档案安全。

库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。库房内温湿度应控制在适宜范围内，并保持相对稳定。非档案管理人员未经许可不得进入库房。库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

档案装具：应使用符合国家标准的档案柜、档案盒（袋）等装具，确保档案存放有序、安全。不同载体的档案应分类存放，如纸质档案、声像档案、实物档案、电子档案等应采取不同的保管措施。

安全保密：严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。涉密档案应单独存放，专人管理，并采取相应的保密技术防范措施。档案管理人员应严守保密纪律，不得泄露档案内容。

定期检查：档案管理部门（或人员）应定期对所保管的档案进行清点核对与安全检查，发现问题及时处理并记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。

档案的利用与借阅

档案利用是档案工作的最终目的，应在确保档案安全的前提下，积极为企业各项工作服务。

利用原则：档案利用应遵循“为企业发展服务、严格审批手续、保守档案