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采购流程风险评估与应对措施表

一、应用场景与适用对象

本工具适用于企业采购管理全流程的风险管控，具体场景包括：

年度/季度采购计划制定前，系统性梳理潜在风险；

大额采购（如单笔超50万元）或关键物料采购前，专项风险评估；

采购流程审计或合规检查时，作为风险识别与整改依据；

新供应商引入或现有供应商评估时，结合风险等级进行准入管理。

适用对象包括企业采购部门、审计部门、项目管理部门、财务部门及相关业务单元负责人，保证跨部门协同管控风险。

二、工具使用流程详解

步骤1：明确评估范围与依据

确定本次评估的采购范围（如原材料采购、服务外包、设备采购等）、涉及部门及时间周期；

收集依据：企业采购管理制度、国家相关法律法规（如《招标投标法》《采购法》）、行业采购规范、历史采购数据（如过往供应商履约问题、采购纠纷案例）等。

步骤2：识别采购环节风险点

按采购流程阶段（需求提出→供应商选择→合同签订→订单执行→验收→付款），逐环节识别潜在风险，重点关注：

需求阶段：需求描述模糊、规格参数不明确、预算编制不合理等；

供应商选择阶段：供应商资质造假、围标串标、价格虚高、履约能力不足等；

合同阶段：条款不严谨（如违约责任不清、交付约定模糊）、法律风险等；

执行阶段：供应商延迟交付、质量不达标、沟通不畅等；

验收阶段：验收标准不统一、流程不规范、验收人员失职等；

付款阶段：合同与实际交付不符、付款审批流程违规、资金安全风险等。

步骤3：评估风险等级

从“发生概率”和“影响程度”两个维度对风险点进行量化评分（1-5分，5分最高），综合确定风险等级：

高风险：概率≥4分或影响≥4分；

中风险：概率3分且影响3分，或概率≥4分且影响≤2分，或概率≤2分且影响≥4分；

低风险：概率≤2分且影响≤2分。

步骤4：制定应对措施

针对每个风险点，结合风险等级制定具体、可落地的应对措施，明确“做什么、谁来做、何时做”，保证措施具有针对性（如高风险需重点防控，低风险可定期监控）。

步骤5：落实与跟踪

将风险点及应对措施分配至具体责任部门/人，明确完成时限；

建立跟踪机制，定期（如每周/每月）检查措施执行情况，记录实际效果；

对未按期完成或效果不佳的措施，及时分析原因并调整方案。

步骤6：复盘与更新

每次采购完成后，对照评估表复盘实际风险发生情况，补充未识别的风险点；

定期（如每半年/每年）回顾评估表内容，根据企业业务变化、政策更新等优化风险点及应对措施。

三、采购流程风险评估与应对措施表

采购环节

风险点描述

发生概率（1-5分）

影响程度（1-5分）

综合风险等级

潜在影响

应对措施

责任部门/人

计划完成时限

实际完成情况

状态（未启动/进行中/已完成/关闭）

需求提出

需求规格参数不明确，导致采购物料与实际使用不符

4

5

高风险

物料闲置、采购返工、成本增加

组织需求部门、技术部联合评审需求文档，明确技术参数、验收标准及数量需求；需求部门负责人签字确认。

采购部、需求部门

需求确定前

-

-

供应商选择

供应商资质文件造假（如伪造ISO认证、生产许可证）

3

5

高风险

采购不合格产品、法律纠纷、企业声誉受损

通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”核验供应商资质；要求供应商提供原件并留存复印件，必要时实地考察。

采购部、审计部

供应商入围前

-

-

合同签订

合同未约定违约责任（如延迟交付的赔偿标准、质量问题的处理流程）

4

4

高风险

纠纷无依据、企业权益无法保障

由法务部审核合同条款，重点明确双方权利义务、交付时间、质量标准、违约责任及争议解决方式；采购部与供应商双方法定代表人签字盖章。

法务部、采购部

合同拟定阶段

-

-

订单执行

供应商因产能不足延迟交付，影响生产计划

3

4

中风险

生产停滞、客户投诉、违约赔偿

要求供应商提供生产排期表，每周跟踪生产进度；提前识别潜在瓶颈，协调备用供应商或调整交付顺序。

采购部、生产部

下单后每周跟踪

-

-

验收管理

验收人员未按标准检验（如漏检关键指标），导致不合格产品入库

3

3

中风险

生产质量隐患、后续维修成本增加

制定标准化验收流程及checklist，要求验收人员（使用部门、质检部）双人签字确认；对关键物料委托第三方检测机构验证。

质检部、使用部门

到货后3个工作日内

-

-

付款管理

供应商提前收款后未按合同履约，导致资金损失

2

5

中风险

资金占用、采购目标无法实现

付款节点与履约进度挂钩（如到货付30%、验收合格付60%、质保期满付10%）；要求供应商提供银行保函或保证金。

财务部、采购部

合同付款前

-

-

（可根据实际采购环节补充行）

四、使用要点与注意事项

风险识别全面性：需结合采购类型（如标准化物料与非标服务）、行业特性（如制造业与服务业）调整风险点，避免遗漏特定场景风险（如跨